Hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng nhận hợp quy – Xử lý thế nào để giảm chi phí lưu kho?

Không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện sản phẩm thuộc diện bắt buộc chứng nhận hợp quy khi hàng đã cập cảng. Lúc này, doanh nghiệp không thể hoàn tất thủ tục thông quan, hàng phải lưu tại cảng hoặc kho ngoại quan trong khi chi phí phát sinh tăng lên từng ngày.

Đây là một trong những tình huống phổ biến đối với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu hoặc chưa tìm hiểu kỹ quy định chuyên ngành.

Vậy nếu hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào? Có cách nào để rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế chi phí phát sinh? Hãy cùng VietCert tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Chứng nhận hợp quy là gì?

Chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá và xác nhận sản phẩm đáp ứng các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do cơ quan quản lý ban hành.

Đối với nhiều nhóm hàng nhập khẩu, đây là điều kiện bắt buộc trước khi sản phẩm được lưu thông trên thị trường Việt Nam.

Sau khi hoàn thành đánh giá hợp quy, doanh nghiệp có thể thực hiện công bố hợp quy theo quy định đối với từng nhóm sản phẩm.

Vì sao hàng bị giữ tại cảng?

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyên ngành trước khi hàng cập cảng.

Ngoài ra còn có nhiều nguyên nhân khác.

1. Không biết sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận hợp quy

Nhiều doanh nghiệp chỉ tra cứu mã HS mà không kiểm tra quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

Khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện sản phẩm phải có chứng nhận hợp quy.

2. Thiếu hồ sơ kỹ thuật

Một số hồ sơ thường bị thiếu gồm:

• Catalogue sản phẩm.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Test Report.
• Chứng nhận từ nhà sản xuất.
• Hướng dẫn sử dụng.

Việc thiếu hồ sơ khiến quá trình đánh giá kéo dài.

3. Chưa đăng ký kiểm tra chất lượng

Nhiều mặt hàng vừa thuộc diện kiểm tra chất lượng vừa phải chứng nhận hợp quy.

Nếu chưa đăng ký đúng quy định, hải quan sẽ chưa cho phép thông quan.

4. Nhà cung cấp chưa chuẩn bị chứng từ

Doanh nghiệp thường chỉ yêu cầu Invoice, Packing List và Bill of Lading.

Trong khi đó lại quên yêu cầu:

• Catalogue.
• COA.
• Test Report.
• Chứng nhận xuất xưởng.
• Hồ sơ kỹ thuật.

Điều này làm mất nhiều thời gian khi cần bổ sung.

Những mặt hàng thường phải chứng nhận hợp quy

Tùy từng quy chuẩn kỹ thuật, nhiều nhóm hàng có thể thuộc diện bắt buộc đánh giá hợp quy.

Ví dụ:

• Thiết bị điện, điện tử.
• Đồ chơi trẻ em.
• Mũ bảo hiểm.
• Vật liệu xây dựng.
• Thiết bị viễn thông.
• Thiết bị an toàn.
• Một số sản phẩm tiếp xúc với thực phẩm.
• Một số thiết bị gia dụng.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng trước khi nhập khẩu.

Case thực tế: Hàng lưu cảng gần 2 tuần vì thiếu chứng nhận hợp quy

Một doanh nghiệp nhập khẩu lô thiết bị điện từ Trung Quốc để phân phối tại Việt Nam.

Do chỉ chuẩn bị bộ chứng từ thương mại, doanh nghiệp không kiểm tra quy định chuyên ngành.

Sau khi hàng cập cảng, cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ chứng nhận hợp quy theo quy định.

Do chưa có:

• Hồ sơ kỹ thuật.
• Báo cáo thử nghiệm.
• Hồ sơ đánh giá.

Doanh nghiệp phải liên hệ lại nhà sản xuất để bổ sung tài liệu.

Quá trình này mất gần hai tuần.

