Vì sao nhiều lô hàng bị lưu container tại cảng?
Vì sao nhiều lô hàng bị lưu container tại cảng?Trong hoạt động xuất nhập khẩu, lưu container tại cảng là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại. Tình trạng này có thể làm tăng chi phí logistics và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Đặc biệt, những lô hàng chưa hoàn thiện hồ sơ thường có nguy cơ phát sinh thêm chi phí.
Vậy vì sao nhiều lô hàng bị lưu container tại cảng? Những nguyên nhân nào thường gặp và làm thế nào để hạn chế tình trạng này? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Lưu container tại cảng là gì?
Lưu container tại cảng là tình trạng container nằm tại cảng hoặc bãi cảng lâu hơn dự kiến. Nguyên nhân có thể đến từ thủ tục hải quan, hồ sơ hàng hóa hoặc kế hoạch vận chuyển.
Trong thực tế, doanh nghiệp cần phân biệt hai loại chi phí phổ biến:
- Demurrage: Phí lưu container tại cảng hoặc bãi cảng vượt thời gian miễn phí theo biểu phí và điều kiện áp dụng của hãng tàu.
- Detention: Phí lưu container bên ngoài cảng khi doanh nghiệp giữ container quá thời gian được phép trước khi trả rỗng.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả phí lưu bãi, lưu kho hoặc các khoản phí dịch vụ liên quan. Những khoản phí này có cách tính và điều kiện áp dụng riêng.
2. Vì sao nhiều lô hàng bị lưu container tại cảng?
2.1. Chậm hoàn thành thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là một trong những nguyên nhân khiến hàng hóa chưa thể rời cảng đúng kế hoạch. Doanh nghiệp cần khai báo và cung cấp hồ sơ theo yêu cầu.
Nếu thông tin khai báo chưa chính xác, hồ sơ có sai sót hoặc cần kiểm tra thêm, thời gian xử lý có thể kéo dài. Lô hàng khi đó phải tiếp tục nằm tại cảng hoặc địa điểm giám sát hải quan.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng đến. Các thông tin trên tờ khai cần thống nhất với chứng từ liên quan.
2.2. Thiếu chứng từ hoặc hồ sơ chuyên ngành
Một số mặt hàng cần thêm giấy phép, kết quả kiểm tra hoặc chứng từ chuyên ngành. Nếu chưa hoàn thiện các yêu cầu này, doanh nghiệp có thể chưa đủ điều kiện để tiếp tục xử lý lô hàng.
Các hồ sơ thường cần kiểm tra gồm:
- Giấy phép nhập khẩu, nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.
- Chứng nhận hợp quy, nếu pháp luật yêu cầu.
- Kết quả kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), khi cần thiết.
- Chứng thư kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành, nếu áp dụng.
Không phải mọi lô hàng đều cần đầy đủ các loại giấy tờ trên. Yêu cầu thực tế phụ thuộc vào mặt hàng và quy định hiện hành.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định nghĩa vụ pháp lý trước khi vận chuyển hàng. Đây là cách giảm nguy cơ phát sinh chi phí do thiếu hồ sơ.
2.3. Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
Một số mặt hàng phải thực hiện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc đánh giá sự phù hợp. Quá trình này có thể cần thời gian lấy mẫu, thử nghiệm và xử lý hồ sơ.
Nếu kết quả chưa có hoặc hàng hóa chưa đáp ứng yêu cầu, lô hàng có thể chưa được giải phóng theo kế hoạch. Thời gian chờ đợi cũng làm tăng nguy cơ phát sinh phí lưu container và lưu bãi.
Để chủ động hơn, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho từng mặt hàng. Nếu được phép thực hiện trước một số bước đăng ký hoặc chuẩn bị hồ sơ, nên triển khai sớm.
2.4. Sai lệch thông tin giữa các chứng từ
Thông tin không thống nhất giữa các chứng từ có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi hồ sơ. Việc này cũng có thể làm chậm quá trình thông quan hoặc giao nhận.
Các lỗi thường gặp bao gồm:
- Sai tên hàng hoặc mô tả hàng hóa.
- Sai số lượng, trọng lượng hoặc quy cách đóng gói.
- Không thống nhất thông tin giữa hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
- Sai số container hoặc số niêm phong.
- Sai thông tin người nhận hàng hoặc vận đơn.
Doanh nghiệp nên đối chiếu chứng từ trước khi gửi khai báo. Việc kiểm tra sớm giúp giảm nguy cơ sửa đổi nhiều lần.
2.5. Chậm thanh toán hoặc chưa hoàn tất thủ tục với hãng tàu
Ngay cả khi hàng hóa đã đủ điều kiện thông quan, container vẫn có thể chưa được đưa ra khỏi cảng. Nguyên nhân có thể liên quan đến việc chưa hoàn tất các thủ tục giao nhận.
Ví dụ, doanh nghiệp chưa thanh toán phí địa phương, chưa nhận lệnh giao hàng hoặc chưa đáp ứng yêu cầu của hãng tàu. Một số trường hợp còn liên quan đến việc xác nhận thanh toán và xử lý vận đơn.
Doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản phí và điều kiện nhận hàng từ sớm. Đồng thời, cần phối hợp với hãng tàu hoặc đại lý để hoàn tất chứng từ giao nhận.
2.6. Thiếu phương tiện vận chuyển hoặc kế hoạch nhận hàng
Việc bố trí xe kéo, tài xế và lịch lấy container cũng ảnh hưởng đến thời gian lưu cảng. Nếu phương tiện không sẵn sàng, hàng hóa có thể chưa được vận chuyển ra ngoài đúng kế hoạch.
Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp đặt xe muộn hoặc chưa phối hợp tốt với đơn vị vận tải. Lịch lấy hàng cũng có thể bị ảnh hưởng bởi tình trạng ùn tắc tại cảng.
Để hạn chế vấn đề, doanh nghiệp nên lên kế hoạch vận chuyển trước khi hàng được giải phóng. Cần phối hợp lịch lấy container với đơn vị giao nhận và hãng tàu.
2.7. Chậm xử lý các vấn đề phát sinh tại cảng
Một số lô hàng cần kiểm tra bổ sung hoặc xử lý tình huống ngoài kế hoạch. Ví dụ, cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Ngoài ra, việc điều chỉnh thông tin vận đơn hoặc xử lý sai sót trong giao nhận cũng có thể làm kéo dài thời gian lấy hàng.
Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp nên xác định rõ nguyên nhân và đơn vị chịu trách nhiệm xử lý. Việc phối hợp kịp thời giúp tránh kéo dài thời gian lưu container không cần thiết.
3. Những chi phí phát sinh khi container bị lưu tại cảng
Container lưu tại cảng lâu hơn dự kiến có thể khiến doanh nghiệp chịu nhiều khoản phí. Mức phí phụ thuộc vào hãng tàu, cảng, loại container và thời gian miễn phí được áp dụng.
Các khoản chi phí phổ biến gồm:
Phí demurrage: Phát sinh khi container vượt thời gian lưu miễn phí tại cảng theo điều kiện áp dụng.
Phí lưu bãi: Là chi phí liên quan đến việc sử dụng diện tích bãi cảng để lưu giữ container hoặc hàng hóa.
Phí lưu kho: Có thể phát sinh nếu hàng được lưu tại kho hoặc địa điểm lưu trữ có thu phí.
Phí detention: Có thể phát sinh khi doanh nghiệp giữ container quá thời hạn được phép bên ngoài cảng.
Chi phí vận chuyển bổ sung: Có thể xuất hiện khi doanh nghiệp phải thay đổi lịch lấy hàng hoặc bố trí lại phương tiện.
Ngoài các khoản phí trực tiếp, doanh nghiệp còn có thể chịu chi phí nhân sự và chi phí cơ hội. Hàng về chậm cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất hoặc giao hàng cho khách.
4. Làm thế nào để hạn chế tình trạng lưu container tại cảng?
Doanh nghiệp có thể chủ động giảm thiểu rủi ro bằng các biện pháp sau.
4.1. Kiểm tra hồ sơ trước khi hàng đến cảng
Doanh nghiệp nên rà soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu từ sớm. Cần đối chiếu thông tin trên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn.
Đối với hàng nhập khẩu, cần xác định rõ các yêu cầu về giấy phép và kiểm tra chuyên ngành. Việc chuẩn bị trước giúp giảm nguy cơ chậm xử lý hồ sơ.
4.2. Xác định đúng yêu cầu chứng nhận và kiểm tra
Không phải mọi sản phẩm đều phải thực hiện cùng một thủ tục. Doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ cụ thể theo loại hàng và quy định hiện hành.
Nếu hàng hóa thuộc diện bắt buộc chứng nhận hợp quy hoặc kiểm tra chất lượng, cần chủ động thực hiện theo quy định. Không nên đợi đến khi hàng về cảng mới bắt đầu tìm hiểu thủ tục.
4.3. Theo dõi thời gian miễn phí của container
Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn miễn phí lưu container và lưu bãi. Các điều kiện này có thể khác nhau tùy hãng tàu, cảng và thỏa thuận vận chuyển.
Khi hàng gần đến cảng, cần theo dõi lịch tàu và thời hạn lấy hàng. Việc xử lý sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí.
4.4. Phối hợp với hãng tàu và đơn vị logistics
Thông tin giữa các bên cần được cập nhật thường xuyên. Doanh nghiệp nên xác nhận thời điểm hàng đến, tình trạng chứng từ và kế hoạch lấy container.
Khi có vấn đề phát sinh, cần liên hệ đúng đơn vị phụ trách. Điều này giúp xác định hướng xử lý nhanh chóng và hạn chế chi phí kéo dài.
4.5. Chủ động bố trí phương tiện vận chuyển
Doanh nghiệp nên đặt xe và sắp xếp lịch nhận hàng phù hợp. Kế hoạch vận chuyển cần được cập nhật theo tình trạng thông quan thực tế.
Nếu có khả năng chậm lấy hàng, nên trao đổi sớm với đơn vị vận tải. Việc điều chỉnh kế hoạch kịp thời có thể giúp hạn chế chi phí phát sinh.
5. Kết luận
Tình trạng lưu container tại cảng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Phổ biến nhất là chậm thông quan, thiếu hồ sơ chuyên ngành và sai lệch chứng từ. Việc chưa hoàn tất thủ tục giao nhận hoặc thiếu phương tiện cũng có thể gây chậm trễ.
Khi container lưu quá thời gian miễn phí, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh phí demurrage, lưu bãi và các khoản phí liên quan. Nếu container được giữ ngoài cảng quá thời hạn, phí detention cũng có thể áp dụng.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ từ sớm. Đồng thời, cần phối hợp chặt chẽ với hãng tàu, đơn vị logistics và cơ quan liên quan. Việc kiểm tra đúng yêu cầu pháp lý sẽ giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
ĐỌC THÊM:
