Hồ sơ pháp lý cần có khi nhập khẩu hàng hóa doanh nghiệp cần biết
Nhập khẩu hàng hóa không chỉ cần chuẩn bị hàng và phương tiện vận chuyển.
Doanh nghiệp còn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan.
Một bộ hồ sơ thiếu chứng từ có thể khiến hàng bị chậm thông quan.
Một số mặt hàng còn phải đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành.
Đặc biệt, quy định thủ tục hải quan đang được cập nhật trong năm 2026.
Thông tư 121/2025/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 01/02/2026.
Vậy nhập khẩu hàng hóa cần chuẩn bị những hồ sơ nào?
1. Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa.
Doanh nghiệp khai báo các thông tin của lô hàng trên hệ thống hải quan.
Nội dung thường gồm:
- Người nhập khẩu.
- Người xuất khẩu.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Mã HS.
- Số lượng.
- Trọng lượng.
- Trị giá hàng hóa.
- Xuất xứ.
- Thuế và các thông tin liên quan.
Doanh nghiệp cần khai chính xác ngay từ đầu.
Sai thông tin có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi hoặc kiểm tra thêm.
2. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Commercial Invoice thể hiện giá trị giao dịch của hàng hóa.
Đây là căn cứ quan trọng để xác định trị giá hải quan.
Hóa đơn thường thể hiện:
- Tên người bán.
- Tên người mua.
- Tên hàng.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Tổng giá trị.
- Điều kiện giao hàng.
- Điều kiện thanh toán.
Theo quy định hiện hành, hóa đơn thương mại là một thành phần hồ sơ trong nhiều trường hợp nhập khẩu.
Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp được miễn nộp hóa đơn.
3. Packing List – Phiếu đóng gói
Packing List thể hiện cách hàng hóa được đóng gói.
Chứng từ này thường bao gồm:
- Số kiện.
- Loại bao bì.
- Số lượng hàng.
- Trọng lượng tịnh.
- Trọng lượng cả bì.
- Kích thước kiện hàng.
Packing List giúp đối chiếu hàng hóa khi làm thủ tục.
Thông tin trên Packing List cần thống nhất với Invoice và tờ khai.
4. Vận đơn – Bill of Lading hoặc Air Waybill
Vận đơn là chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.
Tùy phương thức vận tải, doanh nghiệp có thể sử dụng:
- Bill of Lading (B/L) đối với đường biển.
- Air Waybill (AWB) đối với đường hàng không.
- Chứng từ vận tải tương đương đối với phương thức khác.
Vận đơn thường thể hiện người gửi, người nhận và thông tin hàng hóa.
Thông tin về phương tiện và địa điểm vận chuyển cũng được thể hiện.
5. C/O – Chứng nhận xuất xứ hàng hóa
C/O chứng minh xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu.
Chứng từ này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế.
Mức ưu đãi phụ thuộc vào từng hiệp định và điều kiện áp dụng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Loại C/O.
- Nước xuất khẩu.
- Tiêu chí xuất xứ.
- Thông tin doanh nghiệp.
- Thông tin hàng hóa.
- Số lượng và trị giá.
Không phải mọi lô hàng nhập khẩu đều bắt buộc có C/O.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra trước nếu muốn hưởng thuế ưu đãi.
6. Giấy phép nhập khẩu
Một số hàng hóa thuộc diện quản lý bằng giấy phép.
Doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị:
- Giấy phép nhập khẩu.
- Văn bản cho phép nhập khẩu.
- Giấy phép theo hạn ngạch.
- Văn bản giao quyền sử dụng hạn ngạch.
Việc có cần giấy phép hay không phụ thuộc vào từng mặt hàng.
Doanh nghiệp cần tra cứu chính sách trước khi ký hợp đồng.
Quy định hiện hành cũng xác định giấy phép nhập khẩu là một thành phần hồ sơ trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
7. Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành
Đây là nhóm hồ sơ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Một số hàng nhập khẩu phải kiểm tra trước hoặc trong quá trình thông quan.
Có thể bao gồm:
- Kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Kiểm dịch thực vật.
- Kiểm dịch động vật.
- Kiểm tra hiệu suất năng lượng.
- Chứng nhận hợp quy.
- Công bố sản phẩm.
- Các chứng từ chuyên ngành khác.
