NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI LÀM MSDS KHÔNG ĐẠT CHUẨN QUỐC TẾ
🔍 MSDS – CHỨNG TỪ KHÔNG THỂ THIẾU KHI XUẤT NHẬP KHẨU
MSDS (Material Safety Data Sheet) – hay còn gọi là Phiếu an toàn hóa chất, là tài liệu bắt buộc với nhiều loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu, đặc biệt là sản phẩm có thành phần hóa học.
Bảng MSDS giúp mô tả rõ tính chất, độ nguy hiểm, cách bảo quản và xử lý khi rò rỉ, cháy nổ. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp rắc rối vì hồ sơ không đạt chuẩn quốc tế, dẫn đến hàng bị giữ tại hải quan hoặc bị từ chối thông quan.
⚠️ LỖI 1: KHÔNG GHI ĐỦ 16 MỤC BẮT BUỘC THEO GHS
Một bảng MSDS đạt chuẩn phải có đầy đủ 16 phần nội dung theo quy định GHS (Globally Harmonized System).
Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp bỏ sót thông tin về vận chuyển, xử lý rác thải, hoặc thông tin pháp lý, khiến hồ sơ bị đánh giá là không hợp lệ.
📌 Lời khuyên:
-
Đảm bảo tất cả 16 phần được trình bày rõ ràng, đúng định dạng.
-
Nên tham khảo mẫu MSDS của các tổ chức uy tín quốc tế như ECHA (Châu Âu) hoặc OSHA (Mỹ).
⚠️ LỖI 2: DỊCH SAI HOẶC KHÔNG CHUẨN THUẬT NGỮ KỸ THUẬT
Một lỗi phổ biến khác là dịch máy, dịch sai tên hóa chất hoặc cảnh báo an toàn.
Chỉ cần sai 1 thuật ngữ, toàn bộ hồ sơ có thể bị từ chối.
Ví dụ:
-
“Flammable” (Dễ cháy) bị dịch sai thành “Có thể cháy”
-
“Corrosive” (Ăn mòn) dịch thành “Gây kích ứng”
📌 Giải pháp:
-
Sử dụng đội ngũ chuyên dịch MSDS chuyên ngành hóa chất.
-
Không nên tự dịch nếu không hiểu rõ thuật ngữ chuyên môn.
⚠️ LỖI 3: THIẾU MÃ CAS HOẶC SAI TÊN HÓA HỌC
Mỗi hóa chất đều có mã CAS (Chemical Abstracts Service) riêng.
Việc thiếu hoặc sai mã CAS khiến cơ quan hải quan không thể đối chiếu thành phần, dẫn đến việc bị yêu cầu bổ sung hoặc tạm giữ hàng.
📌 Cách khắc phục:
-
Tra cứu chính xác mã CAS trên Chemical Abstracts Database.
-
Kiểm tra trùng khớp giữa tên hóa học, công thức và mã CAS.
⚠️ LỖI 4: KHÔNG GHI RÕ NHÀ SẢN XUẤT VÀ NHÀ NHẬP KHẨU
Thông tin về tên, địa chỉ, và số liên hệ của nhà sản xuất, nhập khẩu là mục bắt buộc.
Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi tên chung chung, không có địa chỉ hoặc số điện thoại quốc tế hợp lệ, khiến hồ sơ mất tính xác thực.
📌 Gợi ý:
-
Ghi rõ tên pháp lý đầy đủ của doanh nghiệp.
-
Cung cấp thông tin liên hệ của người phụ trách an toàn hóa chất.
⚠️ LỖI 5: KHÔNG PHÙ HỢP VỚI QUY CHUẨN QUỐC GIA ĐÍCH ĐẾN
Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng đối với MSDS.
Ví dụ:
-
EU yêu cầu tuân thủ REACH Regulation.
-
Mỹ yêu cầu theo OSHA Hazard Communication Standard (HCS).
-
Việt Nam tuân thủ theo Thông tư 04/2012/TT-BCT.
Nếu chỉ dùng mẫu MSDS nội địa mà gửi ra nước ngoài, chắc chắn sẽ bị trả hồ sơ.
📌 Giải pháp:
-
Xác định rõ thị trường xuất khẩu để lập MSDS đúng tiêu chuẩn.
-
Cập nhật bản MSDS mới nhất theo từng năm hoặc thay đổi thành phần.
⚠️ LỖI 6: KHÔNG CÓ NGÀY CẬP NHẬT GẦN NHẤT
MSDS có hạn sử dụng. Nếu doanh nghiệp nộp phiếu đã cũ hoặc không cập nhật trong vòng 3–5 năm, hải quan có thể yêu cầu làm lại.
📌 Mẹo nhỏ:
-
Luôn ghi rõ “Ngày phát hành” và “Ngày cập nhật gần nhất”.
-
Cập nhật ngay khi có thay đổi về nhà sản xuất hoặc thành phần hóa chất.
⚠️ LỖI 7: KHÔNG KIỂM TRA LẠI TRƯỚC KHI GỬI
Nhiều trường hợp doanh nghiệp làm MSDS qua trung gian, nhưng không kiểm tra kỹ nội dung.
Kết quả: thông tin sai lệch, lỗi định dạng hoặc thiếu chữ ký xác nhận.
📌 Giải pháp:
-
Luôn kiểm tra kỹ bản PDF hoặc Word trước khi nộp.
-
Đảm bảo có chữ ký hoặc con dấu hợp lệ của đơn vị phát hành.
✅ KINH NGHIỆM LÀM MSDS CHUẨN QUỐC TẾ
Để tránh những lỗi kể trên, doanh nghiệp nên:
-
Hợp tác với đơn vị chuyên lập MSDS quốc tế.
-
Sử dụng mẫu chuẩn theo tiêu chuẩn GHS và REACH.
-
Thường xuyên đào tạo nhân sự về quy định an toàn hóa chất.
-
Cập nhật định kỳ các quy định mới của từng quốc gia.
🌐 TỔNG KẾT
MSDS không chỉ là một chứng từ kỹ thuật – mà là “chìa khóa thông quan” cho mọi hàng hóa hóa chất.
Sai sót nhỏ trong hồ sơ có thể khiến doanh nghiệp trì hoãn đơn hàng, tăng chi phí lưu kho.
Vì vậy, chuẩn hóa ngay từ đầu là giải pháp thông minh để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Xem thêm:
HƯỚNG DẪN ĐỌC VÀ HIỂU ĐÚNG BẢNG MSDS TRONG HỒ SƠ XUẤT NHẬP KHẨU
Cập nhật tin tức mới nhất về ngành Logistics tại Mỹ
