Thương mại điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và mua hàng từ nước ngoài. Tuy nhiên, đặt hàng online không đồng nghĩa với việc hàng hóa được miễn các quy định nhập khẩu.

Doanh nghiệp vẫn cần quan tâm đến HS Code, thuế, hồ sơ hải quan, chính sách mặt hàng và kiểm tra chuyên ngành. Đặc biệt, hàng hóa mua qua sàn thương mại điện tử có thể phát sinh rủi ro nếu thông tin đơn hàng và chứng từ không đầy đủ.

Dưới đây là những lưu ý doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nhập khẩu.

Nhập khẩu hàng hóa qua thương mại điện tử là gì?

Nhập khẩu qua thương mại điện tử là hình thức mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài thông qua các nền tảng trực tuyến.

Hàng hóa có thể được vận chuyển về Việt Nam qua:

• Chuyển phát nhanh.
• Bưu chính quốc tế.
• Đường hàng không.
• Đường biển.
• Các đơn vị logistics quốc tế.

Hình thức này thường phù hợp với hàng mẫu, hàng kinh doanh quy mô nhỏ hoặc các sản phẩm mua từ nhà cung cấp nước ngoài.

Tuy nhiên, hình thức đặt hàng online không quyết định hàng hóa có được miễn thủ tục hay không. Doanh nghiệp vẫn phải căn cứ vào loại hàng, giá trị, mục đích nhập khẩu và quy định hiện hành.

1. Xác định rõ loại hàng trước khi đặt mua

Đây là bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện.

Trước khi thanh toán cho nhà cung cấp, nên xác định:

• Tên sản phẩm.
• Công dụng.
• Thành phần.
• Chất liệu.
• Model.
• Thương hiệu.
• Xuất xứ.
• Số lượng.
• Giá trị lô hàng.
• Mục đích nhập khẩu.

Thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không.

Ví dụ, cùng là sản phẩm bán trên sàn thương mại điện tử nhưng mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi, thiết bị điện, thiết bị viễn thông hoặc hóa chất có thể chịu những yêu cầu quản lý khác nhau.

2. Kiểm tra HS Code trước khi nhập khẩu

HS Code là căn cứ quan trọng để xác định chính sách đối với hàng hóa.

Doanh nghiệp nên tra cứu HS Code trước khi đặt hàng.

Không nên chỉ dựa vào tên sản phẩm trên website bán hàng.

Cần đối chiếu thêm:

• Thành phần.
• Cấu tạo.
• Công dụng.
• Chất liệu.
• Thông số kỹ thuật.
• Tình trạng sản phẩm.

Sau khi xác định mã HS, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra thuế và chính sách quản lý tương ứng.

Sai HS Code có thể dẫn đến sai thuế hoặc áp dụng sai chính sách mặt hàng.

3. Kiểm tra hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất.

Một số hàng hóa nhập khẩu có thể phải thực hiện:

• Công bố sản phẩm.
• Đăng ký bản công bố.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm dịch.
• Kiểm tra chất lượng.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố hợp quy.
• Xin giấy phép nhập khẩu.

Ví dụ, với thực phẩm, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về an toàn thực phẩm và công bố, đăng ký sản phẩm theo quy định áp dụng tại thời điểm nhập khẩu. Nghị định 46/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP từng được ban hành để quy định các nội dung này, nhưng Nghị quyết 09/2026/NQ-CP đã tạm ngưng hiệu lực và điều chỉnh thời hạn áp dụng của các văn bản trên. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành trước từng lô hàng.

Với hàng điện, điện tử hoặc thiết bị có chức năng truyền phát, cần kiểm tra thêm các quy chuẩn và yêu cầu chuyên ngành tương ứng.

4. Kiểm tra nguồn gốc và thông tin nhà cung cấp

Mua hàng qua thương mại điện tử khiến việc xác minh nhà cung cấp trở nên rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Tên pháp nhân.
• Địa chỉ nhà cung cấp.
• Website chính thức.
• Thông tin liên hệ.
• Quốc gia sản xuất.
• Nhà máy sản xuất.
• Catalogue sản phẩm.
• Chứng từ chất lượng.
• Hóa đơn thương mại.

Không nên chỉ dựa vào thông tin trên trang bán hàng.

Đặc biệt với hàng có thương hiệu, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm quyền sở hữu trí tuệ và nguồn gốc hàng hóa.

Cơ quan Hải quan cũng đang tăng cường quản lý hàng hóa liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ trong thương mại điện tử theo hướng quản lý rủi ro.

5. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ

Tùy từng phương thức và loại hàng, hồ sơ nhập khẩu có thể bao gồm các chứng từ như:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương.
• Hợp đồng mua bán nếu có.
• Giấy phép nhập khẩu nếu thuộc diện phải cấp phép.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng nhận xuất xứ nếu cần hưởng ưu đãi thuế.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.

Từ ngày 01/02/2026, Thông tư 121/2025/TT-BTC đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung về hồ sơ và thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra bộ chứng từ phù hợp với từng trường hợp nhập khẩu.

