Hồ sơ pháp lý cần có khi nhập khẩu hàng hóa? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ pháp lý cần có khi nhập khẩu hàng hóa là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm ngay từ trước khi ký hợp đồng và đưa hàng về Việt Nam. Chuẩn bị đúng hồ sơ không chỉ giúp quá trình khai báo hải quan thuận lợi mà còn giúp doanh nghiệp xác định sớm hàng hóa có thuộc diện giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc quản lý chuyên ngành hay không.

Vậy hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ nào? Khi nào cần giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành?

Hãy cùng VIETCERT tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ pháp lý nhập khẩu hàng hóa là gì?

Hồ sơ pháp lý nhập khẩu hàng hóa là tập hợp các giấy tờ, chứng từ được sử dụng để chứng minh nguồn gốc, giao dịch, đặc điểm hàng hóa và tính hợp pháp của hoạt động nhập khẩu, đồng thời phục vụ thủ tục hải quan và các yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, mã HS, xuất xứ, mục đích nhập khẩu và chính sách quản lý của từng mặt hàng, bộ hồ sơ có thể khác nhau.

Do đó, không phải mọi lô hàng nhập khẩu đều sử dụng một bộ hồ sơ hoàn toàn giống nhau.

Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu, thay vì chỉ chuẩn bị chứng từ sau khi hàng đã về cảng.

2. Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

Một bộ hồ sơ nhập khẩu thông thường có thể bao gồm các chứng từ cơ bản sau:

2.1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng trong thủ tục nhập khẩu, thể hiện các thông tin về người nhập khẩu, người xuất khẩu, hàng hóa, trị giá, mã HS, thuế và các thông tin liên quan.

Doanh nghiệp cần khai báo chính xác các thông tin trên tờ khai, đặc biệt là:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• Chính sách quản lý mặt hàng.

Sai thông tin trên tờ khai có thể dẫn đến việc phải sửa đổi, bổ sung hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình thông quan.

2.2. Hợp đồng ngoại thương – Contract

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên nhập khẩu và bên xuất khẩu.

Hợp đồng thường thể hiện các thông tin như:

• Tên người mua và người bán.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Tổng trị giá.
• Điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Điều khoản liên quan đến giao nhận.

Doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng và các chứng từ khác của lô hàng.

2.3. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Commercial Invoice là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch của hàng hóa.

Invoice thường được sử dụng để:

• Khai báo trị giá hải quan.
• Xác định trị giá tính thuế theo quy định.
• Đối chiếu thông tin với hợp đồng.
• Đối chiếu với Packing List và chứng từ vận tải.

Các thông tin trên Invoice cần thống nhất với hồ sơ của lô hàng.

2.4. Phiếu đóng gói – Packing List

Packing List thể hiện cách thức đóng gói và phân bổ hàng hóa trong lô hàng.

Thông thường Packing List có thể thể hiện:

• Số kiện.
• Số lượng sản phẩm.
• Trọng lượng.
• Kích thước.
• Quy cách đóng gói.
• Số hiệu kiện hàng.

Đây là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp, đơn vị logistics và cơ quan chức năng đối chiếu hàng hóa thực tế với chứng từ.

2.5. Vận đơn – Bill of Lading/Air Waybill

Vận đơn là chứng từ vận tải do hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận chuyển phát hành.

Tùy phương thức vận tải, doanh nghiệp có thể gặp:

• Bill of Lading (B/L) đối với vận tải biển.
• Air Waybill (AWB) đối với vận tải hàng không.
• Chứng từ vận tải tương ứng đối với các phương thức khác.

Thông tin trên vận đơn cần được kiểm tra để đảm bảo phù hợp với lô hàng và các chứng từ liên quan.

3. Giấy phép nhập khẩu có bắt buộc với mọi hàng hóa không?

Không.

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp thường hiểu nhầm.

Không phải tất cả hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam đều phải xin giấy phép nhập khẩu.

Tuy nhiên, một số mặt hàng có thể thuộc diện:

• Cấm nhập khẩu.
• Tạm ngừng nhập khẩu.
• Nhập khẩu theo giấy phép.
• Nhập khẩu theo điều kiện.
• Quản lý bằng hạn ngạch.
• Quản lý chuyên ngành.
• Kiểm dịch.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.

