💥 10 SAI LẦM KHI LÀM MSDS KHIẾN HÀNG BỊ GIỮ TẠI HẢI QUAN

I. MSDS – GIẤY CHỨNG NHẬN KHÔNG THỂ THIẾU TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, MSDS (Material Safety Data Sheet) – Bảng dữ liệu an toàn hóa chất – là tài liệu bắt buộc đối với hầu hết các mặt hàng có yếu tố hóa học, mỹ phẩm, chất tẩy, sơn, thực phẩm chức năng, và cả dược phẩm.
MSDS cung cấp thông tin về thành phần, nguy cơ, hướng dẫn bảo quản, vận chuyển và xử lý khi xảy ra sự cố.

Tuy nhiên, chỉ một lỗi nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tại hải quan, thậm chí bị trả về. Hãy cùng VietCert điểm qua 10 sai lầm nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải khi làm MSDS.

II. 10 SAI LẦM KHI LÀM MSDS KHIẾN HÀNG BỊ GIỮ TẠI HẢI QUAN

⚠️ 1. Không khai đúng thành phần hóa học

Rất nhiều doanh nghiệp khai thiếu hoặc sai tỷ lệ phần trăm của thành phần hóa học.
Hải quan sẽ nghi ngờ tính an toàn và yêu cầu kiểm định lại, khiến hàng bị giữ chờ xác minh.

⚠️ 2. Sao chép MSDS của sản phẩm khác

Một số đơn vị dùng MSDS mẫu của sản phẩm tương tự để tiết kiệm chi phí.
Đây là lỗi nghiêm trọng, vì mỗi sản phẩm có thành phần và tính chất riêng biệt – sai lệch thông tin sẽ bị từ chối.

⚠️ 3. Không có chữ ký và con dấu của tổ chức chứng nhận

MSDS không có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền hoặc con dấu tổ chức được công nhận sẽ không được thông qua.

⚠️ 4. Bản dịch không đúng chuẩn

Nếu hàng hóa xuất đi EU, Mỹ hay Nhật, bản dịch MSDS phải đúng chuẩn ngôn ngữ và thuật ngữ kỹ thuật. Dịch sai hoặc dùng ngôn ngữ không chính xác là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.

⚠️ 5. Không cập nhật theo tiêu chuẩn mới

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng MSDS cũ, không phù hợp với tiêu chuẩn GHS (Globally Harmonized System).
Các cơ quan chức năng yêu cầu cập nhật định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi về thành phần sản phẩm.

⚠️ 6. Thiếu thông tin người chịu trách nhiệm pháp lý

MSDS phải nêu rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu. Nếu thiếu, hải quan sẽ không biết ai là bên chịu trách nhiệm khi có sự cố.

⚠️ 7. Không nêu rõ biện pháp xử lý khi rò rỉ hoặc cháy nổ

Phần hướng dẫn an toàn là mục bắt buộc. Bỏ qua phần này đồng nghĩa với việc sản phẩm bị coi là “nguy cơ cao”.

⚠️ 8. Không có logo hoặc thông tin của cơ quan chứng nhận

MSDS hợp lệ cần có logo của đơn vị chứng nhận hoặc cơ quan phê duyệt. Việc thiếu logo thể hiện hồ sơ không được công nhận chính thức.

⚠️ 9. Sử dụng định dạng không đúng mẫu quốc tế

Một số doanh nghiệp trình bày không đúng cấu trúc 16 mục chuẩn của GHS. Hệ thống MSDS quốc tế rất chặt chẽ – sai format là lỗi bị loại ngay lập tức.

⚠️ 10. Không lưu hồ sơ và chứng từ chứng minh nguồn gốc

Khi bị kiểm tra hậu kiểm, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ gốc, MSDS và COA. Nếu không có, hàng có thể bị đình chỉ lưu hành.

III. CÁCH KHẮC PHỤC & PHÒNG TRÁNH NHỮNG SAI LẦM TRÊN

✅ 1. Làm việc với đơn vị được ủy quyền chứng nhận MSDS, ví dụ VietCert – có năng lực và hệ thống cập nhật theo chuẩn quốc tế.
✅ 2. Cập nhật định kỳ hồ sơ, đặc biệt khi có thay đổi về nguyên liệu hoặc quy định mới từ EU, FDA, hay GHS.
✅ 3. Kiểm tra bản dịch kỹ thuật song ngữ trước khi nộp.
✅ 4. Lưu trữ hồ sơ bản gốc và bản sao điện tử ít nhất 5 năm.
✅ 5. Đào tạo nhân viên xuất nhập khẩu hiểu rõ về MSDS, tránh khai sai hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.

IV. VAI TRÒ CỦA VIETCERT TRONG CHỨNG NHẬN MSDS CHUẨN QUỐC TẾ

VietCert hiện là đơn vị tư vấn, chứng nhận và dịch thuật MSDS được nhiều doanh nghiệp xuất khẩu tin chọn.
Chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn xác định nhóm sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn MSDS quốc tế.

• Soạn thảo và dịch thuật MSDS đa ngữ (Anh, Nhật, Hàn, Trung, Pháp…).

• Hợp pháp hóa và chứng nhận bởi tổ chức được công nhận toàn cầu.

• Cập nhật định kỳ theo tiêu chuẩn GHS 2025 mới nhất.

👉 Với VietCert, doanh nghiệp yên tâm hàng hóa được thông quan nhanh, không lo bị giữ tại hải quan.

Xem thêm:

MSDS điện tử (e-MSDS) – Xu hướng quản lý hóa chất thông minh 

Chuyển phát nhanh hỏa tốc từ Quận Ba Đình vào Phú Quốc chất lượng uy tín