Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị trì hoãn thông quan là hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu tính thống nhất. Hải quan luôn yêu cầu sự khớp nối toàn bộ giữa invoice, packing list, CO, CQ, hợp đồng và vận đơn.
Nhiều doanh nghiệp khai báo thiếu thông tin, sai mã số chứng từ hoặc hồ sơ giữa các bên không khớp nhau. Chỉ một thay đổi nhỏ như số lượng, trọng lượng hay tên hàng lệch giữa các chứng từ cũng có thể khiến cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra bổ sung. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải làm lại hồ sơ, dẫn đến kéo dài thời gian thông quan và phát sinh các chi phí khác.
Sai sót về mã HS là lỗi rất phổ biến trong xuất nhập khẩu và là nguyên nhân hàng đầu gây delay thông quan. Nếu doanh nghiệp khai mã HS không đúng bản chất hàng hóa, cơ quan hải quan sẽ đưa lô hàng vào diện kiểm tra thực tế hoặc yêu cầu cung cấp thêm chứng từ kỹ thuật.
Khai sai mã HS khiến doanh nghiệp gặp các rủi ro:
Phải nộp bổ sung thuế nếu mã bị điều chỉnh
Bị xếp vào nhóm rủi ro cao trong những lần nhập khẩu tiếp theo
Lô hàng có thể bị giữ lại để giám định hoặc phân tích mẫu
Vì vậy, việc tra cứu mã HS chính xác và dựa trên tài liệu kỹ thuật là bước quan trọng để rút ngắn thời gian thông quan.
Nhiều mặt hàng trong danh mục quản lý chuyên ngành cần có chứng nhận kỹ thuật hoặc tài liệu an toàn như MSDS, CO, CQ, chứng thư kiểm định hoặc giấy phép. Sai sót trong các chứng từ này thường bao gồm:
MSDS cũ, không theo chuẩn GHS mới
CO không hợp lệ hoặc không đúng form
CQ thiếu thông tin về tiêu chuẩn áp dụng
Giấy phép chuyên ngành không cập nhật theo quy định
Khi các chứng từ kỹ thuật không đạt yêu cầu, cơ quan hải quan buộc phải yêu cầu bổ sung, khiến thời gian xử lý kéo dài. Đặc biệt đối với hàng hóa hóa chất, thực phẩm, thiết bị điện và mỹ phẩm, sai sót MSDS hoặc thiếu tiêu chuẩn ISO có thể khiến lô hàng bị giữ lại rất lâu.
Khai báo trị giá hải quan là bước quan trọng và dễ bị đánh giá rủi ro. Khi trị giá khai báo không phù hợp với mức tham chiếu, hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra thêm, dẫn đến delay thông quan.
Doanh nghiệp thường mắc các lỗi:
Trị giá thấp hơn thị trường
Trị giá không khớp với hợp đồng và invoice
Không cung cấp được chứng từ chứng minh chi phí hợp lý
Khi bị nghi ngờ về trị giá, lô hàng có thể bị quy vào diện kiểm tra sâu, buộc doanh nghiệp phải giải trình hoặc bổ sung thông tin. Điều này làm tăng đáng kể thời gian thông quan.
Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ nhưng không theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống một cách thường xuyên. Hải quan khi yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc xác minh thông tin sẽ gửi thông báo qua cổng thông tin điện tử. Nếu doanh nghiệp không phản hồi kịp thời, lô hàng sẽ bị giữ lại cho đến khi hoàn tất giải trình.
Sai sót này thường xảy ra với doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp không có đội ngũ logistics chuyên trách. Một thông báo nhỏ bị bỏ qua có thể làm lô hàng chậm 2–3 ngày hoặc thậm chí lâu hơn.
