Lưu ý khi xuất nhập khẩu trong dịp lễ, Tết doanh nghiệp cần biết

Các dịp lễ, Tết thường kéo theo nhu cầu xuất nhập khẩu tăng cao.
Doanh nghiệp cũng dễ gặp tình trạng chậm xử lý chứng từ.
Lịch nghỉ của các bên cũng có thể ảnh hưởng tiến độ giao nhận.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị kế hoạch từ sớm.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi xuất nhập khẩu dịp lễ, Tết.

1. Chủ động kiểm tra lịch nghỉ của các bên liên quan

Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm lịch nghỉ tại Việt Nam.
Cần kiểm tra lịch nghỉ của cả đối tác nước ngoài.

Các bên cần kiểm tra gồm:

• Cơ quan hải quan.
• Cảng biển và sân bay.
• Hãng tàu, hãng hàng không.
• Đại lý vận chuyển.
• Đơn vị kiểm tra chuyên ngành.
• Kho hàng và đơn vị giao nhận.
• Người bán hoặc người mua nước ngoài.

Lịch nghỉ giữa các quốc gia có thể không giống nhau.
Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian xử lý hàng.

Ví dụ, dịp Quốc khánh 2/9/2026 có kỳ nghỉ kéo dài.
Các cơ quan vẫn phải bố trí lực lượng ứng trực phù hợp.

Doanh nghiệp nên xác nhận lịch làm việc trước khi đặt lịch vận chuyển.

2. Hoàn thiện chứng từ xuất nhập khẩu trước kỳ nghỉ

Chứng từ thiếu hoặc sai có thể khiến hàng bị chậm xử lý.
Dịp lễ, việc bổ sung chứng từ cũng có thể mất thêm thời gian.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Hợp đồng ngoại thương.
• C/O nếu cần.
• Giấy phép xuất nhập khẩu.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng thư kiểm dịch nếu thuộc diện quản lý.
• Hồ sơ công bố hoặc hợp quy nếu sản phẩm có yêu cầu.

Đặc biệt, cần thống nhất thông tin giữa các chứng từ.
Tên hàng, số lượng và trọng lượng cần được kiểm tra kỹ.

3. Khai báo hải quan sớm để hạn chế phát sinh

Doanh nghiệp nên chủ động khai báo trước kế hoạch nghỉ.
Việc này giúp có thêm thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.

Cần kiểm tra kỹ:

• Mã HS.
• Trị giá hải quan.
• Thuế xuất nhập khẩu.
• Chính sách mặt hàng.
• Giấy phép liên quan.
• Điều kiện kiểm tra chuyên ngành.
• Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu.

Đặc biệt, không nên chờ sát ngày nghỉ mới xử lý hồ sơ.
Một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng cả lịch giao hàng.

Trong các kỳ nghỉ, cơ quan hải quan vẫn có thể bố trí lực lượng trực.
Mục tiêu là duy trì hoạt động xuất nhập khẩu và hỗ trợ doanh nghiệp.

4. Kiểm tra lịch tàu, chuyến bay và thời gian cut-off

Đây là vấn đề doanh nghiệp thường dễ bỏ sót.

Các hãng vận tải có thể điều chỉnh lịch khai thác dịp lễ.
Thời gian cut-off cũng có thể thay đổi.

Doanh nghiệp nên xác nhận trước:

• ETD và ETA.
• Thời gian cut-off chứng từ.
• Thời gian cut-off hàng.
• Lịch lấy container.
• Lịch trả container.
• Lịch làm việc tại cảng.
• Phí lưu container và lưu bãi.

Nếu hàng đến trong kỳ nghỉ, cần xác định phương án xử lý trước.
Điều này giúp hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

5. Lưu ý hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng cần thêm thủ tục trước thông quan.

Có thể bao gồm:

• Kiểm dịch thực vật.
• Kiểm dịch động vật.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm tra chất lượng.
• Công bố sản phẩm.
• Chứng nhận hợp quy.
• Kiểm tra hiệu suất hoặc chuyên ngành khác.

