Checklist hồ sơ nhập khẩu cho doanh nghiệp mới

Checklist hồ sơ nhập khẩu là nội dung doanh nghiệp mới cần quan tâm trước khi đưa hàng về Việt Nam. Chuẩn bị đủ hồ sơ giúp quá trình khai báo thuận lợi hơn. Doanh nghiệp cũng hạn chế được các lỗi phát sinh khi làm thủ tục.

Với doanh nghiệp mới, việc kiểm tra hồ sơ từ sớm rất quan trọng. Mỗi nhóm hàng có thể có yêu cầu riêng. Một số mặt hàng còn phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan.

Vậy doanh nghiệp mới cần chuẩn bị những giấy tờ nào? Hãy cùng Vietcert tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ nhập khẩu gồm những gì?

Hồ sơ nhập khẩu thường gồm nhiều chứng từ khác nhau. Các chứng từ này dùng để xác định thông tin về hàng hóa. Đồng thời, chúng là cơ sở để thực hiện thủ tục hải quan.

Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể cần:

• Tờ khai hải quan.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
• Giấy phép nhập khẩu nếu có.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Chứng từ liên quan đến hàng hóa khác.

Không phải lô hàng nào cũng cần toàn bộ các giấy tờ trên. Doanh nghiệp cần xác định chính sách mặt hàng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

2. Hợp đồng mua bán hàng hóa

Hợp đồng ngoại thương thể hiện thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Nội dung thường có tên hàng, số lượng và giá trị hàng hóa.

Hợp đồng cũng có thể thể hiện điều kiện giao hàng. Các điều kiện như FOB, CIF hoặc EXW thường được sử dụng trong giao dịch quốc tế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên hợp đồng. Nội dung cần thống nhất với các chứng từ khác.

3. Commercial Invoice

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại của lô hàng. Đây là chứng từ quan trọng trong quá trình nhập khẩu.

Invoice thường thể hiện các thông tin như:

• Người bán và người mua.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng hàng.
• Đơn giá và tổng giá trị.
• Điều kiện giao hàng.
• Đồng tiền thanh toán.
• Số và ngày hóa đơn.

Thông tin trên Invoice cần phù hợp với hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp nên đối chiếu với tờ khai hải quan.

4. Packing List

Packing List thể hiện cách đóng gói của hàng hóa. Chứng từ này giúp xác định số kiện và quy cách đóng hàng.

Một Packing List thường có:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Số kiện.
• Trọng lượng tịnh.
• Trọng lượng cả bì.
• Kích thước kiện hàng.
• Quy cách đóng gói.

Packing List cũng hỗ trợ quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa. Vì vậy, thông tin cần được kê khai chính xác.

5. Vận đơn

Vận đơn là chứng từ vận chuyển hàng hóa quốc tế. Tùy phương thức vận chuyển, doanh nghiệp có thể sử dụng loại vận đơn khác nhau.

Hàng đi đường biển thường sử dụng Bill of Lading. Hàng vận chuyển bằng đường hàng không thường sử dụng Air Waybill.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tên người nhận. Các thông tin về cảng đi và cảng đến cũng cần được đối chiếu.

6. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Chứng nhận xuất xứ thường được gọi là C/O. Chứng từ này thể hiện nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

C/O có thể được sử dụng để xem xét hưởng ưu đãi thuế. Điều này phụ thuộc vào hiệp định thương mại và điều kiện áp dụng.

Doanh nghiệp cần xác định loại C/O phù hợp. Hồ sơ cũng cần đáp ứng yêu cầu của từng loại C/O.

7. Catalogue và tài liệu kỹ thuật

Catalogue là tài liệu thường bị doanh nghiệp mới bỏ qua. Tuy nhiên, tài liệu này có thể hỗ trợ việc xác định đặc điểm sản phẩm.

Catalogue thường thể hiện:

• Tên sản phẩm.
• Model.
• Thông số kỹ thuật.
• Công dụng.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Nhà sản xuất.

Tài liệu kỹ thuật có thể hỗ trợ xác định mã HS. Đây cũng là cơ sở để xem xét chính sách quản lý hàng hóa.

Với thiết bị máy móc, điện tử hoặc sản phẩm kỹ thuật, catalogue càng cần được chuẩn bị đầy đủ.

8. Kiểm tra chính sách mặt hàng

Đây là bước quan trọng trước khi nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không.

Một số nhóm hàng có thể phải:

• Xin giấy phép nhập khẩu.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm dịch.
• Công bố sản phẩm.
• Chứng nhận hợp quy.
• Kiểm tra hiệu suất năng lượng.

Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại hàng. Mã HS cũng là yếu tố cần được xác định chính xác.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm.

9. Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan. Doanh nghiệp cần xác định cơ quan quản lý phù hợp.

Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu liên quan đến sản phẩm. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cần thêm giấy đăng ký kiểm tra.

Việc chuẩn bị sớm giúp hạn chế tình trạng hàng đã về cảng nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện.

10. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một phần quan trọng trong bộ hồ sơ nhập khẩu. Doanh nghiệp cần khai đúng thông tin hàng hóa.

Các nội dung cần chú ý gồm:

• Mã HS.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• Cảng xếp hàng.
• Cảng dỡ hàng.

Sai thông tin có thể làm phát sinh yêu cầu sửa đổi. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn có thể gặp vấn đề khi kiểm tra hồ sơ.

11. Checklist hồ sơ nhập khẩu cho doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây trước mỗi lô hàng:

☐ Hợp đồng ngoại thương

☐ Commercial Invoice

☐ Packing List

☐ Bill of Lading hoặc Air Waybill

☐ C/O nếu có

☐ Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật

☐ Giấy phép nhập khẩu nếu thuộc diện quản lý

☐ Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu có

☐ Hồ sơ công bố hoặc chứng nhận liên quan

☐ Thông tin mã HS

☐ Thông tin xuất xứ

☐ Tờ khai hải quan

Checklist này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra trước khi mở tờ khai. Tuy nhiên, hồ sơ thực tế sẽ thay đổi theo từng mặt hàng.

12. Những lỗi doanh nghiệp mới thường gặp

Doanh nghiệp mới có thể gặp nhiều lỗi trong lần nhập khẩu đầu tiên. Một số lỗi thường gặp gồm:

Khai sai mã HS

Mã HS ảnh hưởng đến thuế và chính sách quản lý. Vì vậy, việc xác định mã HS cần được thực hiện cẩn thận.

Thông tin chứng từ không thống nhất

Tên hàng trên Invoice có thể khác với Packing List. Thông tin trên vận đơn cũng có thể không trùng với hồ sơ.

Những khác biệt này có thể gây khó khăn khi kiểm tra chứng từ.

Không kiểm tra chính sách mặt hàng

Một số doanh nghiệp chỉ quan tâm đến thuế nhập khẩu. Họ bỏ qua yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Điều này có thể khiến doanh nghiệp bị động khi hàng về đến cảng.

Thiếu tài liệu kỹ thuật

Một số sản phẩm cần thông tin kỹ thuật để xác định chính xác bản chất hàng hóa. Catalogue có thể hỗ trợ quá trình này.

Chuẩn bị hồ sơ quá muộn

Nếu chờ đến khi hàng về mới kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý.

13. Doanh nghiệp mới nên chuẩn bị hồ sơ từ khi nào?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay từ giai đoạn lên kế hoạch nhập hàng.

Trước khi ký hợp đồng, nên kiểm tra chính sách của sản phẩm. Sau đó, doanh nghiệp xác định mã HS và các yêu cầu liên quan.

Khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra chứng từ. Việc này giúp phát hiện sai sót sớm hơn.

Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị trước.

14. Vietcert hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

Doanh nghiệp mới thường gặp khó khăn khi xác định yêu cầu hồ sơ. Đặc biệt là với những mặt hàng chưa từng nhập khẩu.

Vietcert cung cấp dịch vụ tư vấn hồ sơ và thủ tục liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có thể được hỗ trợ kiểm tra các nội dung như:

• Chính sách mặt hàng.
• Mã HS.
• Hồ sơ nhập khẩu.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố sản phẩm.
• Kiểm tra chuyên ngành.
• Hồ sơ và chứng từ liên quan.

Việc kiểm tra hồ sơ trước khi nhập hàng giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Đây cũng là cách hạn chế các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.

Kết luận

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu lần đầu. Một bộ hồ sơ rõ ràng giúp quá trình khai báo thuận lợi hơn.

Doanh nghiệp nên kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng và yêu cầu chuyên ngành trước khi đưa hàng về Việt Nam.

Nếu chưa chắc chắn về hồ sơ cần chuẩn bị, doanh nghiệp nên kiểm tra trước với đơn vị có chuyên môn. Điều này giúp hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý.

VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu và chứng nhận.

ĐỌC THÊM:

Blockchain trong truy xuất nguồn gốc hàng hóa: Giải pháp tăng tính minh bạch