CÁC GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ KHI XUẤT KHẨU VÀO MỸ THEO YÊU CẦU CỦA FDA
Thị trường Hoa Kỳ là một trong những thị trường tiềm năng nhất đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và thiết bị y tế. Tuy nhiên, để đưa sản phẩm vào Mỹ, doanh nghiệp phải đáp ứng nghiêm ngặt các yêu cầu của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA). Trong đó, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ đúng chuẩn là yếu tố then chốt giúp sản phẩm thông quan thuận lợi và tránh bị từ chối nhập khẩu.
Bài viết dưới đây sẽ liệt kê chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị khi xuất khẩu vào Mỹ theo yêu cầu của FDA, dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam.
1. GIẤY ĐĂNG KÝ CƠ SỞ SẢN XUẤT VỚI FDA (FDA REGISTRATION)
Mọi cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói, lưu trữ thực phẩm hoặc dược phẩm ở ngoài Hoa Kỳ đều bắt buộc phải đăng ký với FDA thông qua hệ thống FDA Unified Registration and Listing System (FURLS).
Thông tin trong giấy đăng ký bao gồm:
Tên doanh nghiệp và địa chỉ đầy đủ
Loại sản phẩm sản xuất
Thông tin của FDA agent (đại diện tại Mỹ)
Đây là giấy tờ nền tảng và bắt buộc cho mọi hoạt động xuất khẩu sang Mỹ.
2. GIẤY CHỨNG NHẬN FDA (KHÔNG PHẢI BẮT BUỘC CHO MỌI SẢN PHẨM)
FDA không cấp giấy chứng nhận chính thức (FDA Certificate) cho đa số thực phẩm, mà chỉ cần đăng ký cơ sở. Tuy nhiên, với một số sản phẩm đặc biệt (dược phẩm, thiết bị y tế), doanh nghiệp có thể phải xin approval hoặc cung cấp giấy chứng nhận đã tuân thủ các quy định của FDA nếu có yêu cầu từ đối tác hoặc Hải quan Mỹ.
3. BẢN KẾ HOẠCH AN TOÀN THỰC PHẨM (FOOD SAFETY PLAN)
Theo đạo luật FSMA (Food Safety Modernization Act), mọi cơ sở sản xuất thực phẩm xuất khẩu vào Mỹ phải có bản kế hoạch an toàn thực phẩm, bao gồm:
Đánh giá mối nguy (hazard analysis)
Biện pháp kiểm soát phòng ngừa
Giám sát và xác minh
Hồ sơ lưu trữ
Kế hoạch này không nộp lên FDA, nhưng phải có sẵn khi được thanh tra hoặc kiểm tra.
4. GIẤY TỜ CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CERTIFICATE OF ORIGIN)
Đây là chứng từ phổ biến trong xuất khẩu, thể hiện nguồn gốc của sản phẩm. Nó có thể được yêu cầu bởi đối tác Mỹ hoặc cơ quan hải quan để chứng minh rằng hàng hóa không vi phạm lệnh cấm vận và được hưởng ưu đãi thuế quan nếu có hiệp định.
5. HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE) & PACKING LIST
Hai giấy tờ này bắt buộc trong mọi lô hàng xuất khẩu, bao gồm:
Hóa đơn thương mại: thể hiện giá trị, số lượng, điều kiện giao hàng
Packing list: mô tả chi tiết từng mặt hàng, quy cách đóng gói
6. TỜ KHAI HÀNG HÓA TIÊU DÙNG (PRIOR NOTICE)
FDA yêu cầu thông báo trước (Prior Notice) cho mọi lô hàng thực phẩm nhập khẩu vào Hoa Kỳ. Việc khai báo này phải được thực hiện trước khi hàng rời cảng hoặc sân bay nước xuất khẩu.
Thông tin cần khai báo:
Tên sản phẩm, số lượng, nơi sản xuất
Tên nhà nhập khẩu, người tiêu dùng cuối
Thời gian hàng đến Mỹ
Khi khai thành công, FDA sẽ cung cấp Mã số Prior Notice Confirmation Number, bắt buộc phải có trong hồ sơ hải quan.
7. GIẤY KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG (COA – CERTIFICATE OF ANALYSIS)
Dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, giấy kiểm nghiệm sản phẩm (COA) từ phòng thí nghiệm đạt chuẩn có thể giúp tăng độ tin cậy khi làm việc với đối tác và cơ quan hải quan Mỹ.
COA thường thể hiện:
Thành phần dinh dưỡng
Chỉ tiêu vi sinh
Hàm lượng kim loại nặng, phụ gia (nếu có)
8. GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH THÚ Y, KIỂM DỊCH (TÙY SẢN PHẨM)
Với sản phẩm như thịt, thủy sản, sữa, trứng… có thể cần:
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật
Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm
Những giấy này cần cấp bởi cơ quan kiểm dịch Việt Nam và phải phù hợp với yêu cầu từ phía Mỹ.
9. NHÃN HÀNG TUÂN THỦ FDA (FDA-COMPLIANT LABEL)
Nhãn hàng là yếu tố dễ bị FDA từ chối nếu không đúng quy chuẩn. Nhãn sản phẩm xuất vào Mỹ cần đảm bảo:
Tên sản phẩm bằng tiếng Anh
Thành phần theo thứ tự giảm dần
Trọng lượng theo đơn vị Mỹ (oz/lb)
Thông tin dinh dưỡng (Nutrition Facts)
Nhà sản xuất, nhà nhập khẩu
Doanh nghiệp nên thiết kế nhãn theo tiêu chuẩn của FDA hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia.
KẾT LUẬN
Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng các giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu vào Mỹ theo yêu cầu của FDA sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro không thông quan, bị trả hàng hoặc chịu phạt. Thay vì chỉ chú trọng vào chứng nhận FDA, doanh nghiệp cần chú ý toàn diện từ đăng ký cơ sở, khai báo prior notice, đến thiết kế nhãn hàng và hồ sơ kỹ thuật sản phẩm.
Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói trong việc chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu thực phẩm vào Mỹ – bao gồm đăng ký FDA, chỉ định đại diện FDA agent, tư vấn nhãn hàng, hoặc khai báo Prior Notice – hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và cập nhật các quy định mới nhất.
