Kinh nghiệm thông quan nhanh mùa cao điểm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Mùa cao điểm xuất nhập khẩu thường kéo theo lượng hàng hóa và chứng từ tăng cao. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị sớm, chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến tiến độ thông quan bị ảnh hưởng.
Theo Hải quan Việt Nam, hệ thống hiện kiểm tra các điều kiện đăng ký tờ khai, trong đó có tính đầy đủ, phù hợp của thông tin khai báo và chính sách quản lý, chính sách thuế đối với hàng hóa. (Customs Files)
Vậy làm thế nào để hạn chế phát sinh và chủ động hơn trong mùa cao điểm?
1. Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về
Đây là một trong những bước quan trọng nhất.
Doanh nghiệp nên yêu cầu người bán gửi sớm các chứng từ liên quan đến lô hàng. Tùy từng loại hình và mặt hàng, bộ hồ sơ có thể bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading hoặc Air Waybill.
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng nhận xuất xứ nếu có.
- Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành.
- Chứng từ kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch nếu thuộc diện áp dụng.
Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp có thời gian kiểm tra và xử lý sai lệch.
2. Kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ
Một lỗi nhỏ giữa các chứng từ có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ.
Trước khi khai báo, nên đối chiếu:
Tên hàng – số lượng – trọng lượng – model – xuất xứ – đơn giá – điều kiện giao hàng.
Đặc biệt, thông tin trên Invoice, Packing List và vận đơn cần thống nhất với thực tế lô hàng.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thông tin trên tờ khai trước khi gửi hệ thống.
3. Xác định đúng mã HS
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý và thuế của hàng hóa.
Vì vậy, không nên lựa chọn mã HS chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm.
Doanh nghiệp nên xem xét:
- Thành phần và cấu tạo.
- Công dụng.
- Đặc điểm kỹ thuật.
- Chất liệu.
- Cách sử dụng.
- Các quy định phân loại hàng hóa liên quan.
Việc phân loại chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế phải khai bổ sung hoặc xử lý sai lệch sau đó.
4. Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập
Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần Invoice, Packing List và vận đơn.
Một số mặt hàng có thể liên quan đến:
- Kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Kiểm dịch.
- Công bố sản phẩm.
- Chứng nhận hợp quy.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Các yêu cầu quản lý chuyên ngành khác.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng hoặc trước khi hàng về cảng.
Đây là cách hạn chế tình trạng hàng đã đến nhưng hồ sơ chuyên ngành chưa hoàn thiện.
5. Theo dõi sát lịch tàu và thời gian hàng đến
Trong mùa cao điểm, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên:
ETD – ETA – cảng đến – số vận đơn – thời gian lưu container.
Khi có thay đổi về lịch tàu, doanh nghiệp cần thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
Việc chủ động theo dõi giúp doanh nghiệp sắp xếp nhân sự và chuẩn bị hồ sơ đúng thời điểm.
6. Chủ động xử lý nếu tờ khai phát sinh vấn đề
Nếu hệ thống yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp nên xử lý sớm.
Không nên để hồ sơ tồn đến sát thời hạn lấy hàng.
Theo thông tin từ cơ quan Hải quan, hệ thống sẽ phản hồi khi điều kiện đăng ký tờ khai chưa đáp ứng hoặc thông tin khai báo chưa phù hợp. (Customs Files)
Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra trạng thái tờ khai và phối hợp nhanh với đơn vị khai báo.
7. Đừng chờ đến mùa cao điểm mới kiểm tra quy trình
Một trong những cách hiệu quả nhất là chuẩn hóa quy trình từ trước.
Doanh nghiệp có thể xây dựng checklist riêng cho từng nhóm hàng:
Chứng từ → Mã HS → Chính sách mặt hàng → Thuế → Khai báo → Kiểm tra → Thông quan → Nhận hàng.
Khi quy trình được chuẩn hóa, nhân viên dễ kiểm tra và hạn chế bỏ sót chứng từ.
8. Tận dụng khai báo và chứng từ điện tử
Ngành Hải quan đang tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số và xử lý thủ tục trên môi trường điện tử. Hải quan Việt Nam cho biết nhiều thủ tục đã được chuẩn hóa, giảm khâu trung gian và thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử. (Vietnam Customs)
Doanh nghiệp nên tận dụng các phương thức điện tử để:
- Gửi và kiểm tra chứng từ.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ.
- Trao đổi thông tin.
- Quản lý dữ liệu lô hàng.
- Hạn chế sai sót khi nhập liệu.
9. Một số lưu ý khi thông quan mùa cao điểm
Để hạn chế phát sinh, doanh nghiệp nên ghi nhớ:
✔ Chuẩn bị chứng từ càng sớm càng tốt.
✔ Kiểm tra mã HS trước khi khai báo.
✔ Rà soát chính sách mặt hàng.
✔ Đối chiếu chứng từ với hàng thực tế.
✔ Theo dõi ETA và thời hạn lấy hàng.
✔ Xử lý ngay khi phát sinh yêu cầu bổ sung.
✔ Lưu trữ hồ sơ đầy đủ sau khi thông quan.
VietCert hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xuất nhập khẩu
Mùa cao điểm là thời điểm doanh nghiệp cần chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra chính sách hàng hóa.
Thông quan nhanh không chỉ phụ thuộc vào thời điểm khai báo. Quan trọng hơn là doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn về mã HS, chính sách mặt hàng hoặc hồ sơ cần chuẩn bị, nên kiểm tra trước khi hàng về cảng.
ĐỌC THÊM:
ESG trong xuất nhập khẩu: Vì sao doanh nghiệp logistics phải quan tâm?
