Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là một trong những thủ tục quan trọng quyết định tiến độ thông quan của lô hàng. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong quá trình khai báo, chẳng hạn như khai sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc xác định chưa đúng chính sách quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi tờ khai, bổ sung hồ sơ hoặc chịu các khoản chi phí phát sinh như lưu kho, lưu bãi và lưu container.

Đối với các doanh nghiệp mới tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc nắm rõ quy trình khai báo hải quan không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn góp phần tối ưu chi phí và thời gian. Ngay cả những doanh nghiệp đã có kinh nghiệm cũng cần thường xuyên cập nhật quy định mới để bảo đảm hồ sơ luôn đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan.

Vậy quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu gồm những bước nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để hàng hóa được thông quan thuận lợi? Hãy cùng VietCert tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Khai báo hải quan hàng nhập khẩu là gì?

Khai báo hải quan hàng nhập khẩu là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, người nhập khẩu và các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan theo quy định của pháp luật.

Thông qua việc khai báo, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin để xác định:

• Hàng hóa có đủ điều kiện nhập khẩu hay không.
• Mức thuế phải nộp.
• Chính sách quản lý chuyên ngành áp dụng.
• Hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc chứng nhận hợp quy hay không.

Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra và doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính, lô hàng sẽ được thông quan và đưa vào lưu thông trên thị trường.

Có thể thấy, khai báo hải quan không chỉ là việc điền thông tin lên hệ thống điện tử mà còn là quá trình chuẩn bị hồ sơ, xác định đúng quy định pháp luật và phối hợp với nhiều cơ quan quản lý chuyên ngành.

Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện khai báo hải quan đúng quy định?

Việc khai báo hải quan chính xác mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Thứ nhất, giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, hạn chế tình trạng phải bổ sung hồ sơ hoặc sửa đổi tờ khai.

Thứ hai, doanh nghiệp tránh được các khoản xử phạt do khai báo sai hoặc thiếu thông tin.

Thứ ba, việc khai báo đúng giúp doanh nghiệp xác định chính xác các loại thuế phải nộp và tận dụng được các ưu đãi thuế quan nếu có C/O hợp lệ.

Ngoài ra, hồ sơ đầy đủ và chính xác còn tạo thuận lợi cho việc kiểm tra sau thông quan và lưu trữ chứng từ theo quy định.

Hồ sơ khai báo hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì?

Trước khi mở tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu. Mặc dù từng loại hàng hóa có thể yêu cầu thêm chứng từ riêng, nhưng nhìn chung hồ sơ thường bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa và là căn cứ để xác định trị giá tính thuế.

Thông tin trên hóa đơn cần thống nhất với hợp đồng và các chứng từ khác.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List thể hiện số lượng kiện hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói và kích thước.

Chứng từ này giúp cơ quan hải quan kiểm tra thực tế khi cần thiết.

Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)

Vận đơn là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa.

Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.

Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng mua bán quốc tế giúp chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua.

Trong nhiều trường hợp, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hợp đồng để đối chiếu.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA), C/O là chứng từ rất quan trọng.

Việc chuẩn bị C/O đúng mẫu và còn hiệu lực sẽ giúp giảm đáng kể chi phí thuế nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu hoặc hồ sơ quản lý chuyên ngành

Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể cần thêm:

• Giấy phép nhập khẩu.
• Hồ sơ kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố mỹ phẩm.
• Kiểm dịch động thực vật.
• Hồ sơ an toàn thực phẩm.

Việc xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp tránh phát sinh chi phí và kéo dài thời gian thông quan.

Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu chi tiết

Bước 1. Kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi mở tờ khai

Đây là bước đầu tiên nhưng cũng là bước quan trọng nhất.

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ thông tin trên Invoice, Packing List, vận đơn và hợp đồng để bảo đảm tính thống nhất.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Tên hàng hóa.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Điều kiện thanh toán.
• Quốc gia xuất khẩu.
• Thông tin người bán và người mua.

Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác điều chỉnh trước khi tiến hành khai báo.

Bước 2. Xác định đúng mã HS

Mã HS (HS Code) là căn cứ để xác định:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế GTGT.
• Chính sách quản lý chuyên ngành.
• Quy định kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Kiểm dịch.

