Cách tối ưu chi phí kiểm định và chứng nhận hàng nhập khẩu
Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản chi cho kiểm định, thử nghiệm, chứng nhận và kiểm tra chuyên ngành.
Nếu không chuẩn bị từ đầu, chi phí có thể tăng do thử nghiệm lại, bổ sung hồ sơ hoặc lưu kho chờ kết quả.
Vì vậy, tối ưu chi phí kiểm định không có nghĩa là chọn dịch vụ rẻ nhất. Doanh nghiệp cần xác định đúng yêu cầu và xây dựng phương án phù hợp ngay từ đầu.
Vì sao chi phí kiểm định và chứng nhận hàng nhập khẩu dễ phát sinh?
Chi phí kiểm định hàng nhập khẩu phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Mỗi nhóm sản phẩm có yêu cầu quản lý khác nhau. Có sản phẩm cần thử nghiệm chất lượng. Có sản phẩm phải chứng nhận hợp quy. Một số mặt hàng còn phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành.
Ngoài phí thử nghiệm và chứng nhận, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lấy mẫu, vận chuyển mẫu, lưu kho hoặc lưu container nếu hồ sơ xử lý chậm.
Theo quy định về chất lượng sản phẩm, hàng hóa, người nhập khẩu có thể phải chi trả chi phí thử nghiệm, giám định và các khoản lệ phí kiểm tra theo trường hợp áp dụng.
Do đó, xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu là bước quan trọng để kiểm soát ngân sách.
1. Xác định chính xác chính sách quản lý trước khi nhập hàng
Đây là cách hiệu quả nhất để hạn chế chi phí không cần thiết.
Trước khi ký hợp đồng hoặc đưa hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Tên và đặc tính sản phẩm.
- Mục đích sử dụng.
- Thành phần hoặc vật liệu.
- Model, mã sản phẩm.
- Xuất xứ hàng hóa.
- HS Code dự kiến.
- Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không.
- Có cần thử nghiệm hoặc chứng nhận hợp quy không.
Không phải mọi hàng nhập khẩu đều phải thực hiện cùng một loại kiểm định.
Nếu xác định sai chính sách, doanh nghiệp có thể thực hiện thêm thủ tục hoặc thử nghiệm không phù hợp.
2. Kiểm tra yêu cầu trước khi gửi mẫu thử nghiệm
Một lỗi khá phổ biến là gửi mẫu đến phòng thử nghiệm trước khi xác định đầy đủ chỉ tiêu cần kiểm tra.
Điều này có thể làm phát sinh chi phí.
Doanh nghiệp nên xác định trước:
Sản phẩm → Quy chuẩn/tiêu chuẩn → Chỉ tiêu cần thử → Phương pháp thử → Loại chứng nhận cần thực hiện.
Ví dụ, một sản phẩm có thể chỉ cần kiểm tra một số chỉ tiêu nhất định theo quy chuẩn áp dụng.
Không nên mặc định rằng càng kiểm tra nhiều chỉ tiêu thì hồ sơ càng tốt.
Kiểm tra đúng yêu cầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng quy định.
3. Chuẩn bị hồ sơ kỹ trước khi thực hiện kiểm định
Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến quá trình xử lý kéo dài.
Một số tài liệu doanh nghiệp nên chuẩn bị trước gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading hoặc chứng từ vận chuyển.
- Catalogue sản phẩm.
- Technical Specification.
- Nhãn sản phẩm.
- Hướng dẫn sử dụng.
- Chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất nếu có.
- Tài liệu kỹ thuật liên quan.
- Các giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu thuộc diện yêu cầu.
Thông tin giữa các tài liệu cần thống nhất.
Đặc biệt, tên sản phẩm, model, nhà sản xuất và thông số kỹ thuật cần được kiểm tra kỹ.
4. Chọn đúng phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận
Chi phí không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn đơn vị kiểm định.
Doanh nghiệp cần xem xét đơn vị thực hiện có phù hợp với loại sản phẩm và yêu cầu đánh giá hay không.
