💼 Cách Ủy Quyền Cho Đơn Vị Đại Diện Công Bố Mỹ Phẩm Tại Việt Nam
Khi doanh nghiệp nước ngoài muốn đưa mỹ phẩm vào Việt Nam, việc ủy quyền cho đơn vị đại diện công bố mỹ phẩm là bắt buộc. Quy trình này giúp đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp và tuân thủ quy định của Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế. Bài viết dưới đây, Vietcert sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đúng pháp luật.
1. Vì sao phải ủy quyền khi công bố mỹ phẩm tại Việt Nam?
Theo quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT, doanh nghiệp nước ngoài không thể trực tiếp công bố mỹ phẩm tại Việt Nam.
Họ cần ủy quyền cho một pháp nhân Việt Nam đại diện đứng tên hồ sơ công bố.
Đơn vị được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng, nguồn gốc và tính an toàn của sản phẩm khi lưu hành.
Việc ủy quyền giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng kiểm soát nguồn gốc và xử lý khi có vấn đề phát sinh.
Đây là bước bắt buộc trong toàn bộ quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu.
2. Đơn vị đại diện công bố mỹ phẩm là ai?
Đơn vị đại diện có thể là:
- Công ty con hoặc chi nhánh của thương hiệu tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc phân phối mỹ phẩm được ủy quyền hợp pháp.
- Tổ chức tư vấn uy tín như Vietcert, được doanh nghiệp nước ngoài chỉ định đại diện thực hiện thủ tục.
Đơn vị đại diện phải có mã số thuế, địa chỉ hợp pháp và được phép hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm.
Ngoài ra, họ cần đủ năng lực pháp lý để làm việc với cơ quan quản lý và bảo đảm quyền lợi cho chủ sở hữu sản phẩm.
3. Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là gì?
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm (Authorization Letter) là văn bản do chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm ở nước ngoài cấp cho đơn vị đại diện tại Việt Nam.
Tài liệu này chứng minh việc ủy quyền hợp pháp và là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu.
Giấy ủy quyền cần được:
- Ký tên và đóng dấu của chủ sở hữu sản phẩm.
- Hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Dịch sang tiếng Việt bởi đơn vị có chứng thực hợp pháp.
Nếu giấy ủy quyền sai mẫu, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ bước đầu tiếp nhận.
4. Nội dung chính trong giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm
Một giấy ủy quyền hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, quốc gia của chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị được ủy quyền tại Việt Nam.
- Danh mục sản phẩm được ủy quyền công bố.
- Phạm vi ủy quyền: công bố, nhập khẩu, phân phối, chịu trách nhiệm chất lượng.
- Thời hạn ủy quyền (thường từ 1 đến 5 năm).
- Chữ ký và con dấu hợp pháp của hai bên.
Mẫu giấy ủy quyền nên trình bày rõ ràng, có định danh từng sản phẩm để đảm bảo minh bạch và dễ kiểm tra.
5. Quy trình ủy quyền cho đơn vị đại diện công bố mỹ phẩm
Bước 1: Lựa chọn đơn vị đại diện phù hợp
Doanh nghiệp cần chọn đối tác có pháp nhân Việt Nam rõ ràng, hiểu quy định và có kinh nghiệm xử lý hồ sơ mỹ phẩm.
Vietcert là một trong những đơn vị có uy tín, hỗ trợ toàn bộ quy trình này.
Bước 2: Ký giấy ủy quyền
Chủ sở hữu sản phẩm ở nước ngoài ký giấy ủy quyền cho đơn vị Việt Nam.
Tài liệu được công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự và gửi bản gốc về Việt Nam.
Bước 3: Dịch thuật và chứng thực
Giấy ủy quyền phải được dịch sang tiếng Việt có công chứng để nộp cho Cục Quản lý Dược.
Bước 4: Nộp hồ sơ công bố
Đơn vị đại diện chuẩn bị hồ sơ, đính kèm giấy ủy quyền và nộp lên Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW).
Bước 5: Nhận số công bố
Sau khi hồ sơ được duyệt, số công bố sản phẩm mỹ phẩm sẽ được cấp.
Đơn vị đại diện chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý thông tin này.
6. Lưu ý quan trọng khi làm giấy ủy quyền
- Giấy ủy quyền phải còn thời hạn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Mọi chữ ký, con dấu phải trùng khớp với thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
- Nếu có nhiều sản phẩm, nên liệt kê chi tiết từng loại trong phụ lục.
- Trường hợp thay đổi đại diện, chủ sở hữu phải hủy giấy ủy quyền cũ và làm lại bản mới.
- Tài liệu photo hoặc bản scan không có chứng thực sẽ không được chấp nhận.
7. Dịch vụ hỗ trợ ủy quyền và công bố mỹ phẩm của Vietcert
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm định và công bố mỹ phẩm, Vietcert hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài:
- Soạn thảo giấy ủy quyền hợp lệ theo đúng mẫu của Cục Quản lý Dược.
- Dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và nộp hồ sơ online.
- Đại diện thực hiện toàn bộ quy trình công bố mỹ phẩm nhanh chóng.
- Bảo mật thông tin và hướng dẫn doanh nghiệp cập nhật hồ sơ định kỳ.
Vietcert cam kết giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hồ sơ được phê duyệt hợp pháp.
8. Kết luận
Ủy quyền cho đơn vị đại diện công bố mỹ phẩm tại Việt Nam là bước quan trọng giúp sản phẩm nhập khẩu được lưu hành hợp pháp.
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, mẫu giấy ủy quyền và các quy định liên quan để tránh sai sót.
Nếu bạn đang tìm đơn vị đáng tin cậy, Vietcert là lựa chọn an toàn – hỗ trợ trọn gói, chuẩn pháp lý và nhanh chóng được Cục Quản lý Dược chấp thuận.
Xem thêm !!!
📘 Cập Nhật Danh Mục Thành Phần Cấm Trong Mỹ Phẩm – Tránh Bị Từ Chối Công Bố