Vì vậy, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định mã HS và chính sách quản lý mặt hàng để biết có phải xin giấy phép hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành hay không.

Các quy định về thủ tục hải quan và quản lý hàng hóa nhập khẩu được thực hiện theo hệ thống pháp luật hải quan và các quy định chuyên ngành tương ứng.

4. Khi nào cần giấy phép nhập khẩu?

Giấy phép nhập khẩu chỉ áp dụng đối với những hàng hóa thuộc diện pháp luật yêu cầu.

Tùy từng mặt hàng, giấy phép có thể được cấp hoặc quản lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tương ứng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

Tên hàng → Mã HS → Chính sách mặt hàng → Cơ quan quản lý → Giấy phép/điều kiện cần đáp ứng.

Không nên chỉ căn cứ vào tên thương mại của sản phẩm để kết luận có cần giấy phép hay không.

Một số chính sách nhập khẩu còn có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đăng ký hoặc xin phép trước khi làm thủ tục hải quan. Các quy định cụ thể phụ thuộc vào từng nhóm hàng.

5. Kiểm tra chuyên ngành có phải là hồ sơ nhập khẩu bắt buộc không?

Không phải mọi hàng hóa đều phải kiểm tra chuyên ngành.

Tuy nhiên, đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các thủ tục như:

• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
• Kiểm dịch động vật.
• Kiểm dịch thực vật.
• Kiểm dịch thủy sản.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm tra chuyên ngành khác theo quy định.

Ví dụ, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các quy định liên quan đến kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc an toàn thực phẩm tùy chính sách của từng nhóm hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách hàng hóa trước khi hàng về cảng để có thời gian chuẩn bị.

6. C/O có bắt buộc khi nhập khẩu hàng hóa không?

C/O (Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) là chứng từ chứng minh xuất xứ của hàng hóa.

C/O không phải lúc nào cũng là một chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng nhập khẩu.

Tuy nhiên, C/O có thể đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn:

• Hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA.
• Chứng minh xuất xứ hàng hóa.
• Đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc đối tác.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến chính sách xuất xứ.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo FTA, cần kiểm tra điều kiện về xuất xứ và chứng từ chứng nhận xuất xứ tương ứng.

7. Nhãn hàng hóa và nhãn phụ khi nhập khẩu

Ngoài hồ sơ hải quan, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến quy định về nhãn hàng hóa.

Đối với hàng hóa nhập khẩu, tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải thực hiện việc thể hiện các nội dung nhãn theo quy định trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông trên thị trường Việt Nam.

Nhãn cần được kiểm tra về các nội dung như:

• Tên hàng hóa.
• Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Các nội dung bắt buộc khác theo tính chất từng sản phẩm.

Nếu nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài chưa thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Việt Nam, doanh nghiệp cần xem xét việc sử dụng nhãn phụ trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông.

8. Hồ sơ pháp lý nhập khẩu theo từng nhóm hàng

Không nên áp dụng một checklist duy nhất cho tất cả sản phẩm.

Có thể hình dung bộ hồ sơ theo 3 nhóm:

Nhóm hồ sơ	Ví dụ
Chứng từ thương mại	Contract, Commercial Invoice, Packing List
Chứng từ vận tải	B/L, AWB, chứng từ vận tải
Hồ sơ hải quan	Tờ khai và chứng từ theo quy định
Hồ sơ xuất xứ	C/O hoặc chứng từ xuất xứ theo trường hợp áp dụng
Giấy phép	Áp dụng với hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép
Kiểm tra chuyên ngành	Chất lượng, kiểm dịch, ATTP… tùy mặt hàng
Hồ sơ kỹ thuật	TDS, COA, catalogue, test report… tùy sản phẩm
Hồ sơ công bố/đăng ký	Áp dụng với những nhóm hàng có quy định riêng

Điểm quan trọng là TDS, COA, Catalogue hay Test Report không mặc nhiên là chứng từ hải quan bắt buộc cho mọi loại hàng hóa.

Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu thực tế của từng mặt hàng.

