5 lỗi phổ biến khiến hàng nhập khẩu bị kiểm hóa: Doanh nghiệp cần tránh để thông quan nhanh

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc lô hàng bị kiểm hóa luôn là tình huống không ai mong muốn. Khi bị phân vào luồng kiểm hóa, doanh nghiệp không chỉ mất thêm thời gian chờ đợi mà còn có thể phát sinh nhiều chi phí như lưu container, lưu kho, bốc dỡ hàng hóa và nhân công phục vụ kiểm tra thực tế.

Trên thực tế, không phải mọi lô hàng đều bị kiểm hóa. Bên cạnh việc hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan lựa chọn ngẫu nhiên để kiểm tra, nhiều trường hợp xuất phát từ những sai sót trong quá trình khai báo hoặc chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp.

Vậy đâu là những lỗi thường gặp khiến hàng nhập khẩu bị kiểm hóa? Làm thế nào để hạn chế rủi ro và giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi? Hãy cùng VietCert tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Kiểm hóa hàng nhập khẩu là gì?

Kiểm hóa là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa do cơ quan hải quan thực hiện nhằm đối chiếu giữa thông tin khai báo và tình trạng thực tế của lô hàng.

Quá trình kiểm hóa có thể bao gồm:

• Kiểm tra số lượng hàng hóa.
• Kiểm tra chủng loại.
• Kiểm tra mã hàng.
• Kiểm tra nhãn mác.
• Kiểm tra xuất xứ.
• Kiểm tra tình trạng đóng gói.
• Đối chiếu với hồ sơ hải quan.

Tùy theo mức độ quản lý rủi ro, cơ quan hải quan có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ lô hàng.

Việc kiểm hóa không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, nếu phát hiện sai lệch giữa khai báo và thực tế, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi hồ sơ, nộp bổ sung thuế hoặc bị xử lý theo quy định.

Hậu quả khi hàng nhập khẩu bị kiểm hóa

Một lô hàng bị kiểm hóa thường kéo theo nhiều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Một số hậu quả phổ biến gồm:

• Chậm thời gian thông quan.
• Tăng chi phí lưu kho, lưu bãi.
• Phát sinh phí nâng hạ container.
• Tăng chi phí nhân công phục vụ kiểm hóa.
• Chậm tiến độ giao hàng cho khách.
• Ảnh hưởng kế hoạch sản xuất.
• Gia tăng chi phí logistics.

Đối với những lô hàng cần giao gấp hoặc nguyên liệu phục vụ sản xuất, việc bị kiểm hóa kéo dài có thể gây thiệt hại đáng kể.

5 lỗi phổ biến khiến hàng nhập khẩu bị kiểm hóa

1. Khai sai hoặc áp sai mã HS

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất.

Mã HS là căn cứ để xác định:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Chính sách quản lý chuyên ngành.
• Kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Kiểm dịch.

Nếu doanh nghiệp áp sai mã HS, cơ quan hải quan có thể nghi ngờ việc khai báo chưa chính xác và tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp nhập khẩu máy móc nhưng khai mã HS của linh kiện nhằm áp dụng mức thuế thấp hơn. Khi đối chiếu hồ sơ với catalogue sản phẩm, cơ quan hải quan phát hiện dấu hiệu không phù hợp và quyết định kiểm hóa toàn bộ lô hàng.

Cách khắc phục

• Tra cứu mã HS kỹ lưỡng trước khi khai báo.
• Tham khảo biểu thuế và chú giải HS.
• Chuẩn bị catalogue, thông số kỹ thuật đầy đủ.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia khi sản phẩm có cấu tạo phức tạp.

2. Khai báo thông tin hàng hóa không đầy đủ hoặc không chính xác

Nhiều doanh nghiệp mô tả hàng hóa quá ngắn hoặc không đúng bản chất sản phẩm.

Ví dụ:

• Chỉ ghi “Máy móc”.
• Ghi “Linh kiện”.
• Ghi “Phụ kiện”.

Trong khi thực tế cần mô tả rõ:

• Tên sản phẩm.
• Công dụng.
• Chất liệu.
• Model.
• Công suất (nếu có).
• Thương hiệu.

Thông tin không đầy đủ khiến cơ quan hải quan khó xác định chính xác hàng hóa và có thể yêu cầu kiểm tra thực tế.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp nên mô tả hàng hóa chi tiết, thống nhất với Invoice, Packing List, catalogue và các chứng từ liên quan.

