Các lỗi thường gặp khi xin giấy kiểm dịch và cách khắc phục
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, giấy kiểm dịch là một trong những chứng từ bắt buộc đối với hàng hóa nông sản, thực phẩm, động vật và các sản phẩm có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường gặp rắc rối khi làm thủ tục, dẫn đến tồn kho, chậm thông quan hoặc bị từ chối. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách tránh.
1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu thông tin
Một trong những lý do hàng đầu khiến giấy kiểm dịch bị từ chối là hồ sơ thiếu thông tin cần thiết.
-
Thiếu tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng xuất nhập khẩu.
-
Không điền đầy đủ thông tin sản phẩm, như loại hàng, số lượng, chủng loại, nguồn gốc xuất xứ.
-
Thiếu hồ sơ kèm theo như chứng nhận kiểm nghiệm, COA hoặc test report nếu yêu cầu.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
-
Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, tờ khai hải quan, chứng nhận chất lượng.
-
Điền thông tin chính xác, thống nhất với các chứng từ khác.
2. Nhầm lẫn về loại giấy kiểm dịch cần xin
Không phải tất cả hàng hóa đều cần cùng loại giấy kiểm dịch. Doanh nghiệp thường xin nhầm giấy hoặc xin trước khi xác định đúng loại hàng.
-
Ví dụ: nhập khẩu thực phẩm chế biến khác với nông sản tươi sống, động vật sống hay thủy sản.
-
Một số lô hàng cần giấy kiểm dịch thực vật, trong khi doanh nghiệp lại xin giấy kiểm dịch động vật.
Cách khắc phục:
-
Xác định rõ loại hàng hóa và quy định kiểm dịch tương ứng với mặt hàng.
-
Tra cứu danh mục hàng hóa yêu cầu kiểm dịch tại cơ quan chức năng trước khi nộp hồ sơ.
3. Chứng từ không hợp lệ hoặc hết hạn
Giấy tờ đi kèm như COA, test report, giấy chứng nhận chất lượng hết hạn hoặc không hợp pháp cũng khiến hồ sơ bị trả lại.
-
Một số doanh nghiệp sử dụng chứng thư kiểm nghiệm đã quá 6 tháng.
-
Các giấy chứng nhận từ nhà sản xuất hoặc phòng thí nghiệm không có con dấu hoặc chữ ký hợp lệ.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra hiệu lực của tất cả giấy tờ trước khi nộp hồ sơ.
-
Đảm bảo chứng nhận có đầy đủ thông tin, con dấu, chữ ký từ tổ chức cấp.
4. Hàng hóa không đáp ứng tiêu chuẩn kiểm dịch
Một số doanh nghiệp gặp rắc rối vì hàng hóa không đạt yêu cầu kiểm dịch:
-
Chất lượng kém, có dấu hiệu mốc, sâu mọt, ôi thiu.
-
Bao bì bị hư hỏng, nhãn không đầy đủ hoặc không đúng quy định.
-
Hàng hóa đã quá hạn sử dụng hoặc không bảo quản đúng điều kiện.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra chất lượng và tình trạng bao bì trước khi nộp hồ sơ.
-
Đảm bảo hàng hóa bảo quản đúng quy định, đặc biệt với nông sản, thực phẩm dễ hỏng.
-
Đối với hàng dễ hư hỏng, cân nhắc lấy mẫu kiểm nghiệm trước khi xin giấy.
5. Nộp hồ sơ sai cơ quan hoặc địa điểm
Doanh nghiệp thường nộp hồ sơ tại cơ quan không thẩm quyền, dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý chậm.
-
Một số cửa khẩu có chi cục kiểm dịch riêng, trong khi hồ sơ lại gửi về trung tâm khác.
-
Hồ sơ trực tuyến nhưng chưa đăng ký đúng kênh tiếp nhận.
Cách khắc phục:
-
Xác định đúng cơ quan kiểm dịch chịu trách nhiệm theo địa điểm nhập khẩu.
-
Kiểm tra quy trình nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến để tránh sai địa điểm.
6. Chậm trễ trong quá trình nộp hồ sơ
Thời gian nộp hồ sơ kiểm dịch cũng là yếu tố quan trọng.
-
Nộp hồ sơ gần ngày tàu về hoặc hàng đến cảng, dẫn đến chậm thông quan.
-
Không dự trù thời gian kiểm tra, lấy mẫu và xét nghiệm, đặc biệt với lô hàng lớn.
Cách khắc phục:
-
Lên kế hoạch nộp hồ sơ sớm, ít nhất 3–5 ngày trước khi hàng về cảng.
-
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và mẫu hàng để quá trình kiểm dịch diễn ra nhanh chóng.
Kết luận
Để tránh rủi ro bị từ chối hoặc chậm trễ khi xin giấy kiểm dịch, doanh nghiệp cần:
-
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.
-
Xác định đúng loại giấy kiểm dịch theo hàng hóa.
-
Đảm bảo chứng từ hợp lệ và còn hiệu lực.
-
Kiểm tra chất lượng hàng hóa, bao bì và nhãn mác.
-
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và đúng thời gian.
Việc nắm rõ các lỗi thường gặp và chủ động chuẩn bị hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng, giảm chi phí tồn kho và đảm bảo kinh doanh suôn sẻ.
Xem thêm:
Những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý trong Nghị định 46/2026/NĐ-CP
Hải quan trực xuyên Tết Bính Ngọ 2026: Giữ nhịp thông quan hàng hóa
