Các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu: Quy trình chi tiết từ A-Z

Xuất khẩu hàng hóa không chỉ đơn giản là đưa hàng lên tàu hoặc máy bay. Doanh nghiệp còn phải hoàn thành nhiều thủ tục trước khi hàng được xuất khỏi Việt Nam. Trong đó, thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là một bước quan trọng.

Nếu chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp có thể phải sửa tờ khai. Một số trường hợp còn phát sinh thời gian chờ hoặc chi phí lưu kho. Vì vậy, hiểu rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xuất hàng.

Vậy thủ tục hải quan hàng xuất khẩu gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là gì?

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là quá trình doanh nghiệp thực hiện với cơ quan Hải quan. Mục đích là hoàn tất các yêu cầu quản lý đối với hàng hóa xuất khẩu.

Quá trình này bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Sau đó, doanh nghiệp khai báo thông tin hàng hóa trên hệ thống hải quan điện tử.

Tùy từng lô hàng, cơ quan Hải quan có thể kiểm tra hồ sơ. Một số trường hợp có thể kiểm tra thực tế hàng hóa.

Khi các yêu cầu được đáp ứng, doanh nghiệp tiếp tục đưa hàng vào khu vực giám sát. Hàng sau đó được vận chuyển ra khỏi Việt Nam theo quy định.

Thủ tục cụ thể có thể khác nhau tùy loại hình xuất khẩu. Chính sách quản lý cũng phụ thuộc vào từng mặt hàng.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách trước khi tiến hành xuất hàng.

2. Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ xuất khẩu

Trước khi khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị hàng hóa. Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn thiện các chứng từ liên quan.

Đây là bước tưởng đơn giản nhưng rất quan trọng. Thông tin trên các chứng từ phải có sự thống nhất.

Ví dụ, tên hàng trên Invoice cần phù hợp với thông tin khai báo. Số lượng và trọng lượng cũng cần được kiểm tra kỹ.

Một số chứng từ thường được sử dụng gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải.
• Giấy phép xuất khẩu nếu có.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• C/O nếu người mua có yêu cầu.

Không phải mọi lô hàng đều cần tất cả các chứng từ trên. Yêu cầu hồ sơ phụ thuộc vào loại hàng và phương thức xuất khẩu.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay từ khi nhận đơn hàng. Việc này giúp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ khi hàng đã đến cảng.

3. Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Sau khi chuẩn bị chứng từ, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách của hàng hóa.

Đây là bước rất quan trọng trước khi khai tờ khai. Một số mặt hàng có thể thuộc diện quản lý đặc biệt.

Doanh nghiệp cần xác định hàng có bị cấm xuất khẩu hay không. Ngoài ra, cần kiểm tra hàng có cần giấy phép hay không.

Một số mặt hàng còn phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành. Ví dụ có thể liên quan đến kiểm dịch hoặc các yêu cầu về chất lượng.

Để xác định chính sách, doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS. Mã HS giúp xác định nhiều yêu cầu quản lý đối với hàng hóa.

Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào mã HS. Doanh nghiệp cũng cần xem xét tên hàng, thành phần và mục đích sử dụng.

Nếu xác định chính sách sai, quá trình khai báo có thể gặp nhiều vấn đề. Vì vậy, nên kiểm tra trước khi hàng được vận chuyển ra cảng.

4. Bước 3: Xác định loại hình xuất khẩu

Trước khi khai tờ khai, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hình.

Mỗi loại hình xuất khẩu có mục đích và cách quản lý khác nhau. Việc khai sai loại hình có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý tờ khai.

Một số loại hình thường gặp gồm xuất kinh doanh. Ngoài ra còn có gia công và sản xuất xuất khẩu.

Doanh nghiệp chế xuất cũng có những trường hợp xuất nhập khẩu riêng. Xuất nhập khẩu tại chỗ cũng có quy định riêng.

Vì vậy, nhân viên xuất nhập khẩu cần hiểu rõ bản chất giao dịch. Không nên lựa chọn loại hình chỉ dựa vào tên hàng.

Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, có thể trao đổi với đơn vị khai thuê hải quan. Việc này giúp hạn chế sai sót ngay từ bước đầu.

5. Bước 4: Khai tờ khai hải quan điện tử

Sau khi hoàn tất bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành khai tờ khai.