Có thể kiểm tra:
- Phạm vi năng lực thử nghiệm.
- Phạm vi được công nhận hoặc chỉ định.
- Các phương pháp thử được áp dụng.
- Thời gian trả kết quả.
- Chi phí lấy mẫu.
- Chi phí thử nghiệm.
- Chi phí cấp chứng nhận.
- Chi phí phát sinh nếu cần thử lại.
Một báo giá thấp nhưng không đáp ứng đúng yêu cầu có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện lại từ đầu.
5. Hạn chế thử nghiệm lại do sai mẫu hoặc sai thông tin
Thử nghiệm lại là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí.
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Mẫu có đúng model nhập khẩu không?
- Số lượng mẫu đã đủ chưa?
- Mẫu có nguyên trạng không?
- Thông tin trên mẫu có khớp hồ sơ không?
- Các thông số kỹ thuật có đúng với catalogue không?
Nếu sản phẩm có nhiều model, cần xác định rõ trường hợp nào có thể đánh giá chung và trường hợp nào phải đánh giá riêng.
Việc này cần được xác nhận với tổ chức thử nghiệm hoặc chứng nhận trước khi thực hiện.
6. Tận dụng kết quả thử nghiệm và chứng từ hợp lệ khi phù hợp
Một số doanh nghiệp có thói quen yêu cầu thử nghiệm lại toàn bộ sản phẩm cho mỗi lô hàng.
Tuy nhiên, khả năng sử dụng lại kết quả thử nghiệm hoặc tài liệu sẵn có phụ thuộc vào từng quy định, sản phẩm và chương trình đánh giá.
Doanh nghiệp nên cung cấp cho đơn vị tư vấn:
- Kết quả thử nghiệm trước đó.
- Chứng nhận sản phẩm.
- Catalogue.
- Tài liệu kỹ thuật.
- Hồ sơ của nhà sản xuất.
- Thông tin các lô hàng trước.
Từ đó, đơn vị chuyên môn có thể kiểm tra xem tài liệu nào còn giá trị sử dụng.
Không nên tự ý sử dụng kết quả cũ nếu chưa xác định chúng đáp ứng yêu cầu hiện hành.
7. Gom kế hoạch nhập khẩu để tối ưu chi phí
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu cùng một sản phẩm thường xuyên, việc lập kế hoạch theo từng lô riêng lẻ có thể làm tăng chi phí quản lý.
Doanh nghiệp nên theo dõi:
- Model sản phẩm.
- Số lượng nhập.
- Tần suất nhập.
- Nhà sản xuất.
- Quy chuẩn áp dụng.
- Kết quả thử nghiệm.
- Tình trạng chứng nhận.
Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động trao đổi với đơn vị kiểm định về phương án đánh giá phù hợp.
Việc này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên và có nhiều mã sản phẩm tương tự.
8. So sánh tổng chi phí thay vì chỉ nhìn vào phí kiểm định
Khi nhận báo giá, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào mức phí thử nghiệm.
Nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ các khoản:
- Phí lấy mẫu.
- Phí thử nghiệm.
- Phí đánh giá.
- Phí chứng nhận.
- Phí cấp giấy chứng nhận.
- Phí đi lại nếu có.
- Phí vận chuyển mẫu.
- Các khoản phí phát sinh khác.
Một đơn vị có giá thử nghiệm thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp.
Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí cho toàn bộ quy trình.
9. Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về cảng
Đây là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả chi phí kiểm định lẫn chi phí logistics.
Nếu hàng đã về cảng nhưng hồ sơ kiểm tra chuyên ngành chưa sẵn sàng, doanh nghiệp có thể phải chờ xử lý.
Thời gian chờ có thể kéo theo:
- Phí lưu kho.
- Phí lưu container.
- Chi phí nhân sự xử lý hồ sơ.
- Chi phí vận chuyển phát sinh.
- Rủi ro chậm giao hàng cho khách.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách và chuẩn bị hồ sơ từ trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.
