1. Tổng quan về chứng từ trong xuất nhập khẩu năm 2025

Chứng từ xuất nhập khẩu giữ vai trò then chốt trong quá trình giao thương quốc tế. Đây là các tài liệu chứng minh chất lượng, nguồn gốc, an toàn sản phẩm và sự phù hợp của hàng hóa đối với tiêu chuẩn thị trường nhập khẩu. Năm 2025, xu hướng số hóa chứng từ, truy xuất nguồn gốc điện tử và tiêu chuẩn hóa quốc tế trở thành yêu cầu bắt buộc.

Các loại chứng từ quan trọng có thể chia thành 3 nhóm chính:

• Nhóm chứng minh nguồn gốc và xuất xứ

• Nhóm chứng nhận chất lượng, kỹ thuật

• Nhóm chứng từ an toàn, hóa chất và môi trường

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác sẽ giúp quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, hạn chế sai sót và tăng hiệu quả kinh doanh.

2. Chứng nhận xuất xứ CO (Certificate of Origin)

2.1. CO là gì?

CO là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, xác nhận sản phẩm được sản xuất hoặc gia công tại một quốc gia cụ thể. Đây là tài liệu bắt buộc trong nhiều hiệp định thương mại.

2.2. Vai trò trong năm 2025

Năm 2025, nhiều hiệp định thương mại tự do tiếp tục được triển khai như EVFTA, CPTPP, RCEP. Các thị trường yêu cầu CO để xác nhận hưởng ưu đãi thuế quan và đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

2.3. Các loại CO phổ biến

• CO form AANZ

• CO form EUR.1

• CO theo từng hiệp định thương mại

• CO ưu đãi và không ưu đãi

Doanh nghiệp cần cung cấp đúng mẫu CO theo thị trường nhập khẩu yêu cầu.

3. Chứng thư chất lượng CQ (Certificate of Quality)

3.1. CQ là gì?

CQ là chứng thư xác nhận sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất hoặc tiêu chuẩn quốc gia/quốc tế liên quan.

3.2. Tầm quan trọng trong xuất nhập khẩu 2025

Trong bối cảnh toàn cầu chú trọng minh bạch chất lượng, CQ giúp:

• Khẳng định chất lượng hàng hóa

• Tăng uy tín doanh nghiệp

• Làm điều kiện để thông quan hoặc làm việc với cơ quan kiểm định

Các nước nhập khẩu, đặc biệt Mỹ, EU và Úc, tăng cường yêu cầu CQ để đảm bảo sản phẩm không vi phạm tiêu chuẩn an toàn.

4. Phiếu an toàn hóa chất MSDS/SDS

4.1. MSDS/SDS là gì?

MSDS (Material Safety Data Sheet) hay SDS (Safety Data Sheet) là phiếu an toàn hóa chất theo tiêu chuẩn GHS. Phiếu cung cấp thông tin về thành phần, nguy hại, hướng dẫn phòng ngừa và xử lý sự cố.

4.2. Yêu cầu cập nhật theo GHS Revision mới nhất năm 2025

Nhiều quốc gia áp dụng GHS Revision 9 để phân loại hóa chất. Vì vậy, doanh nghiệp phải cập nhật SDS theo:

• 16 mục chuẩn quốc tế

• Nhãn cảnh báo GHS

• Mã H và P chính xác

• Thông tin độc tính và vận chuyển theo UN

4.3. Khi nào cần MSDS?

Tất cả sản phẩm chứa hóa chất, nguyên liệu công nghiệp hoặc hàng hóa có nguy hại phải có MSDS để xuất khẩu hoặc khai báo hải quan.

5. Bộ tiêu chuẩn ISO – Yêu cầu quan trọng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

5.1. Các chứng nhận ISO bắt buộc hoặc thường được yêu cầu

• ISO 9001 – Quản lý chất lượng

• ISO 14001 – Quản lý môi trường

• ISO 45001 – An toàn sức khỏe nghề nghiệp

• ISO 22000 – An toàn thực phẩm

• ISO 17025 – Năng lực phòng thử nghiệm

5.2. Vai trò trong năm 2025

Doanh nghiệp có chứng nhận ISO:

• Tăng mức độ tin cậy với đối tác quốc tế

• Giảm rủi ro bị đánh giá lại khi thông quan

• Dễ dàng tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu

6. Các chứng từ bắt buộc khác trong xuất nhập khẩu năm 2025

Ngoài CO, CQ, MSDS và ISO, năm 2025 yêu cầu nhiều tài liệu khác tùy theo ngành hàng.

6.1. Chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc động vật (Phytosanitary / Health Certificate)

Áp dụng với nông sản, gỗ, thủy sản, động vật và thực phẩm tươi sống.

6.2. Chứng nhận kiểm tra chất lượng theo quy định quốc gia nhập khẩu

Một số thị trường yêu cầu kiểm tra trước khi xuất khẩu, ví dụ:

• Kiểm tra an toàn điện

• Kiểm tra tiêu chuẩn bao bì

• Kiểm tra thành phần nguyên liệu

6.3. Chứng nhận tự do bán hàng – Free Sale Certificate (FSC)

Thường được yêu cầu cho mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế.

6.4. Hồ sơ kỹ thuật: Technical File / Product Specification

Gồm cấu tạo sản phẩm, quy trình sản xuất, danh mục vật liệu và thông số kỹ thuật.

6.5. Chứng thư hun trùng – Fumigation Certificate

Áp dụng với vận chuyển container hoặc hàng hóa có nguy cơ nhiễm dịch hại.

7. Tác động của yêu cầu chứng từ đối với doanh nghiệp Việt Nam năm 2025

Các yêu cầu chứng từ ngày càng chặt chẽ giúp:

• Cải thiện chất lượng hàng hóa quốc gia

• Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế

• Đảm bảo an toàn và môi trường theo tiêu chuẩn cao

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng đối mặt với thách thức trong:

• Chi phí chuẩn bị tài liệu kỹ thuật

• Yêu cầu cập nhật tiêu chuẩn quốc tế

• Tăng khối lượng hồ sơ khi xuất khẩu

Sự chuẩn bị chủ động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp giảm rủi ro và tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu.

8. Lời kết

Trong năm 2025, các chứng từ xuất nhập khẩu như CO, CQ, MSDS, ISO và nhiều tài liệu kỹ thuật đi kèm trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại quốc tế. Việc nắm rõ từng loại hồ sơ, hiểu vai trò và quy định áp dụng cho từng thị trường là chìa khóa giúp doanh nghiệp Việt Nam tự tin, tuân thủ tiêu chuẩn và mở rộng thị trường toàn cầu. Chuẩn bị chứng từ chính xác không chỉ hỗ trợ thông quan thuận lợi mà còn nâng cao uy tín, đảm bảo tính minh bạch và thúc đẩy năng lực cạnh tranh trong dài hạn.