Hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng nhận hợp quy – Xử lý thế nào?

Hàng đã cập cảng nhưng chưa thể thông quan vì thiếu chứng nhận hợp quy.

Đây là tình huống nhiều doanh nghiệp nhập khẩu có thể gặp phải.

Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều chi phí.

Các khoản này có thể gồm lưu kho, lưu bãi và lưu container.

Vậy hàng thiếu chứng nhận hợp quy phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế thời gian chờ?

Vì sao hàng nhập khẩu có thể bị giữ tại cảng?

Không phải mọi hàng nhập khẩu đều bắt buộc chứng nhận hợp quy.

Yêu cầu này phụ thuộc vào loại sản phẩm và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

Đặc biệt, một số hàng hóa thuộc nhóm có khả năng gây mất an toàn.

Những sản phẩm này có thể thuộc diện quản lý chất lượng.

Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục theo quy định.

Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, quá trình thông quan có thể bị ảnh hưởng.

Theo quy định về kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, hàng thuộc diện kiểm tra phải đáp ứng yêu cầu chất lượng trước khi được thông quan theo thủ tục tương ứng.

Chứng nhận hợp quy có giống công bố hợp quy không?

Đây là hai khái niệm doanh nghiệp thường nhầm lẫn.

Chứng nhận hợp quy là kết quả đánh giá sự phù hợp của sản phẩm.

Kết quả này được thực hiện theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Trong khi đó, công bố hợp quy là thủ tục công bố sản phẩm phù hợp quy chuẩn.

Tùy trường hợp, việc đánh giá có thể được thực hiện theo phương thức khác nhau.

Doanh nghiệp cần xác định đúng yêu cầu trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và các văn bản sửa đổi quy định về công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp. Thông tư 04/2025/TT-BKHCN đã tiếp tục sửa đổi một số nội dung của quy định này.

Hàng thiếu chứng nhận hợp quy có được thông quan không?

Câu trả lời phụ thuộc vào từng loại hàng hóa.

Không phải cứ thiếu chứng nhận là mọi trường hợp đều bị từ chối thông quan.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Hàng có thuộc diện quản lý chất lượng không?
• Hàng có thuộc quy chuẩn kỹ thuật nào không?
• Hàng có phải chứng nhận hợp quy không?
• Phương thức đánh giá nào được áp dụng?
• Có được đăng ký kiểm tra chất lượng trước không?
• Hồ sơ hiện tại đã đáp ứng yêu cầu chưa?

Với hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục theo quy định chuyên ngành.

Trong một số trường hợp, cơ quan kiểm tra có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc thực hiện đánh giá phù hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự kết luận rằng chỉ cần bổ sung một giấy chứng nhận là hàng sẽ được thông quan.

Hàng đã về cảng nhưng thiếu chứng nhận hợp quy phải làm gì?

Doanh nghiệp nên xử lý theo từng bước.

Bước 1: Xác định chính xác tình trạng của lô hàng

Trước tiên, cần xác định lý do hàng chưa được thông quan.

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên tờ khai và hồ sơ liên quan.

Đồng thời, cần xác định cơ quan chuyên ngành đang yêu cầu bổ sung hồ sơ gì.

Không nên chỉ dựa vào thông tin truyền miệng từ đơn vị vận chuyển.

Bước 2: Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng

Mã HS là căn cứ quan trọng để xác định chính sách quản lý.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại mã HS của sản phẩm.

Sau đó đối chiếu với quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.

Cần xác định sản phẩm có thuộc diện chứng nhận hợp quy hay không.

Đây là bước rất quan trọng.

Nếu xác định sai chính sách ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sai hồ sơ.

Bước 3: Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Mỗi nhóm sản phẩm có thể chịu quy chuẩn khác nhau.

Doanh nghiệp cần xác định đúng QCVN tương ứng.

Không nên sử dụng chứng nhận của sản phẩm khác để thay thế.

Thông tin trên chứng nhận cũng cần phù hợp với sản phẩm nhập khẩu.

Một số nội dung cần đối chiếu gồm:

• Tên sản phẩm.
• Model.
• Chủng loại.
• Nhà sản xuất.
• Xuất xứ.
• Thông số kỹ thuật.
• Quy chuẩn áp dụng.

Bước 4: Liên hệ tổ chức đánh giá sự phù hợp

Nếu sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần liên hệ tổ chức đánh giá phù hợp theo quy định.

Tổ chức thực hiện phải đáp ứng yêu cầu đối với hoạt động đánh giá tương ứng.

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật.

Từ đó xác định phương án đánh giá phù hợp.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

Tùy sản phẩm, hồ sơ có thể khác nhau.

Một số tài liệu thường được yêu cầu gồm:

• Tờ khai nhập khẩu.
• Hợp đồng mua bán.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Catalogue sản phẩm.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Test Report.
• Chứng nhận chất lượng.
• Hồ sơ nhà sản xuất.
• Hồ sơ chứng nhận hợp quy.
• Các giấy tờ liên quan khác.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay từ trước khi hàng về cảng.

Bước 6: Thực hiện kiểm tra hoặc đánh giá theo quy định

Tùy phương thức áp dụng, doanh nghiệp có thể phải lấy mẫu.

Mẫu sẽ được kiểm tra theo quy chuẩn tương ứng.

Nếu kết quả đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện thủ tục.