9. Checklist hồ sơ pháp lý trước khi nhập khẩu hàng hóa

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra theo checklist sau:

• Xác định chính xác tên hàng.
• Xác định mã HS.
• Kiểm tra chính sách nhập khẩu.
• Kiểm tra hàng có thuộc diện cấm/hạn chế nhập khẩu không.
• Kiểm tra có cần giấy phép nhập khẩu không.
• Kiểm tra có cần kiểm tra chuyên ngành không.
• Chuẩn bị Sales Contract.
• Chuẩn bị Commercial Invoice.
• Chuẩn bị Packing List.
• Chuẩn bị chứng từ vận tải.
• Kiểm tra C/O nếu cần chứng minh xuất xứ hoặc hưởng ưu đãi thuế.
• Kiểm tra nhãn hàng hóa và nhãn phụ.
• Chuẩn bị các chứng từ kỹ thuật nếu mặt hàng có yêu cầu.
• Kiểm tra các hồ sơ công bố/đăng ký/kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.

10. Những sai lầm thường gặp khi nhập khẩu hàng hóa

Sai lầm 1: Chỉ kiểm tra hồ sơ khi hàng đã về cảng

Đây là một trong những rủi ro phổ biến nhất.

Nếu hàng thuộc diện giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị trước, thời gian thông quan có thể bị ảnh hưởng.

Sai lầm 2: Chỉ căn cứ vào tên sản phẩm để xác định thủ tục

Cùng một nhóm sản phẩm nhưng thành phần, công dụng, cấu tạo hoặc mục đích sử dụng khác nhau có thể dẫn đến chính sách quản lý khác nhau.

Sai lầm 3: Không kiểm tra mã HS

Mã HS có vai trò quan trọng trong việc xác định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa.

Sai lầm 4: Nhầm tài liệu kỹ thuật với hồ sơ pháp lý bắt buộc

TDS, COA, Catalogue hoặc Test Report có thể hữu ích trong việc mô tả và quản lý sản phẩm nhưng không phải mọi tài liệu đều là chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng.

Sai lầm 5: Không kiểm tra nhãn trước khi nhập

Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu về nhãn từ sớm để tránh phải xử lý bị động sau khi hàng đã về Việt Nam.

11. Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu từ khi nào?

Càng sớm càng tốt – lý tưởng là ngay từ giai đoạn trước khi ký hợp đồng mua hàng.

Quy trình nên thực hiện:

Bước 1: Xác định chính xác sản phẩm.

Bước 2: Xác định mã HS dự kiến.

Bước 3: Kiểm tra chính sách nhập khẩu.

Bước 4: Xác định giấy phép hoặc thủ tục chuyên ngành nếu có.

Bước 5: Kiểm tra bộ chứng từ nhà cung cấp có thể cung cấp.

Bước 6: Kiểm tra nhãn hàng hóa.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ hải quan.

Bước 8: Thực hiện khai báo và các thủ tục liên quan.

Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã cập cảng nhưng hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ.

12. VIETCERT hỗ trợ rà soát hồ sơ pháp lý nhập khẩu hàng hóa

Mỗi nhóm hàng có thể có yêu cầu pháp lý khác nhau. Vì vậy, thay vì sử dụng một checklist chung cho mọi sản phẩm, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ dựa trên chính sách quản lý của từng mặt hàng.

VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn và rà soát các nội dung liên quan đến:

• Hồ sơ pháp lý nhập khẩu.
• Chính sách quản lý hàng hóa.
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
• Hồ sơ công bố/đăng ký theo từng nhóm sản phẩm.
• Hồ sơ kỹ thuật.
• TDS, COA và các tài liệu liên quan.
• Rà soát hồ sơ trước khi nhập khẩu.

Kết luận

Hồ sơ pháp lý cần có khi nhập khẩu hàng hóa không giống nhau đối với mọi sản phẩm. Một bộ chứng từ nhập khẩu thông thường có thể bao gồm tờ khai hải quan, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và các tài liệu khác tùy từng trường hợp.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra trước mã HS, chính sách mặt hàng, giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, xuất xứ và yêu cầu về nhãn hàng hóa để tránh phát sinh khi hàng về đến cảng.

Chuẩn bị hồ sơ trước khi nhập khẩu – chủ động thủ tục, hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian.

VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hồ sơ pháp lý và thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

ĐỌC THÊM:

TDS hay MSDS? Đừng nhầm lẫn! Phân biệt TDS và MSDS trong hồ sơ mỹ phẩm