Hóa đơn Invoice là một chứng từ quan trọng với nhiều chức năng khác nhau. Một trong những loại Invoice thường gặp là Proforma Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Cùng tìm hiểu khái niệm này trong bài viết dưới đây của Vietcert nhé!

Tìm hiểu khái niệm Invoice

Invoice là một chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa giống như Packing List. Invoice được hiểu là hóa đơn bán hàng.

Invoice trong ngành xuất nhập khẩu không phải tuân thủ theo các mục của cơ quan nhà nước. Invoice chỉ cần phù hợp với thông tin mặt hàng mình bán là được. Do đó, nó được phát hành bởi người bán cho người mua.

Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó đi kèm với các chứng từ đính kèm để chứng minh việc thanh toán hàng hóa của người mua.

Các thông tin trên Invoice

• Nội dung về số hóa đơn: Tiêu đề, số Invoice
• Ngày làm hóa đơn
• Thông tin người bán, người mua
• Mô tả hàng hóa: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá
• Tên tàu và số chuyến trên Booking
• Số container và số Seal
• Cảng xuất hàng, nhập hàng
• Tổng số tiền bằng chữ và số

Vai trò của Invoice

Hóa đơn Invoice có tầm quan trọng không thể thiếu trong thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Nếu như không có Invoice thì không thể bắt đầu hoạt động Xuất – Nhập khẩu. Bởi vì thời điểm hoàn tất giao dịch, 2 bên đã trao đổi và thỏa thuận nhiều chi tiết như giá, mặt hàng,… Mọi thứ sẽ được liệt kê vào hóa đơn Invoice để 2 bên xem xét trước khi mua bán hàng hóa.

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ đòi tiền.

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn, và do đó không dùng để đòi tiền. Mặc dù vậy, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống hóa đơn thương mại.

Về bản chất, đây chỉ như 1 bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào đó, người mua và bán biết được những thông tin cơ bản về lô hàng, trong đó có chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng.v.v…

PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Sau khi nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Và do đó, chứng từ chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần, cho phù hợp với nhu cầu của các bên.

Nội dung cần có

• Thông tin người bán, người mua
• Số và ngày PI
• Payment: đề bạt điều kiện thanh toán phù hợp với người mua và mong muốn của người bán. Đính kém thông tin về số tài khoản ngân hàng để thực hiện quá trình thanh toán.
• Các thông tin liên quan đến hàng hóa
• Port of loading: Tên cảng bốc hàng tại Việt Nam như Hải Phòng Port,…
• Port of Destination: Cảng đến
• ETA ( Estimates Time Arrival ): ngày dự kiến hàng đến

Thời điểm phát hành

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.

Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.

Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)

Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Trên đây là toàn bộ thông tin trả lời cho câu hỏi Proforma Invoice là gì. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy bổ ích nhé!

Tham khảo thêm các bài viết khác:

Giấy chứng nhận lưu hành tự do hàng hóa

Hiểu như thế nào về vận đơn theo lệnh To Order Bill Of Lading