Thông tin được khai trên hệ thống hải quan điện tử. Người khai cần nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.

Một số thông tin quan trọng gồm:

• Thông tin người xuất khẩu.
• Thông tin người nhập khẩu.
• Loại hình xuất khẩu.
• Mã HS.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Trị giá hàng hóa.
• Cửa khẩu xuất.
• Phương thức vận chuyển.

Đây là bước cần độ chính xác cao. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải khai sửa đổi.

Ví dụ, tên hàng trên Invoice ghi một cách nhưng tờ khai lại ghi khác. Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình.

Tương tự, sai mã HS có thể dẫn đến việc áp dụng sai chính sách. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tờ khai trước khi truyền chính thức.

6. Bước 5: Nhận kết quả phân luồng

Sau khi tờ khai được truyền, hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý. Tờ khai được phân luồng theo cơ chế quản lý rủi ro.

Kết quả phân luồng ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp tiếp tục xử lý hồ sơ.

Với trường hợp được miễn kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước tiếp theo. Nếu phải kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ để xuất trình.

Một số trường hợp có thể phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi đó, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan Hải quan để thực hiện kiểm tra.

Doanh nghiệp không nên quá lo lắng khi tờ khai bị kiểm tra. Đây là một phần trong cơ chế quản lý hải quan.

Điều quan trọng là hồ sơ phải đầy đủ. Thông tin khai báo cũng cần phù hợp với hàng hóa thực tế.

7. Bước 6: Kiểm tra hồ sơ hải quan

Nếu tờ khai thuộc trường hợp phải kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ liên quan.

Cơ quan Hải quan sẽ đối chiếu thông tin khai báo. Nội dung kiểm tra có thể liên quan đến hàng hóa và chứng từ.

Nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ tính thống nhất của bộ hồ sơ. Các thông tin về tên hàng, số lượng và trị giá cần phù hợp.

Nếu có điểm chưa rõ, doanh nghiệp có thể phải giải trình. Một số trường hợp cần bổ sung thêm chứng từ.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ từ đầu sẽ giúp quá trình này thuận lợi hơn. Doanh nghiệp cũng nên lưu trữ chứng từ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau này.

8. Bước 7: Kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có yêu cầu

Không phải mọi lô hàng xuất khẩu đều bị kiểm tra thực tế.

Nếu thuộc trường hợp kiểm tra, doanh nghiệp cần phối hợp để đưa hàng đến địa điểm kiểm tra. Cơ quan Hải quan sẽ thực hiện kiểm tra theo quy định.

Nội dung kiểm tra có thể nhằm đối chiếu hàng thực tế với thông tin khai báo. Hải quan có thể kiểm tra tên hàng, số lượng hoặc các đặc điểm liên quan.

Doanh nghiệp cần bố trí nhân sự phối hợp trong quá trình kiểm tra. Hàng hóa cũng phải được chuẩn bị để kiểm tra thuận lợi.

Nếu kết quả phù hợp với khai báo, doanh nghiệp tiếp tục quy trình xuất khẩu. Nếu có vấn đề, doanh nghiệp sẽ xử lý theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan.

9. Bước 8: Hoàn tất thủ tục và đưa hàng vào khu vực giám sát

Sau khi hoàn thành các yêu cầu hải quan, doanh nghiệp tiếp tục đưa hàng vào khu vực giám sát.

Đây là bước quan trọng trước khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải. Hàng phải được đưa đúng địa điểm theo quy định.

Đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp thường phối hợp với cảng và hãng tàu. Với hàng không, doanh nghiệp làm việc với kho hàng và đơn vị vận chuyển.

Đơn vị logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này. Công việc có thể gồm điều phối xe và giao hàng vào cảng.

Doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin giao nhận phù hợp với kế hoạch xuất hàng. Việc phối hợp tốt giúp hạn chế tình trạng hàng đến muộn.

10. Bước 9: Xếp hàng lên phương tiện vận tải và xuất khẩu

Sau khi hoàn thành thủ tục, hàng được đưa lên phương tiện vận tải.

Tùy phương thức vận chuyển, hàng có thể đi bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.

Với hàng đường biển, doanh nghiệp cần theo dõi lịch tàu. Việc giao hàng cần phù hợp với thời gian closing của hãng tàu.