6. Không nên khai giá hàng hóa thấp hơn thực tế

Một lỗi thường gặp khi mua hàng online là đề nghị người bán ghi giá trị thấp hơn thực tế.

Ví dụ:

Giá mua thực tế: 1.000 USD
Giá đề nghị ghi trên chứng từ: 300 USD

Cách làm này có thể tạo rủi ro khi cơ quan Hải quan kiểm tra trị giá.

Doanh nghiệp nên sử dụng giá trị giao dịch và chứng từ phù hợp với thực tế mua bán.

Việc khai báo không chính xác có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình hoặc điều chỉnh hồ sơ.

7. Kiểm tra thuế và chi phí trước khi đặt hàng

Đừng chỉ quan tâm đến giá bán trên sàn.

Chi phí thực tế có thể bao gồm:

Giá hàng + vận chuyển + bảo hiểm + thuế nhập khẩu + VAT + phí khai quan + phí kiểm tra chuyên ngành + các chi phí logistics khác.

Vì vậy, một sản phẩm có giá mua thấp chưa chắc có tổng chi phí nhập khẩu thấp.

Doanh nghiệp nên tính trước chi phí để xác định giá vốn thực tế.

8. Lưu ý với hàng thực phẩm, mỹ phẩm và sản phẩm tiêu dùng

Đây là nhóm hàng phổ biến trên các nền tảng thương mại điện tử.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định rằng hàng mua số lượng nhỏ sẽ không có yêu cầu quản lý.

Ví dụ:

Thực phẩm: cần kiểm tra yêu cầu về an toàn thực phẩm.

Mỹ phẩm: cần kiểm tra quy định về công bố sản phẩm và hồ sơ liên quan.

Thực phẩm chức năng: cần xác định đúng nhóm sản phẩm và yêu cầu quản lý.

Đồ chơi trẻ em: cần kiểm tra quy chuẩn kỹ thuật và yêu cầu về chất lượng.

Thiết bị điện, điện tử: cần kiểm tra quy chuẩn và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý.

9. Cẩn thận với hàng cấm và hàng hạn chế nhập khẩu

Không phải sản phẩm nào bán trên website nước ngoài cũng được phép nhập khẩu vào Việt Nam.

Doanh nghiệp cần kiểm tra trước đối với:

• Hàng đã qua sử dụng.
• Hóa chất.
• Sản phẩm có chứa thành phần đặc biệt.
• Thiết bị phát sóng.
• Sản phẩm liên quan đến an ninh.
• Hàng hóa có nguy cơ vi phạm sở hữu trí tuệ.
• Các mặt hàng thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế.

Thấy sản phẩm được bán online không có nghĩa là sản phẩm được phép nhập khẩu.

10. Không nên đặt hàng trước rồi mới kiểm tra thủ tục

Đây là lỗi doanh nghiệp mới thường gặp.

Quy trình an toàn hơn nên là:

Xác định sản phẩm → Tra HS Code → Kiểm tra chính sách → Kiểm tra giấy phép → Tính thuế và chi phí → Chuẩn bị chứng từ → Đặt hàng → Vận chuyển → Làm thủ tục nhập khẩu.

Cách này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã về nhưng mới phát hiện thiếu hồ sơ.

Những lỗi thường gặp khi nhập khẩu qua thương mại điện tử

Doanh nghiệp nên đặc biệt tránh các lỗi sau:

• Không kiểm tra HS Code.
• Chỉ dựa vào tên sản phẩm.
• Không kiểm tra chính sách chuyên ngành.
• Khai sai tên hàng.
• Khai sai số lượng.
• Khai sai trị giá.
• Chứng từ không thống nhất.
• Không kiểm tra xuất xứ.
• Nhập hàng trước khi xin giấy phép.
• Không kiểm tra yêu cầu về nhãn hàng hóa.
• Không xác minh nhà cung cấp.

Những sai sót này có thể làm phát sinh chi phí lưu kho, lưu giữ, kiểm tra hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Checklist trước khi nhập khẩu hàng hóa online

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:

VIETCERT hỗ trợ tư vấn thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Nhập khẩu qua thương mại điện tử mang lại nhiều thuận lợi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các quy định về hải quan, thuế và quản lý chuyên ngành.

VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tra cứu và tư vấn HS Code.
• Kiểm tra chính sách nhập khẩu.
• Tư vấn hồ sơ hải quan.
• Tư vấn kiểm tra chuyên ngành.
• Tư vấn công bố và chứng nhận sản phẩm.
• Hỗ trợ kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ.
• Tư vấn quy trình nhập khẩu theo từng nhóm hàng.

Đừng đợi hàng về đến Việt Nam mới kiểm tra thủ tục.

Hãy kiểm tra chính sách ngay từ trước khi đặt hàng để chủ động chi phí và thời gian thông quan.

VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu

ĐỌC THÊM:

Hướng dẫn tra cứu HS Code chính xác cho hàng hóa xuất nhập khẩu