Lưu ý khi xuất nhập khẩu trong dịp lễ, Tết

Lễ, Tết là thời điểm hoạt động xuất nhập khẩu có nhiều biến động. Nhu cầu vận chuyển hàng hóa thường tăng trước kỳ nghỉ. Trong khi đó, doanh nghiệp và các đơn vị logistics phải chủ động điều chỉnh kế hoạch.

Thời gian nghỉ lễ có thể ảnh hưởng đến lịch làm việc của nhiều bên. Cảng biển, kho hàng, hãng tàu và đơn vị vận chuyển đều cần được kiểm tra trước. Doanh nghiệp cũng phải lưu ý thời gian xử lý thủ tục hải quan và kiểm tra chuyên ngành.

Nếu không chuẩn bị sớm, lô hàng có thể phát sinh chi phí. Hàng hóa cũng có nguy cơ bị lưu kho hoặc chậm giao. Vì vậy, lập kế hoạch xuất nhập khẩu trước kỳ nghỉ là việc rất cần thiết.

Chủ động kiểm tra lịch nghỉ của các bên

Trước mỗi kỳ nghỉ lễ, doanh nghiệp nên kiểm tra lịch làm việc của các đơn vị liên quan. Những đơn vị cần lưu ý gồm hải quan, cảng, kho, hãng tàu và hãng hàng không.

Không phải mọi đơn vị đều có lịch làm việc giống nhau. Một số bộ phận có thể bố trí nhân sự trực trong ngày nghỉ. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể khác ngày làm việc bình thường.

Doanh nghiệp cần xác định rõ ngày làm việc cuối cùng trước kỳ nghỉ. Đồng thời, cần biết thời điểm các đơn vị hoạt động trở lại. Thông tin này giúp doanh nghiệp lựa chọn lịch vận chuyển phù hợp.

Hiện thủ tục hải quan được thực hiện trên hệ thống điện tử và có nhiều dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra yêu cầu xử lý thực tế tại từng địa điểm làm thủ tục.

Không nên đặt lịch vận chuyển quá sát ngày nghỉ

Một trong những rủi ro phổ biến là đặt lịch vận chuyển quá sát kỳ nghỉ. Khi lượng hàng tăng, năng lực vận chuyển có thể bị quá tải.

Đối với đường biển, doanh nghiệp cần theo dõi lịch tàu và thời hạn cut-off. Việc bỏ lỡ thời gian cut-off có thể khiến hàng phải chuyển sang chuyến tiếp theo.

Đối với đường hàng không, lịch bay cũng cần được kiểm tra trước. Một số chuyến có thể thay đổi trong thời gian cao điểm.

Với vận chuyển đường bộ, doanh nghiệp cần tính thêm thời gian giao nhận. Các tuyến đường có thể đông hơn trong thời gian trước và sau kỳ nghỉ.

Do đó, doanh nghiệp nên đặt phương tiện và lịch vận chuyển sớm. Việc này giúp hạn chế tình trạng thiếu chỗ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Kiểm tra thời hạn khai báo và thông quan

Doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ hải quan càng sớm càng tốt. Không nên chờ đến sát ngày nghỉ mới tiến hành khai báo.

Các thủ tục hải quan hiện được triển khai trên hệ thống điện tử. Cơ quan Hải quan cũng cung cấp nhiều dịch vụ công trực tuyến cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, một số lô hàng có thể phải kiểm tra thực tế. Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành cũng có thể cần thêm chứng từ.

Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ cần thời gian để điều chỉnh. Thời gian nghỉ lễ có thể làm quá trình xử lý kéo dài hơn.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát tờ khai trước khi hàng đến cửa khẩu. Các thông tin về mã HS, trị giá, số lượng và chính sách mặt hàng cần được kiểm tra kỹ.

Đặc biệt lưu ý hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Hàng hóa thuộc diện kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành cần được chuẩn bị sớm. Đây là nhóm hàng dễ phát sinh thời gian chờ nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Một số mặt hàng có thể cần kiểm dịch động vật hoặc thực vật. Một số sản phẩm khác phải kiểm tra chất lượng hoặc an toàn thực phẩm.

Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu quản lý ngay từ khi ký hợp đồng. Không nên đợi hàng về cảng mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Thông tin trên giấy phép và chứng từ cần thống nhất với lô hàng. Sai lệch về tên hàng, số lượng hoặc quy cách có thể khiến thủ tục bị kéo dài.

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên giới, pháp luật cũng yêu cầu tuân thủ các quy định về kiểm dịch, kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm.

Theo dõi thời hạn lưu container và lưu kho

Trong dịp lễ, Tết, thời gian lưu hàng là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Nếu hàng chưa được thông quan hoặc nhận đúng thời hạn, chi phí có thể phát sinh.

Đối với container, doanh nghiệp cần kiểm tra thời gian miễn phí lưu container. Các mốc thời gian này có thể khác nhau tùy hãng tàu và cảng.

Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra chính sách lưu bãi của cảng. Nếu hàng nằm tại cảng quá lâu, chi phí lưu bãi có thể tăng.