Trong thời gian chờ xử lý, doanh nghiệp phát sinh:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Chi phí lưu kho.
• Chi phí điều chỉnh kế hoạch giao hàng.
• Nguy cơ chậm tiến độ với khách hàng.

Nếu chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu, toàn bộ chi phí này hoàn toàn có thể tránh được.

Khi hàng bị giữ tại cảng cần xử lý như thế nào?

Bước 1. Xác định nguyên nhân

Doanh nghiệp cần làm rõ:

• Thiếu chứng nhận hợp quy.
• Thiếu hồ sơ kiểm tra chất lượng.
• Thiếu tài liệu kỹ thuật.
• Sai mã HS.
• Thiếu giấy phép chuyên ngành.

Việc xác định đúng nguyên nhân giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bước 2. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ như:

• Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading.
• Catalogue.
• Test Report.
• COA (nếu có).
• Chứng nhận của nhà sản xuất.
• Hướng dẫn sử dụng.
• Hồ sơ kỹ thuật.

Bước 3. Thực hiện đánh giá hợp quy

Tùy từng sản phẩm, tổ chức chứng nhận sẽ:

• Kiểm tra hồ sơ.
• Đánh giá tài liệu.
• Lấy mẫu thử nghiệm (nếu cần).
• Đánh giá sự phù hợp theo QCVN.

Bước 4. Hoàn thiện hồ sơ với cơ quan quản lý

Sau khi có kết quả đánh giá, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện các thủ tục theo yêu cầu của cơ quan quản lý và hải quan.

Bước 5. Tiếp tục thông quan

Sau khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu, doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục để đưa hàng về kho.

Hàng lưu cảng càng lâu càng phát sinh chi phí

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến thuế nhập khẩu mà quên rằng chi phí lưu hàng có thể rất lớn.

Các khoản phát sinh thường gồm:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Phí DEM.
• Phí DET.
• Chi phí kho ngoại quan.
• Chi phí vận chuyển phát sinh.
• Chi phí chậm giao hàng.
• Chi phí điều chỉnh hợp đồng.

Nếu thời gian xử lý kéo dài, tổng chi phí có thể vượt xa chi phí chứng nhận ban đầu.

Làm thế nào để tránh tình trạng hàng bị giữ?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Tra cứu quy định trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.
• Kiểm tra mã HS và quy chuẩn kỹ thuật.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật.
• Yêu cầu nhà sản xuất cung cấp Test Report và tài liệu liên quan.
• Thực hiện kiểm tra chuyên ngành ngay khi cần.
• Tư vấn với đơn vị chứng nhận trước khi hàng cập cảng.

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn và giảm nguy cơ phát sinh chi phí.

VietCert hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

VietCert đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục chứng nhận và kiểm tra chuyên ngành.

Dịch vụ hỗ trợ gồm:

• Tư vấn sản phẩm có thuộc diện hợp quy hay không.
• Tra cứu quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
• Rà soát mã HS và yêu cầu quản lý.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ.
• Hỗ trợ chứng nhận hợp quy.
• Hỗ trợ công bố hợp quy.
• Đồng hành xử lý các trường hợp hàng đang bị giữ tại cảng.

Đội ngũ chuyên gia của VietCert giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Kết luận

Hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng nhận hợp quy là tình huống nhiều doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt khi chưa tìm hiểu kỹ quy định quản lý chuyên ngành. Không chỉ làm chậm tiến độ thông quan, sự cố này còn kéo theo nhiều khoản chi phí như lưu container, lưu bãi và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra quy định áp dụng cho sản phẩm, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật và thực hiện chứng nhận hợp quy trước hoặc ngay khi phát sinh yêu cầu. Nếu cần hỗ trợ xác định sản phẩm thuộc diện quản lý nào hoặc tư vấn thực hiện chứng nhận hợp quy, VietCert sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu rà soát hồ sơ đến hoàn tất thủ tục, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.