Sai sót thường gặp khi khai báo hải quan & cách xử lý doanh nghiệp cần biết

Khai báo hải quan là bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót dẫn đến việc tờ khai bị sửa đổi, xử phạt hoặc thậm chí chậm thông quan hàng hóa. Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.

Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử. Thông tin khai báo thường bao gồm:

• Tên hàng hóa

• Mã HS

• Trị giá hàng hóa

• Xuất xứ

• Số lượng, trọng lượng

• Thông tin vận chuyển và chứng từ liên quan

Tại Việt Nam, việc khai báo hải quan điện tử được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan Việt Nam quản lý.

Sai sót thường gặp khi khai báo hải quan

1. Khai sai mã HS

Mã HS là yếu tố quan trọng để xác định thuế suất và chính sách quản lý đối với hàng hóa. Nếu doanh nghiệp khai sai mã HS, có thể dẫn đến:

• Sai thuế suất

• Sai chính sách mặt hàng

• Bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính

Nguyên nhân phổ biến là do doanh nghiệp chưa xác định đúng bản chất hàng hóa hoặc áp sai mã HS của các mặt hàng tương tự.

2. Khai sai trị giá hải quan

Trị giá hải quan là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và các loại thuế khác. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Khai thiếu giá trị hàng hóa

• Không khai báo đầy đủ các khoản phải cộng như phí vận chuyển, bảo hiểm

• Khai sai đơn giá so với hóa đơn thương mại

Việc khai sai trị giá có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra sau thông quan.

3. Sai thông tin về số lượng và trọng lượng

Đây là lỗi khá phổ biến trong quá trình khai báo. Một số trường hợp thường gặp như:

• Khai sai số lượng kiện hàng

• Sai trọng lượng tịnh hoặc trọng lượng cả bì

• Sai đơn vị tính

Những sai sót này có thể khiến tờ khai phải sửa đổi hoặc bị yêu cầu kiểm hóa thực tế.

4. Khai sai thông tin về xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại. Nếu khai sai xuất xứ hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể:

• Không được hưởng ưu đãi thuế

• Bị truy thu thuế

• Bị xử phạt hành chính

5. Thiếu hoặc sai chứng từ trong hồ sơ hải quan

Hồ sơ hải quan thường bao gồm các chứng từ như:

• Hóa đơn thương mại

• Phiếu đóng gói

• Vận đơn

• Chứng nhận xuất xứ (C/O)

• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Nếu thiếu chứng từ hoặc thông tin trên chứng từ không khớp với tờ khai, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Cách xử lý khi khai báo hải quan bị sai

Khi phát hiện sai sót trong quá trình khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương án xử lý sau:

1. Sửa đổi, bổ sung tờ khai

Nếu sai sót được phát hiện sớm, doanh nghiệp có thể thực hiện sửa đổi hoặc bổ sung thông tin trên tờ khai hải quan trước khi thông quan.

2. Khai bổ sung sau thông quan

Trong trường hợp tờ khai đã được thông quan nhưng phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung theo quy định của Luật Hải quan 2014.

Việc khai bổ sung kịp thời giúp doanh nghiệp hạn chế mức xử phạt và tránh các rủi ro pháp lý.

3. Chủ động làm việc với cơ quan hải quan

Nếu sai sót có liên quan đến thuế hoặc chính sách mặt hàng, doanh nghiệp nên chủ động:

• Giải trình rõ nguyên nhân sai sót

• Cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan

• Phối hợp với cơ quan hải quan để xử lý nhanh chóng

Lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi khai báo hải quan

Để tránh các lỗi trong quá trình khai báo, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai tờ khai hải quan

• Xác định đúng mã HS của hàng hóa

• Đối chiếu thông tin giữa hóa đơn, packing list và vận đơn

• Cập nhật thường xuyên các quy định mới về xuất nhập khẩu

Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ từ các đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình khai báo.

Kết luận

Sai sót khi khai báo hải quan là vấn đề nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp phải. Tuy nhiên, nếu nắm rõ các lỗi thường gặp và biết cách xử lý kịp thời, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hạn chế rủi ro và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.

Việc tuân thủ đúng quy định hải quan không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Xem thêm:

Dự kiến mô hình mới của Tổng cục Hải quan sau tinh gọn 

Sai nhãn hàng hóa bị phạt thế nào? Quy định doanh nghiệp cần biết