Giấy kiểm dịch là một trong những loại hồ sơ quan trọng đối với nhiều nhóm hàng xuất nhập khẩu. Đặc biệt là hàng có nguồn gốc thực vật, động vật và các sản phẩm thuộc diện kiểm dịch.
Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện kiểm dịch thực vật hoặc kiểm dịch động vật. Cơ quan quản lý cũng có thể yêu cầu hồ sơ và quy trình khác nhau.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì hồ sơ thiếu thông tin hoặc khai báo chưa chính xác. Vậy đâu là những lỗi thường gặp khi xin giấy kiểm dịch?
Đây là lỗi thường gặp ở doanh nghiệp mới.
Không phải mọi loại hàng hóa đều phải kiểm dịch. Ngược lại, một số mặt hàng có nguồn gốc thực vật hoặc động vật có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Ví dụ, một số loại trái cây nhập khẩu có yêu cầu riêng về nguồn gốc, vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói. Cơ quan chuyên ngành cũng thường cập nhật danh sách các cơ sở được phép xuất khẩu vào Việt Nam.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách trước khi ký hợp đồng.
Doanh nghiệp có thể nhầm giữa kiểm dịch thực vật và kiểm dịch động vật.
Hàng hóa có nguồn gốc thực vật thường liên quan đến kiểm dịch thực vật.
Hàng hóa có nguồn gốc động vật lại thuộc phạm vi kiểm dịch động vật.
Một số sản phẩm chế biến cũng cần được xem xét theo quy định riêng.
Việc xác định sai loại kiểm dịch có thể khiến doanh nghiệp chuẩn bị sai hồ sơ.
Thông tin khai báo cần thống nhất với chứng từ của lô hàng.
Các thông tin thường cần kiểm tra gồm:
Nếu thông tin trên hồ sơ không thống nhất, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi hoặc bổ sung.
Đối với một số trường hợp, giấy chứng nhận kiểm dịch do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp là tài liệu quan trọng.
Ví dụ, thủ tục kiểm dịch động vật nhập khẩu có thể yêu cầu Giấy chứng nhận kiểm dịch của nước xuất khẩu. Cơ quan kiểm dịch cửa khẩu sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy này.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi hàng được vận chuyển.
Một số mặt hàng thực vật nhập khẩu có thể phải xin Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu trước khi thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu này trước khi nhập hàng.
Cơ quan chuyên ngành có hệ thống hướng dẫn riêng về thủ tục cấp giấy phép và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
Nếu đến khi hàng về cửa khẩu mới kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị động về thời gian.
Một lỗi khác là thông tin giữa các chứng từ không giống nhau.
Ví dụ:
Invoice: tên hàng A
Packing List: tên hàng B
Vận đơn: tên hàng C
Hoặc số lượng trên Invoice khác với số lượng thực tế.
Doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi đăng ký kiểm dịch.
Đối với hàng thực vật, yêu cầu nhập khẩu có thể khác nhau tùy nước xuất khẩu.
Cơ quan chuyên ngành cũng công bố các yêu cầu kiểm dịch thực vật nhập khẩu và cập nhật thông tin về các thị trường.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cả:
Loại hàng + nước xuất khẩu + xuất xứ + yêu cầu kiểm dịch
Không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm của các lô hàng trước.
Mã HS là thông tin quan trọng khi xác định chính sách quản lý hàng hóa.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào mã HS.
Cần kết hợp mã HS với bản chất hàng hóa và mục đích sử dụng.
Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp xác định hàng có thuộc diện kiểm dịch hay không.
Đây là lỗi khá phổ biến.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu chuẩn bị hồ sơ khi hàng đã đến cảng.
Khi phát sinh thiếu giấy tờ, doanh nghiệp có thể phải chờ bổ sung.
Một số trường hợp còn phát sinh chi phí lưu kho hoặc lưu container.
Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu kiểm dịch ngay từ trước khi đặt hàng.
Kiểm dịch không chỉ liên quan đến giấy tờ.
Tùy loại hàng, cơ quan kiểm dịch có thể kiểm tra thực tế, kiểm tra bao gói hoặc lấy mẫu.
Ví dụ, đối với một số sản phẩm động vật, cơ quan kiểm dịch có thể kiểm tra giấy chứng nhận của nước xuất khẩu và tình trạng bao gói sản phẩm.