10. Phân loại sản phẩm trước khi xây dựng ngân sách
Doanh nghiệp có thể lập bảng quản lý chi phí theo từng sản phẩm.
Ví dụ:
| Nội dung | Sản phẩm A | Sản phẩm B | Sản phẩm C |
|---|---|---|---|
| Thử nghiệm | Có | Có | Không |
| Chứng nhận hợp quy | Có | Không | Có |
| Kiểm tra chuyên ngành | Có | Không | Có |
| Công bố/đăng ký | Theo yêu cầu | Theo yêu cầu | Theo yêu cầu |
| Chi phí dự kiến | Xác định trước | Xác định trước | Xác định trước |
Cách này giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán chi phí trước khi nhập hàng.
Đồng thời, bộ phận mua hàng có thể đưa các khoản kiểm định vào kế hoạch giá vốn.
11. Những sai lầm khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí
Một số lỗi thường gặp gồm:
Chưa xác định chính sách nhưng đã nhập hàng
Doanh nghiệp chỉ kiểm tra thủ tục sau khi hàng đã về cảng.
Điều này dễ dẫn đến tình trạng bị động về thời gian.
Chọn đơn vị chỉ dựa vào giá
Giá thấp nhưng không phù hợp với yêu cầu đánh giá có thể khiến doanh nghiệp phải làm lại.
Hồ sơ không thống nhất
Tên sản phẩm trên invoice, catalogue và chứng từ kỹ thuật không giống nhau.
Đây là nguyên nhân khiến hồ sơ cần giải trình hoặc bổ sung.
Không kiểm tra mẫu trước khi thử nghiệm
Mẫu không đúng model hoặc không đủ số lượng có thể dẫn đến việc lấy mẫu lại.
Không dự toán chi phí phát sinh
Doanh nghiệp chỉ dự trù phí kiểm nghiệm nhưng bỏ qua phí lấy mẫu, vận chuyển mẫu hoặc các chi phí liên quan.
Doanh nghiệp nên tối ưu chi phí kiểm định như thế nào?
Có thể áp dụng quy trình đơn giản:
Bước 1: Xác định chính xác sản phẩm.
Bước 2: Kiểm tra HS Code và chính sách quản lý.
Bước 3: Xác định quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn áp dụng.
Bước 4: Xác định chỉ tiêu thử nghiệm cần thiết.
Bước 5: Kiểm tra hồ sơ và mẫu.
Bước 6: Chọn tổ chức thử nghiệm hoặc chứng nhận phù hợp.
Bước 7: Lập dự toán tổng chi phí.
Bước 8: Thực hiện kiểm định, chứng nhận và thủ tục liên quan.
Bước 9: Lưu lại kết quả để phục vụ các lô hàng tiếp theo khi được phép sử dụng.
Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí và thời gian.
VIETCERT hỗ trợ tối ưu chi phí kiểm định hàng nhập khẩu
VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chính sách quản lý trước khi nhập khẩu.
Dịch vụ có thể hỗ trợ:
- Kiểm tra thông tin sản phẩm.
- Rà soát HS Code.
- Xác định yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
- Xác định nhu cầu thử nghiệm.
- Tư vấn chứng nhận phù hợp.
- Kiểm tra hồ sơ kỹ thuật.
- Hướng dẫn chuẩn bị mẫu.
- Tư vấn quy trình kiểm định.
- Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ.
- Theo dõi quá trình xử lý.
Mục tiêu không phải là cắt giảm các yêu cầu bắt buộc.
Thay vào đó, doanh nghiệp cần thực hiện đúng ngay từ đầu, tránh thử nghiệm không cần thiết và hạn chế phát sinh do sai hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu sản phẩm mới, nên kiểm tra chính sách trước khi ký hợp đồng và đưa hàng về Việt Nam.
VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong kiểm định, chứng nhận và kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu.
ĐỌC THÊM:
Đăng ký kiểm tra chất lượng đồ chơi trẻ em nhập khẩu: Hướng dẫn chi tiết
