Packing List – Phiếu đóng gói là một trong những chứng từ bắt buộc phải có trong Bộ chứng từ Xuất nhập khẩu để xuất trình trước Hải quan cũng như để giao dịch với khách hàng. Với bất kì bộ chứng từ nào, làm thủ tục hải quan, làm thanh toán, bảo hiểm, bạn cũng cần kèm theo packing list.

Vậy Packing list là gì?

Vậy nội dung cụ thể của một Packing List như thế nào?

Tại sao Packing list lại quan trọng như vậy?

Khi lập Packing list cần chú ý những gì?

Hãy cùng Vietcert tìm hiểu những thông tin về Packing list qua bài viết dưới đây nhé!

Packing list là gì?

Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.

Nếu theo nghĩa tiếng Anh dịch đơn thuần, thì phải dịch là Chi tiết đóng gói, hay Danh sách đóng gói mới sát nghĩa. Tuy nhiên theo tập quán, người ta vẫn gọi là phiếu.

Phân loại Packing list

Trên thế giới và tại thị trường Việt Nam hiện nay, có 3 mẫu packing list để phân biệt từng loại, hãy xem tiêu đề mỗi mẫu phiếu.

Phiếu danh sách đóng gói chi tiết (Detailed packing list): nội dung phiếu ghi chi tiết lô hàng, loại phiếu này thường dùng để người mua và người bán trực tiếp giao dịch, những loại này được gọi là phiếu danh sách đóng gói chi tiết.

Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai packing list): có đặc điểm trên nội dung không có tên người bán hàng.

Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng (Packing and Weight): trong phiếu này sẽ có đầy đủ các nội dung về danh sách đóng gói và trọng lượng hàng hóa.

Chức năng của Packing list

Packing list chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

• Trong container đó có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu?
• Số kiện, số pallet thế nào? Có bao nhiêu hàng hay kiện và được đóng trong thùng, hộp lớn? Từ đó có thể bố trí sử dụng nhân lực để dỡ trực tiếp hay các loại máy móc, thiết bị chuyên dụng để giảm thời gian bốc dỡ hàng xuống.
• Tìm được sản phẩm đó nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào. Nếu sản phẩm bị lỗi, doanh nghiệp có thể khiếu nại nhà sản xuất và với những thông tin trên từ đó truy ra được ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho doanh nghiệp.
• Dùng để để khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn.
• Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên P/L
• Chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan trong ngành xuất nhập khẩu.
• Để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
• Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
• Xác định vị trí của hàng hóa khi phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Những thông tin về việc lập Packing list

Người lập Packing list

Packing list là chứng từ do người bán lập ra. Trong đó nêu rõ số lượng hàng cùng quy cách đóng gói chi tiết.

Quy định về số lượng bản gốc và copy

Nếu không có thoả thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” ( hoặc 2 bản gốc là “in duplicate”)

Thời điểm lập Packing list

Nguyên tắc lập Packing list là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác.

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập trước khi đóng hàng.

Hơn nữa, trong trường hợp hàng tàu cần chi tiết B/L sớm, người bán cần lập P/L sớm và soạn chi tiết B/L gửi cho hãng tàu.

Nếu hàng đóng trong container, phải có số cont, số seal thì mới làm P/L được. P/L thường được lập cùng lúc với hoá đơn.

Nội dung trên Packing list

• Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax công ty,..
• Seller: Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty bán hàng.
• Số và ngày đóng gói : Thông tin quan trọng.
• Buyer: Tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng.
• Ref No (Số tham chiếu): Gồm những thông tin về số lượng đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến.
• Port of Loading: Cảng bốc hàng
• Port of Destination: Cảng đến
• Vessel Name: Số chuyến và tên tàu vận chuyển
• ETD (Estimated Time Delivery): Ngày dự kiến tàu khởi hành
• Product (Mô tả hàng hóa): Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm…
• Quantity: Số lượng hàng theo mỗi đơn vị
• Packing: Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói
• NWT (Net weight): Trọng lượng tịnh của hàng
• GWT (Gross weight): Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…).
• Remark (Ghi chú thêm): Phần chú thích
• Xác nhận của bên bán hàng : Ký, đóng dấu

Trên đây là những thông tin về Parking list. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy bổ ích nhé!

Tham khảo thêm một số bài viết khác:

Tiêu chuẩn đánh giá FDA

Báo cáo Logistics Việt Nam năm 2020