1. Hồ sơ hợp quy – Bước quan trọng nhưng dễ sai sót
Chứng nhận hợp quy là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều sản phẩm khi lưu thông trên thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp rắc rối ngay ở bước đầu tiên: hồ sơ bị trả lại.
Nguyên nhân không chỉ do thiếu giấy tờ, mà còn nằm ở việc hiểu chưa đúng quy định pháp lý. Vietcert – tổ chức chứng nhận được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định – ghi nhận rằng hơn 40% hồ sơ lần đầu nộp bị yêu cầu bổ sung.
Việc nắm rõ các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đánh giá, tiết kiệm chi phí và đưa sản phẩm ra thị trường sớm hơn.
2. Thiếu hoặc sai mẫu Phiếu kết quả thử nghiệm
Đây là lỗi phổ biến nhất.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phiếu thử nghiệm hết hạn hoặc không do phòng thử nghiệm được chỉ định cấp.
Theo quy định, phiếu kết quả thử nghiệm phải còn hiệu lực và được cấp từ phòng thử nghiệm đạt ISO/IEC 17025. Nếu doanh nghiệp tự kiểm nghiệm nội bộ mà chưa được công nhận, hồ sơ sẽ không hợp lệ.
Cách khắc phục:
Luôn kiểm tra ngày hiệu lực của phiếu. Nếu đã quá 12 tháng, nên thử nghiệm lại trước khi nộp.
3. Tài liệu kỹ thuật không đúng định dạng
Một lỗi khác là nộp bản photo, bản scan không rõ chữ ký hoặc con dấu.
Cơ quan chứng nhận chỉ chấp nhận tài liệu có chứng thực hoặc bản gốc.
Ngoài ra, bản mô tả kỹ thuật sản phẩm đôi khi thiếu thông tin quan trọng như thành phần, thông số, quy trình sản xuất. Điều này khiến quá trình đánh giá kéo dài.
Cách khắc phục:
Trước khi gửi, hãy kiểm tra toàn bộ file PDF hoặc bản giấy. Nên chuẩn bị danh mục hồ sơ chi tiết theo hướng dẫn của Vietcert để tránh sót.
4. Sai phạm trong việc xác định quy chuẩn áp dụng
Không ít doanh nghiệp nhầm giữa hợp quy và hợp chuẩn, hoặc chọn quy chuẩn không đúng nhóm sản phẩm.
Ví dụ: sản phẩm thiết bị điện dân dụng phải áp dụng QCVN 4:2009/BKHCN, nhưng doanh nghiệp lại nộp theo QCVN khác.
Hậu quả là hồ sơ bị trả lại ngay từ bước thẩm định.
Cách khắc phục:
Tham khảo danh mục quy chuẩn kỹ thuật quốc gia mới nhất trên website Bộ KH&CN, hoặc liên hệ Vietcert để được tư vấn miễn phí bước chọn quy chuẩn phù hợp.
5. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp chưa cập nhật
Một số doanh nghiệp sử dụng giấy đăng ký kinh doanh cũ, giấy phép sản xuất hết hạn hoặc không trùng khớp thông tin trên nhãn sản phẩm.
Những lỗi này tưởng nhỏ nhưng đủ khiến hồ sơ bị trả lại.
Cách khắc phục:
Đảm bảo thông tin trong hồ sơ (tên, địa chỉ, mã số thuế) trùng khớp hoàn toàn với giấy phép kinh doanh và mẫu nhãn.
6. Thiếu minh chứng về hệ thống quản lý chất lượng
Theo quy định, sản phẩm muốn chứng nhận hợp quy cần hệ thống quản lý chất lượng phù hợp (ví dụ: ISO 9001).
Nếu doanh nghiệp chưa có chứng chỉ hoặc chưa mô tả quy trình kiểm soát nội bộ, hồ sơ sẽ bị từ chối.
Cách khắc phục:
Chuẩn bị tài liệu mô tả hệ thống quản lý chất lượng hoặc nộp chứng chỉ ISO còn hiệu lực. Vietcert có thể hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hồ sơ ISO song song với chứng nhận hợp quy.
7. Mẫu sản phẩm không đạt yêu cầu kiểm tra
Một lỗi nghiêm trọng là kết quả thử nghiệm không phù hợp với quy chuẩn.
Dù hồ sơ đầy đủ, nếu sản phẩm không đạt, chứng nhận hợp quy vẫn bị từ chối.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ lô hàng trước khi gửi mẫu. Nếu cần, thử nghiệm nội bộ trước để đảm bảo kết quả đạt chuẩn.
8. Không theo dõi quá trình đánh giá và phản hồi
Nhiều hồ sơ hợp quy bị trả lại chỉ vì doanh nghiệp không phản hồi kịp khi cơ quan chứng nhận yêu cầu bổ sung.
Vietcert ghi nhận rằng trung bình mỗi hồ sơ cần 1–2 lần chỉnh sửa nhỏ. Nếu không theo dõi sát, hồ sơ sẽ hết hiệu lực nộp lại.
Cách khắc phục:
Cử người phụ trách liên hệ trực tiếp với Vietcert trong suốt quá trình đánh giá. Điều này giúp xử lý nhanh mọi yêu cầu phát sinh.
9. Doanh nghiệp chưa hiểu rõ quy trình hợp quy
Một phần lớn lỗi phát sinh do thiếu hiểu biết tổng thể về quy trình hợp quy.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần có phiếu thử nghiệm là đủ, nhưng thực tế quy trình gồm nhiều bước: đánh giá, thử nghiệm, kiểm tra, cấp chứng nhận, giám sát định kỳ.
Cách khắc phục:
Nên tham gia khóa hướng dẫn hợp quy do Vietcert tổ chức hoặc tham khảo sổ tay hướng dẫn trực tuyến trên website của đơn vị.
10. Lời khuyên từ Vietcert
Hồ sơ hợp quy là bước nền để sản phẩm được lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.
Một hồ sơ được chuẩn bị tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tuần, thậm chí hàng tháng.
Vietcert khuyến nghị doanh nghiệp:
-
Đọc kỹ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia liên quan đến sản phẩm.
-
Sử dụng phòng thử nghiệm được công nhận.
-
Cập nhật giấy phép kinh doanh và chứng chỉ ISO mới nhất.
-
Giữ liên lạc chặt với chuyên viên đánh giá trong suốt quá trình.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực chứng nhận hợp quy, Vietcert luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu tư vấn, thử nghiệm đến cấp chứng nhận.
Xem thêm !
Từ Seoul Đến Sài Gòn – Hành Trình Của Những Gói Tokbokki Nóng Hổi
Phân biệt rõ: Hợp quy và Hợp chuẩn khác nhau như thế nào