Các thủ tục này phụ thuộc vào từng loại hàng.
Doanh nghiệp cần xác định chính sách trước khi nhập hoặc xuất hàng.

Không nên đưa hàng về cảng rồi mới kiểm tra hồ sơ.
Điều này dễ phát sinh lưu kho, lưu bãi và chậm giao hàng.

6. Dự phòng thời gian thông quan và giao nhận

Dịp lễ, lượng hàng tại cảng có thể tăng cao.
Lịch vận chuyển cũng dễ phát sinh thay đổi.

Doanh nghiệp nên xây dựng thời gian dự phòng cho từng công đoạn.

Đặc biệt với hàng:

• Thực phẩm.
• Hàng đông lạnh.
• Hàng dễ hư hỏng.
• Hàng nguyên liệu sản xuất.
• Hàng cần kiểm dịch.
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành.

Với hàng có thời hạn sử dụng ngắn, việc lập kế hoạch càng quan trọng.

7. Chủ động dự toán các chi phí phát sinh

Chi phí logistics có thể phát sinh nếu hàng bị lưu lâu.
Một số khoản cần được dự toán trước gồm:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Phí lưu kho.
• Phí nâng hạ.
• Phí đổi lịch vận chuyển.
• Phí phát sinh do trễ cut-off.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ chính sách của đơn vị vận chuyển.
Đặc biệt cần xác nhận các khoản phí trong ngày nghỉ.

8. Tăng cường kiểm tra hàng hóa trước khi xuất nhập khẩu

Dịp cuối năm và Tết thường được tăng cường kiểm tra.
Cơ quan chức năng cũng chú trọng phòng chống buôn lậu.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Hàng cấm.
• Hàng hạn chế xuất nhập khẩu.
• Hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc.
• Hàng có điều kiện.
• Hàng phải có giấy phép.
• Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp giảm nguy cơ phát sinh.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra nguồn gốc và nhãn hàng hóa.

9. Lập kế hoạch nhập hàng và xuất hàng từ sớm

Thay vì xử lý từng lô hàng riêng lẻ, doanh nghiệp nên lập kế hoạch tổng thể.

Kế hoạch nên xác định:

Thời điểm đặt hàng → chuẩn bị chứng từ → khai hải quan → vận chuyển → thông quan → giao hàng.

Với hàng nhập khẩu, cần tính cả thời gian vận chuyển quốc tế.
Với hàng xuất khẩu, cần chú ý thời gian đóng hàng và cut-off.

Việc lập kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn.
Đồng thời hạn chế tình trạng hàng về đúng ngày nghỉ.

10. Checklist xuất nhập khẩu trước dịp lễ, Tết

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:

☑ Kiểm tra lịch nghỉ của các bên.
☑ Xác nhận lịch tàu hoặc chuyến bay.
☑ Kiểm tra thời gian cut-off.
☑ Hoàn thiện bộ chứng từ.
☑ Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng.
☑ Kiểm tra giấy phép liên quan.
☑ Kiểm tra thủ tục chuyên ngành.
☑ Chủ động khai báo hải quan.
☑ Dự phòng thời gian thông quan.
☑ Dự toán chi phí lưu kho, lưu bãi.
☑ Theo dõi trạng thái lô hàng.
☑ Chuẩn bị phương án xử lý khi có phát sinh.

VIETCERT – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong thủ tục xuất nhập khẩu

Xuất nhập khẩu trong dịp lễ, Tết cần được chuẩn bị kỹ hơn.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm soát chứng từ và thời gian.

VIETCERT hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn hồ sơ và thủ tục liên quan.
Đội ngũ có thể hỗ trợ kiểm tra yêu cầu trước khi doanh nghiệp thực hiện.

VIETCERT – Tư vấn thủ tục, kiểm tra chuyên ngành và hỗ trợ xuất nhập khẩu

ĐỌC THÊM:

Kiểm dịch nhập khẩu theo quy định mới: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?