Đây là một trong những bước dễ xảy ra sai sót nhất.

Nếu khai sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc phải sửa đổi tờ khai.

Do đó, việc tra cứu và xác định chính xác mã HS trước khi khai báo là rất cần thiết.

Bước 3. Khai báo trên hệ thống VNACCS

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS.

Các thông tin cần khai bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp.
• Thông tin người xuất khẩu.
• Mã HS.
• Mô tả hàng hóa.
• Trị giá tính thuế.
• Thuế suất.
• Cảng nhập khẩu.
• Phương thức vận chuyển.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tiếp nhận và phân luồng tờ khai.

Bước 4. Phân luồng hải quan

Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng.

Luồng xanh

Doanh nghiệp được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

Nếu hoàn thành nghĩa vụ thuế, hàng có thể được thông quan nhanh.

Luồng vàng

Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử.

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được thông quan.

Luồng đỏ

Đây là mức kiểm tra cao nhất.

Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nếu phát hiện sai lệch giữa khai báo và thực tế, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo quy định.

Bước 5. Nộp thuế nhập khẩu

Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Các loại thuế có thể bao gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

Nếu có C/O hợp lệ, doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế ưu đãi theo quy định.

Bước 6. Thông quan hàng hóa

Sau khi hoàn tất các yêu cầu về hồ sơ và thuế, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan.

Doanh nghiệp có thể làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho và vận chuyển về địa điểm lưu giữ.

Bước 7. Lưu trữ hồ sơ

Sau khi thông quan, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ theo thời hạn quy định để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan khi cần.

Việc lưu trữ hồ sơ khoa học cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện khi thực hiện các lô hàng tiếp theo.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi khai báo hải quan

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp, VietCert nhận thấy nhiều trường hợp gặp khó khăn do các lỗi như:

• Khai sai mã HS.
• Khai sai trị giá tính thuế.
• Mô tả hàng hóa không đầy đủ.
• Thiếu C/O hoặc C/O không hợp lệ.
• Chưa thực hiện kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.
• Chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ.
• Không cập nhật quy định mới của cơ quan hải quan.

Những sai sót này có thể làm kéo dài thời gian thông quan và phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến.

Làm thế nào để quá trình thông quan diễn ra nhanh hơn?

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra kỹ bộ chứng từ trước khi khai báo.
• Xác định đúng mã HS.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy phép và hồ sơ quản lý chuyên ngành.
• Xin C/O trước khi hàng đến cảng.
• Chủ động thực hiện các thủ tục kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc chứng nhận hợp quy nếu cần.
• Theo dõi thường xuyên tiến độ xử lý hồ sơ.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

VietCert hỗ trợ doanh nghiệp khai báo hải quan và hoàn thiện hồ sơ nhập khẩu

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, VietCert cung cấp các dịch vụ như:

• Tư vấn thủ tục nhập khẩu.
• Hỗ trợ xác định mã HS.
• Tư vấn kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
• Chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn.
• Công bố mỹ phẩm.
• Hỗ trợ hồ sơ C/O.
• Xây dựng MSDS.
• Tư vấn các thủ tục quản lý chuyên ngành.

Đội ngũ chuyên gia của VietCert sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Kết luận

Khai báo hải quan hàng nhập khẩu là một quy trình gồm nhiều bước, từ chuẩn bị hồ sơ, xác định mã HS, khai báo trên hệ thống điện tử đến thực hiện nghĩa vụ thuế và hoàn tất thủ tục thông quan. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và làm phát sinh nhiều chi phí không cần thiết.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và phối hợp với các đơn vị có chuyên môn để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận hợp quy, công bố sản phẩm, C/O hoặc các thủ tục pháp lý liên quan đến hàng nhập khẩu, VietCert luôn sẵn sàng đồng hành với giải pháp chuyên nghiệp, nhanh chóng và tối ưu chi phí.

Đọc thêm:

Dịch vụ kiểm tra chất lượng đồ chơi trẻ em nhập khẩu uy tín, nhanh chóng 

Quy định đối với phân bón và thuốc bảo vệ thực vật mới nhất