3. Hồ sơ nhập khẩu thiếu hoặc không đồng nhất

Một bộ hồ sơ nhập khẩu thường bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Hợp đồng ngoại thương.
• C/O (nếu có).
• Giấy phép nhập khẩu (nếu thuộc diện quản lý).
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.

Nếu các chứng từ có sự sai lệch về:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Model.
• Xuất xứ.
• Giá trị hàng hóa.

Cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc tiến hành kiểm hóa.

Cách khắc phục

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ để bảo đảm thông tin giữa các chứng từ luôn thống nhất.

4. Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành nhưng chưa hoàn tất thủ tục

Nhiều doanh nghiệp chưa xác định chính xác sản phẩm của mình thuộc diện:

• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố mỹ phẩm.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.

Khi chưa có đầy đủ hồ sơ chuyên ngành nhưng vẫn tiến hành khai báo, lô hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra.

Ví dụ:

• Thiết bị điện chưa có chứng nhận hợp quy.
• Mỹ phẩm chưa hoàn tất công bố.
• Thực phẩm chưa có hồ sơ kiểm tra an toàn.
• Đồ chơi trẻ em chưa đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách quản lý chuyên ngành ngay từ khi ký hợp đồng nhập khẩu và hoàn thiện các thủ tục cần thiết trước khi hàng về cảng.

5. Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ chưa tốt hoặc lô hàng có dấu hiệu rủi ro

Ngoài yếu tố hồ sơ, hệ thống quản lý rủi ro của hải quan còn đánh giá dựa trên lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp.

Một số trường hợp dễ bị kiểm hóa hơn gồm:

• Thường xuyên khai sai mã HS.
• Chậm nộp thuế.
• Có tiền sử vi phạm về hải quan.
• Thay đổi bất thường về trị giá khai báo.
• Nhập khẩu mặt hàng có nguy cơ gian lận cao.
• Khai báo giá thấp bất thường so với mặt bằng thị trường.

Ngay cả khi hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp vẫn có thể bị lựa chọn kiểm tra để phục vụ công tác quản lý rủi ro.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp nên xây dựng lịch sử tuân thủ tốt, khai báo trung thực và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế để giảm nguy cơ bị kiểm hóa trong các lô hàng tiếp theo.

Doanh nghiệp cần làm gì khi hàng bị kiểm hóa?

Nếu lô hàng bị kiểm hóa, doanh nghiệp không nên quá lo lắng mà cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan.

Một số việc cần thực hiện gồm:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.
• Phối hợp mở container để kiểm tra.
• Cử người đại diện tham gia kiểm hóa.
• Giải trình rõ nếu có sự khác biệt về chứng từ.
• Thực hiện các yêu cầu bổ sung nếu cơ quan hải quan yêu cầu.

Việc hợp tác tích cực sẽ giúp quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh thêm chi phí.

Làm thế nào để hạn chế nguy cơ bị kiểm hóa?

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Xác định đúng mã HS trước khi khai báo.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu.
• Đối chiếu thông tin trên toàn bộ chứng từ.
• Hoàn tất thủ tục quản lý chuyên ngành trước khi hàng đến cảng.
• Khai báo trung thực về tên hàng, trị giá và xuất xứ.
• Thường xuyên cập nhật các quy định mới về hải quan và xuất nhập khẩu.
• Làm việc với đơn vị tư vấn có kinh nghiệm khi nhập khẩu các mặt hàng đặc thù.

Việc đầu tư thời gian chuẩn bị ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí phát sinh trong quá trình thông quan.

Kết luận

Kiểm hóa là một phần trong hoạt động quản lý hải quan nhằm bảo đảm hàng hóa nhập khẩu tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, nhiều trường hợp kiểm hóa xuất phát từ những sai sót mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể phòng tránh, như khai sai mã HS, chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hoàn tất các thủ tục quản lý chuyên ngành.

Việc chủ động rà soát chứng từ, cập nhật quy định và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị kiểm hóa, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế các chi phí phát sinh.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận hợp quy, công bố sản phẩm, C/O hoặc các thủ tục nhập khẩu, VietCert luôn sẵn sàng đồng hành với giải pháp chuyên nghiệp, nhanh chóng và phù hợp với từng loại hàng hóa.

Đọc thêm:

Dịch vụ kiểm tra chất lượng đồ chơi trẻ em nhập khẩu uy tín, nhanh chóng 

Quy định đối với phân bón và thuốc bảo vệ thực vật mới nhất