1. Tổng quan về MSDS và vai trò trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa có chứa hóa chất, MSDS đóng vai trò vô cùng quan trọng. MSDS, hay Phiếu an toàn hóa chất, là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về thành phần, tính chất nguy hại, biện pháp an toàn và cách xử lý sự cố liên quan đến hóa chất.

Những lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng đang trở thành vấn đề phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong MSDS cũng có thể khiến lô hàng bị kiểm tra kéo dài, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc thậm chí bị từ chối thông quan.

Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro và đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn.

2. Vì sao MSDS là tài liệu bắt buộc khi thông quan hàng hóa

MSDS không chỉ là tài liệu kỹ thuật nội bộ mà còn là chứng từ quan trọng trong hồ sơ xuất nhập khẩu. Cơ quan hải quan, hãng tàu và đơn vị vận chuyển dựa vào MSDS để đánh giá mức độ nguy hiểm của hàng hóa.

MSDS giúp xác định:
Khả năng gây cháy nổ hoặc ăn mòn
Mức độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người
Tác động đến môi trường
Điều kiện lưu trữ và vận chuyển phù hợp

Khi MSDS không đáp ứng yêu cầu, hàng hóa có nguy cơ bị xếp vào nhóm rủi ro cao, dẫn đến việc giữ hàng tại cảng để kiểm tra bổ sung.

3. Những lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng

3.1. MSDS không theo đúng cấu trúc 16 mục tiêu chuẩn

Một trong những lỗi phổ biến nhất là MSDS không tuân theo cấu trúc 16 mục theo tiêu chuẩn quốc tế. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng MSDS cũ hoặc tài liệu không đầy đủ nội dung.

Khi MSDS thiếu mục hoặc sắp xếp sai thứ tự, cơ quan chức năng sẽ đánh giá tài liệu không hợp lệ. Điều này dẫn đến việc yêu cầu bổ sung hoặc tạm giữ hàng để kiểm tra.

3.2. Thông tin thành phần hóa chất không rõ ràng

MSDS cần liệt kê đầy đủ tên hóa chất, số CAS, nồng độ và tỷ lệ thành phần. Nhiều MSDS chỉ mô tả chung chung hoặc che giấu thông tin quan trọng.

Việc thiếu minh bạch về thành phần khiến cơ quan hải quan không thể đánh giá chính xác mức độ nguy hiểm. Đây là nguyên nhân trực tiếp khiến hàng bị giữ tại cảng để xác minh.

3.3. Phân loại nguy hại sai theo hệ thống GHS

Sai sót trong phân loại nguy hại là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất. Doanh nghiệp thường phân loại thấp hơn mức nguy hiểm thực tế để đơn giản hóa hồ sơ.

Khi cơ quan kiểm tra phát hiện sự không nhất quán giữa thành phần hóa chất và phân loại nguy hại, lô hàng sẽ bị tạm dừng thông quan. Trong nhiều trường hợp, MSDS phải được làm lại từ đầu.

3.4. Thiếu hoặc sai biểu tượng cảnh báo

Biểu tượng cảnh báo là yếu tố bắt buộc trong MSDS. Nhiều doanh nghiệp sử dụng biểu tượng lỗi thời hoặc không phù hợp với mức nguy hại của hóa chất.

Việc thiếu biểu tượng hoặc dùng sai hình đồ GHS khiến MSDS không đạt yêu cầu. Đây là lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng, đặc biệt với hàng vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không.

3.5. Ngôn ngữ MSDS không phù hợp với thị trường nhập khẩu

MSDS phải được trình bày bằng ngôn ngữ phù hợp với quốc gia nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp chỉ chuẩn bị MSDS bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh mà không kiểm tra yêu cầu cụ thể.

Khi ngôn ngữ không phù hợp, cơ quan hải quan có thể từ chối hồ sơ. Điều này khiến hàng hóa phải chờ bổ sung MSDS mới, gây chậm trễ tiến độ giao hàng.

3.6. Thông tin nhà sản xuất và đơn vị chịu trách nhiệm không đầy đủ

MSDS cần ghi rõ tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của nhà sản xuất hoặc đơn vị chịu trách nhiệm. Một số MSDS chỉ ghi tên chung chung hoặc thiếu thông tin liên lạc.

