Nhu cầu sử dụng thực phẩm chức năng ngày càng tăng. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhập khẩu sản phẩm từ Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và châu Âu. Tuy nhiên, thực phẩm chức năng là nhóm hàng có yêu cầu quản lý riêng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục. Nếu thiếu giấy tờ, lô hàng có thể bị chậm thông quan. Chi phí lưu kho và vận chuyển cũng có thể tăng.
Vậy điều kiện nhập khẩu thực phẩm chức năng về Việt Nam gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các yêu cầu quan trọng.
Thực phẩm chức năng là nhóm thực phẩm dùng để hỗ trợ các chức năng của cơ thể. Nhóm này có thể gồm thực phẩm bổ sung, thực phẩm bảo vệ sức khỏe và thực phẩm dinh dưỡng y học.
Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm riêng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm hàng trước khi nhập khẩu.
Đặc biệt, thực phẩm bảo vệ sức khỏe thường có dạng viên nang, viên nén, bột hoặc dung dịch. Sản phẩm được dùng để bổ sung vào chế độ ăn hằng ngày. Nhóm hàng này phải thực hiện đăng ký bản công bố sản phẩm theo quy định hiện hành.
Không nên chỉ dựa vào tên thương mại để phân loại sản phẩm. Doanh nghiệp cần xem xét thành phần, công dụng và dạng bào chế. Việc phân loại chính xác giúp xác định đúng thủ tục cần thực hiện.
Để nhập khẩu thực phẩm chức năng hợp pháp, doanh nghiệp cần kiểm tra nhiều yếu tố. Các yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại sản phẩm và mục đích nhập khẩu.
Đây là bước đầu tiên trước khi đặt hàng. Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm thuộc nhóm thực phẩm nào.
Một số nhóm thường gặp gồm:
Mỗi nhóm có thể áp dụng thủ tục khác nhau. Chẳng hạn, thực phẩm bảo vệ sức khỏe phải đăng ký bản công bố sản phẩm. Doanh nghiệp không nên tự áp dụng thủ tục tự công bố khi chưa xác định đúng loại hàng.
Đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, doanh nghiệp phải đăng ký bản công bố sản phẩm trước khi đưa hàng ra thị trường. Hồ sơ được thực hiện theo quy định áp dụng cho nhóm sản phẩm này.
Bản công bố cần thể hiện thông tin chính xác. Các nội dung quan trọng gồm tên sản phẩm, thành phần, công dụng và đối tượng sử dụng. Thông tin trên hồ sơ phải thống nhất với tài liệu của nhà sản xuất.
Theo hướng dẫn hiện hành được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hồ sơ đăng ký cần có bản công bố sản phẩm theo mẫu quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu chứng minh chất lượng và công dụng. <Cite refs={[“turn661400view1”]} />
Việc đăng ký đúng ngay từ đầu giúp hạn chế yêu cầu sửa đổi hồ sơ. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ thông tin trước khi nộp.
Đối với hồ sơ đăng ký công bố thực phẩm bảo vệ sức khỏe nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị một trong các giấy tờ phù hợp. Các loại giấy thường được sử dụng gồm:
Giấy tờ phải do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ hoặc nước xuất khẩu cấp. Nội dung cần đáp ứng yêu cầu theo quy định áp dụng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hiệu lực và thông tin trên giấy chứng nhận. Tên sản phẩm và nhà sản xuất phải phù hợp với bộ hồ sơ. Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cũng cần được rà soát theo trường hợp cụ thể.
Phiếu kiểm nghiệm là tài liệu quan trọng trong hồ sơ công bố. Kết quả phải đáp ứng yêu cầu về chỉ tiêu an toàn áp dụng cho sản phẩm.
Theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, phiếu kiểm nghiệm dùng trong hồ sơ phải được cấp trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp. Phòng kiểm nghiệm cần đáp ứng điều kiện theo quy định. <Cite refs={[“turn661400view1”]} />
Doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin sau:
Nếu phiếu kiểm nghiệm không đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể phải bổ sung tài liệu. Điều này làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
Công dụng của thực phẩm chức năng cần có cơ sở khoa học. Doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu phù hợp để chứng minh nội dung công bố.