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành có thể thuộc hồ sơ hải quan.
Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu này trước khi hàng về cảng.
8. Tờ khai trị giá hải quan
Một số trường hợp nhập khẩu phải thực hiện khai trị giá hải quan.
Doanh nghiệp cần xác định đúng phương pháp xác định trị giá.
Thông tin khai báo phải phù hợp với chứng từ của lô hàng.
Việc khai trị giá không chính xác có thể ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai.
9. Chứng từ chứng minh điều kiện nhập khẩu
Một số loại hàng có điều kiện nhập khẩu riêng.
Doanh nghiệp có thể phải cung cấp chứng từ chứng minh đủ điều kiện.
Yêu cầu này phụ thuộc vào tính chất và chính sách quản lý hàng hóa.
Ví dụ có thể liên quan đến:
- Hàng kinh doanh có điều kiện.
- Hóa chất.
- Dược phẩm.
- Mỹ phẩm.
- Thực phẩm.
- Thiết bị y tế.
- Sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt.
Không nên áp dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi mặt hàng.
10. Hồ sơ pháp lý theo từng nhóm hàng
Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ hải quan cơ bản và hồ sơ chuyên ngành.
| Nhóm hồ sơ | Chứng từ thường gặp |
|---|---|
| Hồ sơ thương mại | Invoice, Packing List, hợp đồng |
| Hồ sơ vận tải | B/L, AWB |
| Hồ sơ hải quan | Tờ khai hải quan, tờ khai trị giá nếu thuộc diện |
| Hồ sơ xuất xứ | C/O |
| Hồ sơ cấp phép | Giấy phép nhập khẩu |
| Hồ sơ chuyên ngành | Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, ATTP |
| Hồ sơ kỹ thuật | Test Report, Catalogue, TDS, MSDS |
| Hồ sơ hợp quy | Giấy chứng nhận và công bố hợp quy nếu thuộc diện |
Lưu ý: Không phải mọi lô hàng đều phải có toàn bộ chứng từ trên.
Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào từng mặt hàng và chính sách quản lý.
11. Những lỗi hồ sơ nhập khẩu thường gặp
Doanh nghiệp thường gặp một số lỗi sau:
Sai mã HS
Mã HS ảnh hưởng đến thuế và chính sách quản lý hàng hóa.
Khai sai có thể dẫn đến truy thu hoặc xử lý vi phạm.
Thông tin chứng từ không thống nhất
Tên hàng, số lượng hoặc trọng lượng có thể bị lệch.
Những sai khác này cần được kiểm tra trước khi khai báo.
Thiếu giấy phép
Hàng đã về cảng nhưng doanh nghiệp chưa có giấy phép cần thiết.
Tình trạng này có thể khiến quá trình thông quan bị kéo dài.
Không kiểm tra chính sách chuyên ngành
Doanh nghiệp chỉ kiểm tra thuế mà bỏ qua điều kiện nhập khẩu.
Đây là lỗi có thể gây phát sinh nhiều chi phí.
Chuẩn bị hồ sơ quá muộn
Một số chứng từ cần được thực hiện trước khi hàng về.
Nếu chuẩn bị sát ngày nhập khẩu, doanh nghiệp dễ bị động.
12. Checklist hồ sơ nhập khẩu doanh nghiệp nên kiểm tra
Trước khi nhập hàng, doanh nghiệp nên rà soát:
☑ Hợp đồng ngoại thương.
☑ Commercial Invoice.
☑ Packing List.
☑ Bill of Lading/Air Waybill.
☑ Tờ khai hải quan.
☑ C/O nếu có.
☑ Giấy phép nhập khẩu nếu có.
☑ Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu có.
☑ Chứng từ kiểm dịch nếu có.
☑ Hồ sơ công bố/hợp quy nếu có.
☑ Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.
☑ Chính sách thuế và mã HS.
VIETCERT – Hỗ trợ kiểm tra hồ sơ nhập khẩu
Mỗi mặt hàng có thể có yêu cầu hồ sơ khác nhau.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách trước khi nhập khẩu.
VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ và yêu cầu pháp lý.
Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp mới nhập khẩu hoặc cần kiểm tra hồ sơ.
ĐỌC THÊM:
Lưu ý khi xuất nhập khẩu trong dịp lễ, Tết doanh nghiệp cần biết
