Những Lỗi Khiến Hồ Sơ Hợp Quy Bị Trả Nhiều Nhất Doanh Nghiệp Cần Tránh
Trong quá trình nhập khẩu và lưu thông hàng hóa tại Việt Nam, chứng nhận hợp quy là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm sản phẩm như thiết bị điện, đồ chơi trẻ em, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, thiết bị viễn thông… Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng hồ sơ hợp quy bị trả về nhiều lần, gây chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho bãi và ảnh hưởng tiến độ kinh doanh.
Vậy đâu là những lỗi phổ biến khiến hồ sơ hợp quy bị từ chối? Dưới đây là các sai sót doanh nghiệp thường gặp nhất hiện nay.
Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại. Nhiều doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bắt buộc như:
Một số trường hợp doanh nghiệp chỉ gửi bản scan không đầy đủ hoặc thiếu dấu xác nhận từ nhà sản xuất cũng khiến hồ sơ không đạt yêu cầu.
Kiểm tra checklist hồ sơ trước khi nộp và đối chiếu đúng quy định của từng nhóm hàng.
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định hàng hóa có thuộc diện phải hợp quy hay không. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể:
Đây là lỗi rất thường gặp với các mặt hàng điện tử, thiết bị công nghệ và phụ kiện nhập khẩu.
Tra cứu mã HS chính xác ngay từ đầu hoặc nhờ đơn vị chuyên môn hỗ trợ phân loại hàng hóa.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng kết quả thử nghiệm không đúng yêu cầu, ví dụ:
Điều này khiến cơ quan tiếp nhận từ chối hồ sơ và yêu cầu thử nghiệm lại, làm kéo dài thời gian xử lý.
Kiểm tra kỹ hiệu lực và nội dung test report trước khi nộp hồ sơ hợp quy.
Thông tin trên nhãn sản phẩm phải đồng bộ với hồ sơ kỹ thuật và chứng từ nhập khẩu. Nếu xuất hiện sai lệch như:
thì hồ sơ rất dễ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Rà soát toàn bộ thông tin nhãn trước khi thông quan hàng hóa.
Mỗi nhóm hàng sẽ áp dụng quy chuẩn kỹ thuật khác nhau. Một số doanh nghiệp nhầm lẫn giữa:
Việc áp dụng sai QCVN sẽ khiến hồ sơ bị từ chối ngay từ bước tiếp nhận.
Xác định chính xác nhóm hàng và cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi làm hồ sơ.
Thông tin doanh nghiệp trên các chứng từ đôi khi không khớp nhau, ví dụ:
Dù là lỗi nhỏ nhưng vẫn có thể khiến hồ sơ bị trả về để chỉnh sửa.
Kiểm tra kỹ thông tin pháp lý doanh nghiệp trên toàn bộ chứng từ.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu làm hợp quy khi hàng đã cập cảng. Điều này dễ dẫn đến:
Chuẩn bị hồ sơ hợp quy ngay từ trước khi hàng về cảng.
Quy định về kiểm tra chuyên ngành và hợp quy thường xuyên thay đổi. Nếu doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu hoặc quy định cũ, hồ sơ có thể bị từ chối.
Theo dõi thường xuyên các cập nhật từ cơ quan quản lý hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp.
Việc thực hiện chứng nhận hợp quy đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ:
Sử dụng đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:
Hồ sơ hợp quy bị trả không chỉ gây mất thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nhập khẩu và chi phí doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ, xác định đúng mã HS, áp dụng đúng quy chuẩn kỹ thuật và cập nhật quy định mới là yếu tố quan trọng giúp quá trình chứng nhận diễn ra thuận lợi.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ từ sớm hoặc lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín để hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình làm hợp quy.
Xem thêm:
Công văn 15354/CHQ-GSQL (04/2026): Hướng dẫn ghi nhãn hàng hóa nhập khẩu mới nhất
Chính sách mới về C/O từ 05/2026: Cập nhật thủ tục cấp C/O ưu đãi và không ưu đãi
Thủ Tục Công Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu Từ Hàn Quốc Mới Nhất Hàn Quốc…
Mã HS Ảnh Hưởng Thế Nào Đến Thủ Tục Kiểm Tra Chuyên Ngành? Trong hoạt…
Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Số Hóa Hồ Sơ Xuất Nhập Khẩu? Trong bối cảnh…
CBAM Là Gì? Doanh Nghiệp Việt Cần Chuẩn Bị Gì Để Thích Ứng? Trong bối…
Dịch Vụ Làm CR Cho Thiết Bị Điện Tử Tại Bắc Ninh Uy Tín –…
Công văn 15354/CHQ-GSQL (04/2026): Hướng dẫn ghi nhãn hàng hóa nhập khẩu mới nhất Tổng…