Việc thiếu thông tin này làm giảm độ tin cậy của tài liệu. Cơ quan kiểm tra có thể yêu cầu xác minh thêm, dẫn đến việc giữ hàng tại cảng.

3.7. MSDS không cập nhật phiên bản mới nhất

Tiêu chuẩn MSDS và GHS thường xuyên được cập nhật. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng MSDS cũ, không còn phù hợp với quy định hiện hành.

MSDS lỗi thời thường không đáp ứng yêu cầu về phân loại, cảnh báo và thông tin an toàn. Đây là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ.

3.8. Thông tin xử lý sự cố và biện pháp an toàn sơ sài

Phần hướng dẫn xử lý sự cố, cháy nổ hoặc rò rỉ hóa chất cần được trình bày chi tiết. Một số MSDS chỉ mô tả ngắn gọn, thiếu tính thực tiễn.

Cơ quan chức năng coi đây là dấu hiệu của tài liệu không đạt chuẩn. Việc này làm tăng nguy cơ bị giữ hàng để kiểm tra an toàn.

3.9. MSDS không thống nhất với nhãn hàng hóa

Thông tin trên MSDS phải đồng nhất với nhãn sản phẩm. Sự khác biệt về tên hóa chất, phân loại nguy hại hoặc cảnh báo là lỗi nghiêm trọng.

Khi phát hiện sự không thống nhất, cơ quan hải quan thường yêu cầu kiểm tra toàn bộ hồ sơ. Điều này dẫn đến việc hàng hóa bị giữ tại cảng trong thời gian dài.

4. Hậu quả của việc làm MSDS sai trong xuất nhập khẩu

Những lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng không chỉ gây chậm trễ mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể đối mặt với:
Thời gian thông quan kéo dài
Chi phí lưu kho tăng cao
Ảnh hưởng uy tín với đối tác
Nguy cơ bị kiểm tra gắt gao cho các lô hàng sau

Việc xử lý hậu quả thường tốn kém và mất nhiều nguồn lực hơn so với việc chuẩn bị MSDS đúng chuẩn ngay từ đầu.

5. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp dễ mắc lỗi khi làm MSDS

Một trong những nguyên nhân chính là thiếu kiến thức chuyên môn về hóa chất và quy định quốc tế. Nhiều doanh nghiệp tự làm MSDS dựa trên mẫu có sẵn mà không hiểu rõ nội dung.

Ngoài ra, việc không cập nhật quy định mới và thiếu quy trình kiểm tra nội bộ cũng khiến sai sót dễ xảy ra. Điều này làm tăng nguy cơ hàng bị giữ tại cảng.

6. Giải pháp hạn chế rủi ro bị giữ hàng do MSDS

Để tránh những lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ.

MSDS cần được rà soát kỹ về:
Cấu trúc và nội dung
Phân loại nguy hại
Tính nhất quán với nhãn hàng hóa
Ngôn ngữ và phiên bản cập nhật

Việc đầu tư vào MSDS đúng chuẩn giúp doanh nghiệp chủ động trong xuất nhập khẩu và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

7. Vai trò của MSDS chuẩn trong chuỗi cung ứng quốc tế

MSDS không chỉ là giấy tờ pháp lý mà còn là công cụ quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng. MSDS chuẩn giúp các bên liên quan hiểu rõ đặc tính hàng hóa và phối hợp xử lý an toàn.

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu, MSDS đạt chuẩn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường.

8. Kết luận

Những lỗi thường gặp khi làm MSDS khiến hàng bị giữ tại cảng là vấn đề doanh nghiệp không thể xem nhẹ. Từ cấu trúc, nội dung đến phân loại nguy hại, mọi chi tiết trong MSDS đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thông quan.

Việc chuẩn bị MSDS đúng chuẩn ngay từ đầu không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi mà còn bảo vệ uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu.

ĐỌC THÊM: Bộ hồ sơ xuất khẩu hoàn chỉnh cho doanh nghiệp mới bắt đầu

ĐỌC THÊM: GHS là gì? Lộ trình áp dụng GHS tại các thị trường lớn