Doanh nghiệp cần đảm bảo hàng thực tế phù hợp với hồ sơ đã khai báo.
Kiểm dịch và kiểm tra chất lượng là hai thủ tục khác nhau.
Kiểm dịch tập trung vào các yêu cầu về kiểm soát sinh vật gây hại, dịch bệnh và các đối tượng thuộc phạm vi kiểm dịch.
Trong khi đó, kiểm tra chất lượng tập trung vào việc đánh giá hàng hóa theo tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Một số lô hàng có thể phát sinh nhiều yêu cầu quản lý cùng lúc.
Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ trước khi nhập khẩu.
Không có một bộ hồ sơ kiểm dịch áp dụng cho mọi mặt hàng.
Hồ sơ phụ thuộc vào loại hàng và thủ tục cụ thể.
Ví dụ, một thủ tục kiểm dịch động vật có thể yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch của nước xuất khẩu. Cơ quan kiểm dịch cũng thực hiện kiểm tra theo từng trường hợp.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Quy định kiểm dịch có thể được cập nhật.
Đặc biệt với hàng nông sản, yêu cầu nhập khẩu có thể thay đổi theo từng thị trường.
Cơ quan chuyên ngành thường xuyên cập nhật các yêu cầu và danh sách liên quan đến kiểm dịch thực vật.
Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin mới trước mỗi lô hàng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định chính xác tên và bản chất hàng hóa.
Bước 2: Kiểm tra mã HS.
Bước 3: Xác định hàng có thuộc diện kiểm dịch không.
Bước 4: Xác định loại kiểm dịch cần thực hiện.
Bước 5: Kiểm tra yêu cầu đối với nước xuất khẩu.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ từ nhà xuất khẩu.
Bước 7: Đối chiếu Invoice, Packing List và vận đơn.
Bước 8: Kiểm tra thông tin trên giấy chứng nhận kiểm dịch.
Bước 9: Đăng ký kiểm dịch theo đúng thủ tục.
Bước 10: Theo dõi quá trình kiểm tra và nhận kết quả.
| Nội dung | Đã kiểm tra |
|---|---|
| Xác định đúng tên hàng | ☐ |
| Kiểm tra mã HS | ☐ |
| Xác định diện kiểm dịch | ☐ |
| Xác định loại kiểm dịch | ☐ |
| Kiểm tra nước xuất khẩu | ☐ |
| Kiểm tra yêu cầu riêng của mặt hàng | ☐ |
| Invoice | ☐ |
| Packing List | ☐ |
| Vận đơn | ☐ |
| Giấy chứng nhận kiểm dịch nước xuất khẩu | ☐ |
| Giấy phép kiểm dịch nếu có | ☐ |
| Kiểm tra thông tin lô hàng | ☐ |
| Đối chiếu chứng từ | ☐ |
Thủ tục kiểm dịch cần được kiểm tra theo từng mặt hàng.
Nếu chuẩn bị hồ sơ không đúng, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh.
Vietcert hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra các yêu cầu liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.
Dịch vụ có thể bao gồm:
Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu trước khi hàng được vận chuyển.
Điều này giúp chủ động hơn về thời gian và hạn chế phát sinh chi phí.
Xin giấy kiểm dịch không chỉ là chuẩn bị một mẫu đơn và nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp cần xác định đúng mặt hàng, loại kiểm dịch, yêu cầu của thị trường và chứng từ cần thiết.
Các lỗi như khai sai thông tin, thiếu giấy tờ hoặc không kiểm tra yêu cầu trước khi nhập hàng có thể làm quá trình xử lý kéo dài.
Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu.
VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động kiểm dịch, chứng nhận và xuất nhập khẩu.
ĐỌC THÊM:
Truy xuất nguồn gốc điện tử trong xuất khẩu nông sản: Doanh nghiệp cần biết…
Thủ tục nhập khẩu đèn LED và kiểm tra chất lượng mới nhất Đèn LED…
Đăng ký kiểm tra chất lượng đồ chơi trẻ em nhập khẩu: Hướng dẫn chi…
Kiểm kê khí thải carbon trong logistics và sản xuất: Doanh nghiệp cần biết gì?…
Digital Product Passport (DPP) là gì? Doanh nghiệp xuất khẩu cần biết gì? Digital Product…
Mỹ phẩm “Clean Beauty” cần giấy tờ gì khi nhập khẩu và kinh doanh? Clean…
View Comments