Manifest là tài liệu quan trọng trong vận tải quốc tế, ghi nhận thông tin về hàng hóa, phương tiện vận tải và cảng đến. Lỗi sai phổ biến bao gồm:
Tên hàng dài, viết sai hoặc không đúng mô tả
Số kiện, trọng lượng không trùng với packing list
Thông tin người nhận hàng không chính xác
Số vận đơn sai lệch giữa các hệ thống
Các lỗi liên quan đến manifest thường khiến hãng tàu hoặc hải quan phải sửa chữa và đối chiếu lại dữ liệu, kéo dài thời gian thông quan.
Nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên sâu, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ thiếu sót hoặc xử lý chậm. Những doanh nghiệp nhập hàng theo mùa vụ hay sản xuất nhỏ lẻ thường có nguy cơ gặp lỗi cao hơn, vì không có quy trình cố định hoặc thiếu kiến thức cập nhật về quy định mới.
Các sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ này bao gồm:
Không biết mặt hàng cần giấy phép gì
Không nắm rõ yêu cầu kiểm định chuyên ngành
Thiếu kinh nghiệm xử lý khi bị kiểm hóa
Nhầm lẫn trong soạn thảo chứng từ thương mại
Các quy định liên quan đến xuất nhập khẩu, kiểm dịch, quản lý chuyên ngành. Tiêu chuẩn kỹ thuật thường xuyên cập nhật. Khi doanh nghiệp không theo dõi kịp thời, hồ sơ chuẩn bị theo quy định cũ sẽ không được chấp nhận, khiến lô hàng phải chờ bổ sung.
Ví dụ:
Thay đổi tiêu chuẩn MSDS theo GHS Revision mới
Cập nhật danh mục hàng hóa kiểm tra chất lượng
Điều chỉnh quy định về C/O ưu đãi thuế
Cập nhật yêu cầu chứng nhận môi trường hoặc nhãn năng lượng
Chỉ cần không nắm rõ một thay đổi nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị trì hoãn.
Quy trình thông quan có sự tham gia của nhiều bên gồm nhà cung cấp, doanh nghiệp nhập khẩu. Hãng tàu, đơn vị vận chuyển và hải quan. Khi chỉ một trong các bên chậm trễ hoặc sai sót, toàn bộ chuỗi xử lý sẽ bị ảnh hưởng.
Một số lỗi thường xảy ra:
Nhà cung cấp gửi chứng từ trễ
Hãng tàu khai manifest sai
Doanh nghiệp nhập khẩu thiếu thông tin kỹ thuật
Đơn vị kiểm định không gửi chứng thư đúng hạn
Thiếu phối hợp là nguyên nhân khách quan nhưng lại ảnh hưởng lớn đến thời gian thông quan.
Delay thông quan gây ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Tiến độ sản xuất và uy tín của doanh nghiệp. Các sai sót phổ biến như thiếu chứng từ, sai mã HS, MSDS không đạt chuẩn. Khai báo trị giá sai hoặc chậm phản hồi hải quan đều có thể khiến quá trình thông quan bị kéo dài. Việc hiểu rõ những rủi ro này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện quy trình. Nâng cao năng lực chuẩn bị hồ sơ và giảm thiểu nguy cơ bị kiểm tra sâu.
Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình quản lý chứng từ hiệu quả hơn, phối hợp chặt chẽ với đối tác và thường xuyên cập nhật quy định để tối ưu thời gian thông quan trong năm 2025 và những năm tiếp theo.
ĐỌC THÊM:Vai trò của Vietcert trong kiểm định – cấp chứng từ – hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu
ĐỌC THÊM:Những thay đổi mới nhất về giấy phép hóa chất tại Việt Nam 2025
1. Tổng quan về Quy định REACH của EU REACH là viết tắt của Registration,…
1. Tổng quan về nghị định mới liên quan đến an toàn sản phẩm và…
1. Tổng quan về thông báo mới từ Bộ Công Thương Thông báo mới từ…
1. Tổng quan về bộ hồ sơ xuất khẩu hoàn chỉnh Bộ hồ sơ xuất…
1. Tổng quan về quy định kiểm dịch và công bố mỹ phẩm tại Việt…
1. Tổng quan về giấy phép hóa chất năm 2025 Năm 2025 đánh dấu giai…