Những lỗi khai báo hải quan thường gặp và cách hạn chế rủi ro

Khai báo hải quan là bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông tin trên tờ khai phải đầy đủ và chính xác. Sai sót có thể làm phát sinh thời gian xử lý. Doanh nghiệp cũng có thể phải khai bổ sung hoặc thực hiện thêm thủ tục.

Theo Luật Hải quan, người khai phải khai đầy đủ, chính xác và rõ ràng các tiêu chí trên tờ khai. Người khai cũng chịu trách nhiệm về nội dung đã khai và chứng từ đã cung cấp.

Vậy doanh nghiệp thường gặp những lỗi nào? Hãy cùng Vietcert tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Sai mã HS của hàng hóa

Mã HS là một trong những thông tin quan trọng trên tờ khai hải quan. Mã HS được dùng để xác định chính sách quản lý hàng hóa. Đây cũng là cơ sở để xác định nhiều loại thuế liên quan.

Một lỗi phổ biến là chọn mã HS dựa vào tên thương mại. Cách này có thể dẫn đến phân loại sai.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:

• Tên và công dụng của sản phẩm.
• Thành phần và cấu tạo hàng hóa.
• Chất liệu sản phẩm.
• Thông số kỹ thuật.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Biểu thuế và quy tắc phân loại hàng hóa.

Với sản phẩm mới, doanh nghiệp nên kiểm tra mã HS trước khi nhập hàng. Việc chuẩn bị thông tin từ sớm giúp hạn chế sửa đổi tờ khai.

2. Khai sai tên hàng

Tên hàng trên tờ khai cần thể hiện đúng bản chất sản phẩm.

Một số doanh nghiệp chỉ khai tên ngắn gọn. Ví dụ, hàng hóa được ghi đơn giản là “máy móc” hoặc “thiết bị”. Cách khai này có thể chưa đủ thông tin.

Tên hàng nên thể hiện những đặc điểm cần thiết. Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần khai thêm:

• Tên sản phẩm.
• Model.
• Nhãn hiệu.
• Công suất.
• Chất liệu.
• Kích thước.
• Thông số kỹ thuật.
• Mục đích sử dụng.

Thông tin cần phù hợp với chứng từ thương mại. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra sự thống nhất giữa tờ khai và hồ sơ.

3. Khai sai số lượng và đơn vị tính

Số lượng hàng hóa là nội dung thường xuyên xuất hiện trên chứng từ.

Doanh nghiệp có thể gặp lỗi khi nhập sai số lượng. Một trường hợp khác là sử dụng sai đơn vị tính.

Ví dụ, invoice thể hiện số lượng theo PCS. Tờ khai lại sử dụng đơn vị khác. Nếu không kiểm tra kỹ, thông tin giữa các chứng từ sẽ không đồng nhất.

Trước khi truyền tờ khai, nên đối chiếu:

Invoice → Packing List → Vận đơn → Tờ khai hải quan

Việc kiểm tra theo chuỗi giúp phát hiện sai lệch sớm.

4. Khai sai trị giá hàng hóa

Trị giá khai báo ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ thuế trong nhiều trường hợp.

Sai trị giá có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Ví dụ, doanh nghiệp nhập nhầm đơn giá. Doanh nghiệp cũng có thể bỏ sót các khoản liên quan.

Khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra kỹ:

• Đơn giá.
• Tổng trị giá invoice.
• Điều kiện giao hàng.
• Đồng tiền thanh toán.
• Chi phí vận chuyển.
• Các khoản chi phí liên quan.
• Điều kiện thanh toán.

Doanh nghiệp nên đối chiếu trị giá trên tờ khai với chứng từ thương mại trước khi đăng ký.

5. Khai sai xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ là thông tin quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Sai xuất xứ có thể ảnh hưởng đến việc áp dụng chính sách quản lý. Trong một số trường hợp, xuất xứ còn liên quan đến ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin trên:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• C/O nếu có.
• Chứng từ vận chuyển.
• Hồ sơ của nhà cung cấp.

Không nên tự suy đoán xuất xứ chỉ dựa trên tên thương hiệu. Cần kiểm tra căn cứ và chứng từ phù hợp.

6. Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành

Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần tờ khai và invoice.

Một số mặt hàng có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành. Doanh nghiệp có thể phải thực hiện kiểm tra hoặc chuẩn bị giấy phép theo quy định.

Trước khi nhập hàng, nên xác định:

Hàng hóa → Mã HS → Chính sách quản lý → Hồ sơ cần thiết

Các nhóm hàng đặc thù có thể phát sinh yêu cầu về kiểm tra chất lượng. Một số mặt hàng có thể cần kiểm dịch, công bố hoặc chứng nhận liên quan.

