Lỗi Thường Gặp Khiến Fumigation Certificate Bị Từ Chối Tại Cảng Xuất
Giới thiệu
Fumigation Certificate là chứng từ quan trọng trong xuất khẩu. Giấy này xác nhận lô hàng đã được hun trùng theo đúng chuẩn quốc tế. Nhiều nước yêu cầu chứng thư này để bảo vệ sinh thái và tránh lây lan sinh vật hại. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng bị từ chối chứng thư tại cảng xuất. Việc này gây trễ tiến độ và phát sinh chi phí. Do đó, hiểu rõ các lỗi phổ biến và cách khắc phục là điều cần thiết.
1. Khai báo sai loại hàng hóa – Lỗi thường gặp nhất
Nhiều doanh nghiệp khai báo sai tên hàng trong Fumigation Certificate. Điều này khiến chứng thư không trùng với invoice hoặc packing list.
Hải quan xem đây là lỗi nghiêm trọng và có thể từ chối ngay.
Lỗi xảy ra khi doanh nghiệp đổi hàng nhưng không cập nhật chứng thư.
Một số lô hàng có mô tả phức tạp nên dễ sai thông tin.
Cách khắc phục:
– Kiểm tra tên hàng theo invoice và CO.
– Đảm bảo mô tả hàng hóa thống nhất trong mọi chứng từ.
– Liên hệ đơn vị hun trùng để sửa ngay khi có thay đổi.
2. Sai phương pháp hun trùng theo quy định từng thị trường
Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng về phương pháp hun trùng. Một số nước yêu cầu sử dụng Methyl Bromide. Một số khác chấp nhận Phosphine.
Nếu doanh nghiệp áp dụng sai phương pháp, chứng thư có thể bị từ chối.
Lỗi này thường gặp khi doanh nghiệp xuất hàng đi thị trường khó tính.
Cách khắc phục:
– Kiểm tra quy định hun trùng của nước nhập khẩu.
– Nhờ Vietcert tư vấn phương pháp phù hợp.
– Cập nhật tiêu chuẩn mới để tránh sai sót.
3. Thông tin container, seal hoặc pallet không trùng khớp
Nhiều Fumigation Certificate ghi sai số container. Một số ghi sai số seal hoặc số lượng pallet.
Hải quan luôn đối chiếu các thông tin này khi kiểm tra.
Sai lệch nhỏ cũng khiến chứng thư bị loại.
Lỗi xảy ra khi doanh nghiệp đổi container ở phút cuối.
Cách khắc phục:
– Cập nhật container trước khi hun trùng.
– Kiểm tra số seal trước khi cấp chứng thư.
– Xác nhận số pallet với kho đóng hàng.
4. Chứng thư bị mờ, thiếu dấu hoặc thiếu chữ ký
Đây là lỗi đơn giản nhưng lại gây nhiều phiền toái.
Nhiều chứng thư bị mờ, nhòe, khó đọc thông tin. Một số thiếu dấu công ty. Một số thiếu chữ ký hoặc barcode xác thực.
Cảng xuất có thể từ chối ngay khi thấy dấu hiệu bất thường.
Cách khắc phục:
– Yêu cầu bản scan rõ nét.
– Kiểm tra dấu, chữ ký và mã hiệu trên chứng thư.
– Sử dụng chứng thư gốc nếu cần.
5. Thời gian hun trùng không phù hợp với thời điểm xuất hàng
Một số thị trường quy định thời gian hun trùng phải nằm trong giới hạn nhất định. Một số yêu cầu trong vòng 21 ngày trước khi xuất.
Nếu doanh nghiệp hun trùng quá sớm, chứng thư sẽ hết hiệu lực.
Nhiều đơn vị không để ý thời gian nên phải làm lại từ đầu.
Cách khắc phục:
– Lập kế hoạch hun trùng sát ngày đóng hàng.
– Hỏi rõ thời hạn hiệu lực theo từng thị trường.
– Nhờ Vietcert kiểm tra lịch xuất để lên kế hoạch.
Hậu quả khi Fumigation Certificate bị từ chối
Lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng.
Doanh nghiệp phải hun trùng lại hoặc cấp lại chứng thư.
Hàng dễ trễ lịch tàu và phải chuyển tải sang chuyến sau.
Các chi phí phát sinh có thể rất lớn.
Một số đối tác có thể đánh giá doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp.
Vietcert hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?
Vietcert hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình.
Chúng tôi tư vấn yêu cầu từng thị trường nhập khẩu.
Vietcert kiểm tra toàn bộ thông tin chứng thư trước khi giao.
Chúng tôi phối hợp với đơn vị hun trùng được cấp phép quốc tế.
Mục tiêu là giảm rủi ro và đảm bảo hàng thông quan nhanh.
Lợi ích khi làm Fumigation Certificate qua Vietcert
Doanh nghiệp không lo sai quy định.
Hồ sơ được duyệt nhanh và đúng chuẩn.
Giảm khả năng bị trả chứng thư tại cảng.
Tối ưu thời gian và chi phí vận hành.
Hỗ trợ 24/7 khi có sự cố phát sinh.
Kết luận
Fumigation Certificate là chứng từ quan trọng khi xuất hàng. Mọi lỗi dù nhỏ cũng có thể gây chậm thông quan. Doanh nghiệp cần nắm rõ các lỗi chính và khắc phục kịp thời. Với sự hỗ trợ từ Vietcert, doanh nghiệp sẽ giảm rủi ro và đảm bảo lô hàng luôn đúng quy định. Vietcert luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước của quy trình xuất khẩu.