Tài liệu này có thể liên quan đến công dụng của sản phẩm hoặc thành phần tạo nên công dụng. Nội dung cần phù hợp với thành phần và liều sử dụng được công bố.
Không nên sử dụng các tuyên bố mang tính điều trị bệnh như đối với thuốc. Nội dung quảng cáo và nhãn hàng hóa cũng cần phù hợp với bản chất của sản phẩm.
Việc kiểm tra công dụng từ đầu giúp hạn chế nguy cơ phải sửa nhãn hoặc điều chỉnh hồ sơ.
Đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe nhập khẩu, hồ sơ cần có giấy chứng nhận cơ sở sản xuất đạt yêu cầu Thực hành sản xuất tốt (GMP) hoặc chứng nhận tương đương theo quy định áp dụng.
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi tài liệu trước khi đặt hàng. Cần kiểm tra tên cơ sở, phạm vi chứng nhận và thời hạn hiệu lực.
Nếu nhà cung cấp không thể cung cấp giấy tờ phù hợp, doanh nghiệp nên làm rõ trước khi ký hợp đồng. Đây là cách hạn chế rủi ro phát sinh sau khi hàng đã được vận chuyển.
Nhãn hàng hóa nhập khẩu phải đáp ứng quy định của Việt Nam. Doanh nghiệp cần kiểm tra nhãn gốc và chuẩn bị nhãn phụ tiếng Việt khi thuộc trường hợp phải bổ sung.
Thông tin trên nhãn thường bao gồm tên sản phẩm, thành phần và hướng dẫn sử dụng. Nhãn cũng cần thể hiện thông tin về đơn vị chịu trách nhiệm và các nội dung bắt buộc khác.
Thông tin trên nhãn phải thống nhất với hồ sơ công bố. Không nên tự ý thay đổi công dụng hoặc hướng dẫn sử dụng khi chưa kiểm tra căn cứ pháp lý.
Sau khi chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành, doanh nghiệp cần làm thủ tục nhập khẩu theo quy định hải quan. Hồ sơ có thể gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải.
Tùy loại hàng, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm. Mã HS và cơ quan quản lý chuyên ngành là những yếu tố cần được rà soát.
Theo hướng dẫn của Cục An toàn thực phẩm được đăng trên Báo Điện tử Chính phủ, thực phẩm bảo vệ sức khỏe phải thực hiện đăng ký công bố sản phẩm. Sản phẩm đã được cấp giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố có thể được miễn kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nhập khẩu, trừ trường hợp có cảnh báo an toàn. <Cite refs={[“turn661400view2”]} />
Doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách áp dụng cho từng lô hàng. Không nên mặc định mọi sản phẩm đều được miễn kiểm tra.
Tùy sản phẩm và thủ tục áp dụng, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các nhóm giấy tờ sau.
Hồ sơ đăng ký công bố sản phẩm:
Hồ sơ nhập khẩu và thông quan:
Không phải mọi lô hàng đều có bộ hồ sơ giống nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu thực tế trước khi vận chuyển.
Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình sau để chủ động thời gian.
Bước 1: Kiểm tra sản phẩm. Xác định nhóm hàng, thành phần và công dụng. Đồng thời, rà soát chính sách nhập khẩu.
Bước 2: Thu thập hồ sơ từ nhà cung cấp. Yêu cầu giấy chứng nhận lưu hành hoặc giấy chứng nhận y tế. Kiểm tra thêm phiếu kiểm nghiệm và chứng nhận GMP nếu cần.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ công bố. Đối chiếu thông tin trên nhãn và tài liệu kỹ thuật. Sau đó, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ. Nếu có yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần xử lý theo hướng dẫn.
Bước 5: Tổ chức vận chuyển hàng. Chọn phương thức vận tải phù hợp với giá trị và đặc tính sản phẩm. Cần tính cả thời gian vận chuyển và xử lý thủ tục.