Nếu chỉ chuẩn bị hồ sơ sau khi hàng về, doanh nghiệp có thể bị động về thời gian.

7. Chứng từ không thống nhất

Đây là lỗi khá phổ biến trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Thông tin giữa các chứng từ cần được kiểm tra trước khi khai. Một số nội dung cần đối chiếu gồm:

• Tên người xuất khẩu.
• Tên người nhập khẩu.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Số kiện.
• Điều kiện giao hàng.
• Số invoice.
• Số vận đơn.
• Cảng đi và cảng đến.

Chỉ một thông tin bị sai cũng có thể khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại hồ sơ.

8. Khai sai cảng và thông tin vận chuyển

Thông tin vận chuyển cần được đối chiếu với chứng từ logistics.

Doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin như:

• Cảng xếp hàng.
• Cảng dỡ hàng.
• Phương thức vận chuyển.
• Số vận đơn.
• Tên phương tiện.
• Ngày hàng đến hoặc ngày xuất cảnh.

Đặc biệt với hàng nhập khẩu, thông tin trên vận đơn cần được kiểm tra trước khi truyền tờ khai.

9. Không kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập

Một trong những sai sót lớn là đặt hàng trước rồi mới kiểm tra thủ tục.

Mỗi sản phẩm có thể có yêu cầu quản lý khác nhau. Cùng là hàng tiêu dùng nhưng mỗi nhóm sản phẩm có thể chịu chính sách riêng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước các nội dung:

Mã HS – Thuế – Giấy phép – Kiểm tra chuyên ngành – Nhãn hàng hóa

Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi lập kế hoạch nhập hàng.

10. Không kiểm tra lại tờ khai trước khi truyền

Sau khi nhập dữ liệu, doanh nghiệp không nên truyền tờ khai ngay.

Nên có một bước kiểm tra cuối cùng. Người khai cần đối chiếu các thông tin quan trọng với bộ chứng từ.

Có thể sử dụng checklist đơn giản:

☑ Mã HS
☑ Tên hàng
☑ Số lượng
☑ Đơn vị tính
☑ Trị giá
☑ Xuất xứ
☑ Thuế
☑ Cảng đi, cảng đến
☑ Số invoice
☑ Số vận đơn
☑ Chính sách mặt hàng

Checklist giúp giảm nguy cơ bỏ sót thông tin.

11. Nếu phát hiện sai tờ khai thì xử lý thế nào?

Không nên tự ý bỏ qua sai sót.

Tùy thời điểm phát hiện và nội dung sai, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục khai bổ sung theo quy định hiện hành.

Luật Hải quan quy định người khai phải chịu trách nhiệm về nội dung đã khai. Hồ sơ hải quan cũng phải được lưu giữ theo thời hạn quy định.

Vì vậy, khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp nên:

Xác định lỗi → Kiểm tra thời điểm phát hiện → Đánh giá ảnh hưởng → Chuẩn bị chứng từ → Thực hiện khai bổ sung nếu thuộc trường hợp được phép.

Không nên tự sửa thông tin khi chưa xác định đúng thủ tục áp dụng.

12. Làm thế nào để hạn chế lỗi khai báo hải quan?

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra trước khi khai.

Bước 1: Kiểm tra thông tin hàng hóa

Thu thập catalogue, hình ảnh và thông số kỹ thuật. Xác định rõ công dụng và thành phần của sản phẩm.

Bước 2: Kiểm tra mã HS

Đối chiếu đặc điểm thực tế với quy tắc phân loại. Không nên chỉ dựa vào tên thương mại.

Bước 3: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Xác định hàng hóa có cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không.

Bước 4: Đối chiếu chứng từ

Kiểm tra invoice, packing list và vận đơn. Thông tin cần thống nhất với nhau.

Bước 5: Kiểm tra tờ khai

Trước khi truyền, rà soát lại toàn bộ thông tin quan trọng. Đây là bước nên được thực hiện bởi người có kinh nghiệm.

Vietcert hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu

Khai báo hải quan chính xác giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thông quan. Ngược lại, sai thông tin có thể làm phát sinh thêm thời gian và chi phí xử lý.

Vietcert cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực hồ sơ xuất nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận và thủ tục liên quan đến hàng hóa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về. Việc chuẩn bị sớm giúp phát hiện các vấn đề về mã HS, chứng từ và chính sách mặt hàng.

Vietcert – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình xuất nhập khẩu.

ĐỌC THÊM:

Kiểm nghiệm thực phẩm nhập khẩu gồm những gì? Doanh nghiệp cần biết