Với hàng cần bảo quản đặc biệt, vấn đề này càng quan trọng. Hàng thực phẩm, nông sản hoặc hàng cần kiểm soát nhiệt độ có yêu cầu riêng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng phương án xử lý nếu hàng không thể thông quan trước kỳ nghỉ.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp không nên chỉ xây dựng một phương án vận chuyển. Dịp lễ, Tết càng cần có kế hoạch dự phòng.

Nếu chuyến tàu bị thay đổi, doanh nghiệp cần biết phương án thay thế. Nếu hàng bị giữ để kiểm tra, doanh nghiệp cũng cần dự trù thời gian.

Đối với các lô hàng gấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương thức vận chuyển phù hợp hơn. Tuy nhiên, lựa chọn cuối cùng cần dựa trên chi phí và thời gian thực tế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên duy trì liên lạc với đơn vị logistics. Khi có vấn đề phát sinh, thông tin cần được trao đổi nhanh chóng.

Kiểm tra chứng từ trước khi hàng khởi hành

Bộ chứng từ là yếu tố quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp nên hoàn thiện chứng từ trước khi hàng được vận chuyển.

Các chứng từ thường cần kiểm tra gồm hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn. Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể cần thêm C/O, giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành.

Thông tin giữa các chứng từ phải thống nhất. Đặc biệt, tên hàng, số lượng và thông tin người xuất nhập khẩu cần được kiểm tra.

Việc rà soát trước giúp giảm nguy cơ sửa chứng từ trong thời gian nghỉ lễ. Đây cũng là cách hạn chế tình trạng hàng đã đến nhưng chưa thể hoàn tất thủ tục.

Chủ động thông báo với khách hàng và đối tác

Lịch nghỉ lễ cần được thông báo sớm cho khách hàng và đối tác. Điều này giúp các bên chủ động kế hoạch giao nhận.

Doanh nghiệp nên thông báo ngày nghỉ dự kiến. Đồng thời, cần nêu rõ thời gian tiếp nhận đơn hàng và thời điểm hoạt động trở lại.

Đối với khách hàng quốc tế, cần thống nhất thời gian giao hàng. Hai bên cũng nên xác nhận trách nhiệm trong trường hợp lịch vận chuyển thay đổi.

Thông tin rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp về thời gian giao nhận. Đây cũng là yếu tố quan trọng để duy trì chất lượng dịch vụ logistics.

Lập kế hoạch hàng hóa trước kỳ nghỉ

Doanh nghiệp nên lập danh sách toàn bộ lô hàng dự kiến xuất nhập khẩu trong thời gian lễ, Tết. Danh sách có thể phân loại theo mức độ ưu tiên.

Những lô hàng cần giao gấp nên được xử lý trước. Hàng không gấp có thể bố trí sau kỳ nghỉ để tối ưu chi phí.

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên dự kiến thời điểm hàng đến cảng. Với hàng xuất khẩu, cần xác định thời gian đóng hàng và đưa hàng vào cảng.

Việc lập kế hoạch sớm giúp bộ phận logistics chủ động hơn. Doanh nghiệp cũng dễ dàng phối hợp với kho, vận tải và đại lý hải quan.

Lưu ý đối với doanh nghiệp logistics

Các công ty logistics cần chủ động thông báo lịch nghỉ đến khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp nên cập nhật lịch làm việc của từng bộ phận.

Nhân viên phụ trách lô hàng cần theo dõi tình trạng thông quan. Các mốc quan trọng như cut-off, closing time và thời gian hạ container phải được kiểm soát.

Doanh nghiệp cũng nên duy trì nhân sự trực trong trường hợp cần thiết. Những lô hàng phát sinh vấn đề cần được xử lý kịp thời.

Ngành Hải quan hiện tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số và cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục thuận tiện hơn. Tuy nhiên, việc chủ động kế hoạch vẫn rất cần thiết trong giai đoạn cao điểm.

Chủ động để hạn chế chi phí phát sinh

Xuất nhập khẩu trong dịp lễ, Tết có thể phát sinh nhiều vấn đề hơn so với ngày thường. Nguyên nhân có thể đến từ lịch nghỉ, lượng hàng tăng hoặc thay đổi lịch vận chuyển.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch càng sớm càng tốt. Hồ sơ cần được kiểm tra trước khi hàng khởi hành. Lịch tàu, lịch bay và thời gian làm việc của các bên cũng cần được xác nhận.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần dự phòng thời gian cho các lô hàng phải kiểm tra thực tế. Việc này giúp hạn chế nguy cơ phát sinh lưu kho, lưu bãi và các chi phí liên quan.

Một kế hoạch xuất nhập khẩu được chuẩn bị kỹ sẽ giúp dòng hàng ổn định hơn trong kỳ nghỉ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý khi phát sinh thay đổi. Đây là yếu tố quan trọng để duy trì tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ logistics.

Đọc thêm:

Ảnh hưởng của chính sách mới đến chi phí logistics: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng nhận hợp quy – Xử lý thế nào?