Bước 6: Khai báo hải qua
n. Chuẩn bị chứng từ và thực hiện các nghĩa vụ liên quan. Đồng thời, kiểm tra yêu cầu kiểm tra an toàn thực phẩm nếu áp dụng.
Bước 7: Nhận hàng và lưu hồ sơ. Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp tiếp nhận hàng hóa. Cần lưu chứng từ để phục vụ truy xuất và kiểm tra khi cần.
Một số nhà cung cấp không quen với yêu cầu nhập khẩu tại Việt Nam. Họ có thể cung cấp thiếu giấy chứng nhận hoặc tài liệu kỹ thuật.
Doanh nghiệp nên gửi danh sách hồ sơ cần thiết trước khi ký hợp đồng. Việc kiểm tra sớm giúp tránh phát sinh khi hàng đã rời cảng xuất.
Tên sản phẩm, thành phần và nhà sản xuất có thể khác nhau giữa các tài liệu. Sự không thống nhất này khiến hồ sơ khó được xử lý thuận lợi.
Doanh nghiệp cần đối chiếu tất cả tài liệu trước khi nộp. Nếu có thay đổi, hãy yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản.
Việc vận chuyển hàng quá sớm có thể gây áp lực về thời gian và chi phí. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, hàng có thể phải chờ xử lý.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ thủ tục trước khi lên lịch vận chuyển. Đây là bước quan trọng để kiểm soát chi phí logistics.
Một số nhãn hàng sử dụng nội dung khẳng định khả năng chữa bệnh. Cách thể hiện này có thể không phù hợp với quy định dành cho thực phẩm chức năng.
Doanh nghiệp nên rà soát nội dung nhãn và quảng cáo. Công dụng công bố cần có tài liệu chứng minh và phù hợp với quy định hiện hành.
Quy định về an toàn thực phẩm có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp cần sử dụng văn bản còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Năm 2026, Nghị định 46/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP đã được tạm ngưng áp dụng theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP. Chính phủ thông tin tiếp tục áp dụng Nghị định 15/2018/NĐ-CP cho đến khi có quy định mới. <Cite refs={[“turn249197search11″,”turn249197search10”]} />
Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng hiệu lực trước mỗi lô hàng. Đặc biệt, cần xác minh yêu cầu về công bố sản phẩm, kiểm tra an toàn thực phẩm và chứng từ nhập khẩu.
Ngoài ra, việc xác định mã HS cần được thực hiện cẩn thận. Nếu có vướng mắc về phân loại, doanh nghiệp nên trao đổi với cơ quan hải quan hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn.
Điều kiện nhập khẩu thực phẩm chức năng về Việt Nam không chỉ dừng ở việc mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài. Doanh nghiệp còn cần chuẩn bị hồ sơ công bố, kiểm nghiệm và tài liệu chứng minh công dụng.
Bên cạnh đó, nhãn hàng hóa và thủ tục hải quan cũng cần được kiểm tra kỹ. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ chậm thông quan và phát sinh chi phí.
Doanh nghiệp nên rà soát quy định trước khi ký hợp đồng nhập khẩu. Đồng thời, cần thống nhất hồ sơ với nhà cung cấp và lựa chọn phương án logistics phù hợp. Đây là cơ sở để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
ĐỌC THÊM:
Cách đọc MSDS để xác định mức độ nguy hiểm và điều kiện bảo quản…
Phân biệt MSDS và SDS: Doanh nghiệp cần sử dụng loại tài liệu nào khi…
Xuất khẩu mỹ phẩm, hóa chất và nguyên liệu công nghiệp: Khi nào cần cung…
MSDS hết hạn hoặc sai thông tin: Rủi ro xuất nhập khẩu MSDS là tài…
MSDS trong vận chuyển hàng nguy hiểm bằng đường hàng không Vận chuyển hàng hóa…
MSDS là gì? Những thông tin doanh nghiệp cần biết khi nhập khẩu hóa chất…