MSDS (Material Safety Data Sheet) – Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất – là tài liệu bắt buộc trong vận chuyển quốc tế đối với các mặt hàng có chứa hóa chất, chất dễ cháy, hoặc có tính nguy hiểm cao. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, gặp phải nhiều lỗi nghiêm trọng trong quá trình soạn MSDS. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ thông quan mà còn có thể khiến hàng bị trả về hoặc tiêu hủy.
Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến nhất khi làm MSDS và cách để tránh, giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian xuất khẩu.
MSDS
1. Thiếu thông tin hoặc trình bày không đủ 16 mục theo chuẩn GHS
Theo quy định quốc tế, một MSDS đạt chuẩn GHS phải gồm đầy đủ 16 mục như: nhận diện sản phẩm, thông tin thành phần, biện pháp sơ cứu, xử lý sự cố, đặc tính vật lý, tính ổn định hóa học, thông tin độc hại…
❌ Lỗi thường gặp:
Chỉ cung cấp 8–10 mục
Trình bày sai thứ tự
Thiếu mục đặc biệt như mã CAS, cảnh báo GHS
✅ Cách tránh: Luôn tuân theo mẫu chuẩn MSDS quốc tế và cập nhật theo hệ thống GHS mới nhất. Nếu bạn không chắc chắn, nên nhờ các đơn vị chuyên soạn MSDS hỗ trợ.
2. Không có mã CAS hoặc sai mã CAS
CAS (Chemical Abstracts Service) là mã định danh duy nhất cho từng chất hóa học, rất quan trọng để phân loại và đánh giá mức độ nguy hiểm.
❌ Lỗi thường gặp:
Thiếu mã CAS cho các thành phần chính
Dùng mã CAS không khớp với tên hóa học
Copy sai từ nguồn không đáng tin cậy
✅ Cách tránh: Tra cứu mã CAS từ các cơ sở dữ liệu chính thống như PubChem hoặc tài liệu từ nhà sản xuất nguyên liệu gốc.
3. Ngôn ngữ sử dụng không đúng quy định
MSDS gửi đi quốc tế cần phải được trình bày bằng tiếng Anh, hoặc ngôn ngữ quốc gia nhập khẩu.
❌ Lỗi thường gặp:
Viết hoàn toàn bằng tiếng Việt
Dịch Google máy móc, sai chuyên ngành
Không có bản song ngữ (nếu cần)
✅ Cách tránh: Luôn biên soạn MSDS bằng tiếng Anh chuẩn kỹ thuật, có thể kèm bản song ngữ Việt – Anh để đối chiếu. Nếu xuất khẩu sang EU hoặc Nhật, hãy cân nhắc dịch sang tiếng Đức, Pháp hoặc Nhật theo yêu cầu địa phương.
4. Thiếu biểu tượng cảnh báo và mã phân loại nguy hiểm
Theo chuẩn GHS, mỗi MSDS phải có biểu tượng cảnh báo nguy hiểm phù hợp với tính chất hóa học của sản phẩm: dễ cháy, độc hại, ăn mòn, gây kích ứng, v.v.
❌ Lỗi thường gặp:
Không có biểu tượng GHS
Dùng biểu tượng sai với tính chất sản phẩm
Không có mã H (Hazard Statements) và mã P (Precautionary Statements)
✅ Cách tránh: Tra cứu danh mục GHS để gán đúng mã H, P và biểu tượng tương ứng. Nếu hàng hóa chứa hỗn hợp chất, nên phân tích từng thành phần để xác định mức độ nguy hiểm chính xác.
5. Dùng mẫu MSDS cũ, không cập nhật
MSDS thường có thời hạn hiệu lực từ 3–5 năm tùy sản phẩm và thị trường. Việc sử dụng bản cũ, lỗi thời có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
❌ Lỗi thường gặp:
Bản MSDS từ năm 2015 hoặc cũ hơn
Không có ngày cập nhật cuối cùng
Dùng bản scan mờ, không đọc được
✅ Cách tránh: Luôn kiểm tra ngày phát hành và ngày cập nhật trên MSDS. Nếu thay đổi thành phần sản phẩm, cần cập nhật MSDS kịp thời. Sử dụng bản mềm PDF rõ nét, có đóng dấu (nếu cần).
6. Sai thông tin công ty sản xuất hoặc nhập khẩu
MSDS cần thể hiện rõ tên công ty sản xuất, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, và người phụ trách an toàn (SDS author).
❌ Lỗi thường gặp:
Không ghi tên đơn vị chịu trách nhiệm
Dùng thông tin giả mạo hoặc từ bên thứ ba
Ghi sai địa chỉ/điện thoại
✅ Cách tránh: Điền chính xác thông tin công ty bạn hoặc nhà sản xuất được ủy quyền. Điều này đặc biệt quan trọng nếu xảy ra sự cố vận chuyển hoặc yêu cầu xác minh.
7. Lỗi định dạng và trình bày thiếu chuyên nghiệp
Một MSDS không chuyên nghiệp sẽ bị đánh giá thấp và có thể bị hãng vận chuyển/hải quan từ chối.
❌ Lỗi thường gặp:
Font chữ loạn, định dạng rối
Không có logo công ty
Không có trang đầu tóm tắt thông tin chính
✅ Cách tránh: Sử dụng mẫu định dạng MSDS chuyên nghiệp: logo, trang bìa, phân chia rõ ràng các mục, có bảng biểu và đánh số trang. Trình bày nhất quán, logic.
8. Không kèm theo MSDS khi gửi hàng nguy hiểm
Dù sản phẩm có MSDS, nhưng nhiều doanh nghiệp quên gửi kèm theo trong hồ sơ vận chuyển, dẫn đến bị giữ hàng ở cửa khẩu.
✅ Cách tránh: Luôn kẹp MSDS trong bộ hồ sơ gửi hàng: invoice, packing list, CO, MSDS. Với hàng gửi bằng đường hàng không, cần gửi sớm cho hãng bay để duyệt trước.
Vietcert – Hỗ trợ làm MSDS chuyên nghiệp
Nếu bạn đang lo lắng không biết làm MSDS thế nào cho đúng chuẩn quốc tế, đừng ngần ngại liên hệ Vietcert. Chúng tôi cung cấp:
Dịch vụ biên soạn MSDS theo chuẩn GHS, REACH, OSHA
Hỗ trợ dịch thuật MSDS sang các ngôn ngữ xuất khẩu
Tư vấn xử lý hồ sơ MSDS bị trả về hoặc bị giữ lại
Kết luận
Việc mắc lỗi khi làm MSDS không chỉ ảnh hưởng đến thời gian thông quan mà còn gây thiệt hại lớn về chi phí và uy tín doanh nghiệp. Nắm vững các lỗi thường gặp và cách tránh chính là bước quan trọng giúp hàng hóa của bạn vượt qua rào cản kỹ thuật và tiếp cận thị trường quốc tế một cách an toàn, hợp pháp.