Nếu kết quả không đạt, cần xác định phương án xử lý.

Doanh nghiệp không nên tự ý đưa hàng ra lưu thông khi chưa hoàn thành yêu cầu pháp lý.

Có thể làm chứng nhận hợp quy sau khi hàng đã về cảng không?

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện thủ tục đánh giá sau khi hàng về.

Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào quy định áp dụng cho từng sản phẩm.

Doanh nghiệp cần xác định phương thức kiểm tra trước khi thực hiện.

Không nên hiểu rằng mọi mặt hàng đều có thể đưa về cảng rồi mới làm hợp quy.

Một số trường hợp cần đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thực hiện thủ tục trước khi hàng được đưa vào lưu thông.

Theo quy định về kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu, trường hợp hàng hóa chưa có giấy chứng nhận kết quả đánh giá sự phù hợp có thể phát sinh yêu cầu thực hiện đánh giá theo quy định.

Vì vậy, cách an toàn nhất là kiểm tra chính sách trước khi ký hợp đồng và nhập hàng.

Thiếu hợp quy có thể khiến doanh nghiệp phát sinh những chi phí nào?

Hàng chờ xử lý tại cảng có thể làm tăng tổng chi phí logistics.

Một số khoản thường gặp gồm:

Chi phí lưu container

Container có thể phát sinh phí lưu nếu vượt thời gian miễn phí.

Khoản phí này có thể tăng theo số ngày.

Chi phí lưu bãi

Nếu hàng chưa thể giải phóng, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu bãi.

Chi phí kiểm tra và thử nghiệm

Doanh nghiệp có thể phải chi trả chi phí lấy mẫu và thử nghiệm.

Mức phí phụ thuộc vào sản phẩm và yêu cầu kiểm tra.

Chi phí nhân sự

Nhân viên phải theo dõi và xử lý hồ sơ.

Thời gian xử lý càng dài, chi phí gián tiếp càng tăng.

Chi phí giao hàng chậm

Nếu hàng phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh, việc chậm thông quan có thể ảnh hưởng kế hoạch giao hàng.

Đây là khoản chi phí gián tiếp doanh nghiệp thường dễ bỏ qua.

Những lỗi khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý

Một số lỗi thường xuất hiện trong thực tế.

Không kiểm tra chính sách trước khi nhập

Doanh nghiệp chỉ kiểm tra khi hàng đã đến cảng.

Lúc này, việc bổ sung hồ sơ thường bị động.

Nhầm giữa hợp chuẩn và hợp quy

Hai thủ tục này có ý nghĩa khác nhau.

Sử dụng sai loại hồ sơ có thể khiến quá trình xử lý kéo dài.

Chứng nhận không đúng sản phẩm

Thông tin trên chứng nhận không khớp với hàng nhập khẩu.

Ví dụ có thể sai model hoặc nhà sản xuất.

Hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ

Catalogue hoặc Test Report thiếu thông tin cần thiết.

Điều này có thể gây khó khăn khi đánh giá sản phẩm.

Không kiểm tra QCVN mới

Quy chuẩn kỹ thuật có thể được sửa đổi hoặc thay thế.

Sử dụng quy chuẩn cũ có thể khiến hồ sơ không phù hợp.

Làm thế nào để tránh hàng bị giữ tại cảng?

Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra trước khi đặt hàng.

Quy trình có thể gồm:

Bước 1: Xác định sản phẩm và mã HS.

Bước 2: Kiểm tra chính sách quản lý.

Bước 3: Xác định QCVN áp dụng.

Bước 4: Xác định yêu cầu chứng nhận hợp quy.

Bước 5: Kiểm tra hồ sơ nhà sản xuất.

Bước 6: Chuẩn bị hồ sơ đánh giá.

Bước 7: Đăng ký kiểm tra khi cần.

Bước 8: Theo dõi quá trình thông quan.

Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng về cảng nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng.

VIETCERT hỗ trợ xử lý hồ sơ hợp quy cho hàng nhập khẩu

Hàng bị giữ tại cảng do thiếu hồ sơ có thể gây nhiều áp lực cho doanh nghiệp.

Đặc biệt khi doanh nghiệp chưa xác định rõ quy chuẩn áp dụng.

VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp rà soát yêu cầu đối với từng nhóm sản phẩm.

Các nội dung có thể được tư vấn gồm:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Tra cứu và xác định QCVN.
• Tư vấn chứng nhận hợp quy.
• Tư vấn công bố hợp quy.
• Rà soát hồ sơ kỹ thuật.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ.
• Tư vấn kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu hợp quy trước khi hàng được vận chuyển.

Điều này giúp chủ động hơn về thời gian và chi phí.

Kết luận

Hàng thiếu chứng nhận hợp quy có thể làm quá trình thông quan bị kéo dài.

Doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân và yêu cầu pháp lý.

Không phải mọi hàng nhập khẩu đều bắt buộc chứng nhận hợp quy.

Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào sản phẩm và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách trước khi nhập hàng.

Chuẩn bị hồ sơ từ sớm giúp hạn chế chi phí lưu kho và lưu container.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng chủ động hơn khi làm thủ tục tại cảng.

VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong chứng nhận hợp quy và thủ tục hàng hóa nhập khẩu.

ĐỌC THÊM:

Digital Product Passport (DPP) là gì? Doanh nghiệp xuất khẩu cần biết gì?