Với hàng không, thời gian giao hàng thường cần được kiểm soát chặt hơn. Hàng phải được bàn giao cho kho hàng theo thời gian quy định.

Đơn vị logistics sẽ phối hợp với các bên liên quan. Mục tiêu là bảo đảm hàng được giao đúng chuyến.

Đây cũng là lúc doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng lô hàng. Thông tin vận chuyển giúp doanh nghiệp chủ động cập nhật cho khách hàng.

11. Bước 10: Hoàn thiện và lưu trữ chứng từ

Sau khi hàng được xuất khẩu, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ.

Các chứng từ cần được lưu trữ theo quy định. Hồ sơ có thể được sử dụng cho thanh toán và đối chiếu sau này.

Doanh nghiệp cũng có thể cần chứng từ để phục vụ việc hoàn thuế hoặc kiểm tra sau thông quan. Vì vậy, không nên xem việc lưu hồ sơ là bước phụ.

Đối với một số thị trường, người mua có thể yêu cầu C/O. Chứng từ này giúp người nhập khẩu chứng minh xuất xứ hàng hóa.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu các chứng từ vận tải. Các thông tin này giúp theo dõi và đối chiếu quá trình giao hàng.

12. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục xuất khẩu

Trong thực tế, nhiều vấn đề phát sinh từ những lỗi khá đơn giản.

Một lỗi phổ biến là khai sai mã HS. Điều này có thể ảnh hưởng đến chính sách quản lý hàng hóa.

Một lỗi khác là thông tin giữa các chứng từ không thống nhất. Ví dụ, số lượng trên Invoice khác với Packing List.

Doanh nghiệp cũng có thể quên kiểm tra giấy phép xuất khẩu. Một số mặt hàng cần giấy phép trước khi thực hiện thủ tục.

Ngoài ra, việc giao hàng trễ cũng là vấn đề thường gặp. Hàng đến cảng muộn có thể ảnh hưởng đến lịch tàu.

Để hạn chế các lỗi trên, doanh nghiệp nên lập checklist trước mỗi lô hàng. Nhân viên phụ trách cần kiểm tra hồ sơ trước khi truyền tờ khai.

13. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu mất bao lâu?

Thời gian xử lý không giống nhau đối với mọi lô hàng.

Lô hàng có hồ sơ đầy đủ thường được xử lý thuận lợi hơn. Ngược lại, hàng cần kiểm tra có thể mất thêm thời gian.

Thời gian còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Ví dụ gồm loại hàng, loại hình và kết quả phân luồng.

Nếu hàng cần giấy phép, doanh nghiệp cũng phải tính thêm thời gian chuẩn bị. Hàng phải kiểm tra chuyên ngành cũng có thể phát sinh thêm thời gian.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên đợi đến sát ngày xuất hàng mới chuẩn bị hồ sơ. Chuẩn bị sớm sẽ giúp giảm nguy cơ chậm tiến độ.

14. Có nên thuê dịch vụ làm thủ tục hải quan?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục hải quan. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhân sự chuyên trách.

Với doanh nghiệp mới xuất khẩu, quy trình có thể khá phức tạp. Việc thuê đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp giảm áp lực xử lý hồ sơ.

Đơn vị logistics có thể hỗ trợ kiểm tra chứng từ. Ngoài ra, họ có thể hỗ trợ khai báo và phối hợp giao nhận.

Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa. Đơn vị dịch vụ sẽ dựa trên thông tin đó để thực hiện nghiệp vụ.

Việc lựa chọn đơn vị logistics phù hợp cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm với loại hàng của mình.

Kết luận

Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu gồm nhiều bước liên kết với nhau. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ ngay từ trước khi khai báo.

Quy trình thường bắt đầu bằng việc chuẩn bị chứng từ. Tiếp theo là kiểm tra chính sách và xác định loại hình xuất khẩu.

Sau đó, doanh nghiệp khai tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử. Tờ khai sẽ được xử lý theo cơ chế quản lý rủi ro.

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải kiểm tra hồ sơ. Một số lô hàng có thể được kiểm tra thực tế.

Khi hoàn thành thủ tục, hàng được đưa vào khu vực giám sát. Sau đó, hàng được xếp lên phương tiện và xuất khỏi Việt Nam.

Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác giúp hạn chế nhiều rủi ro. Doanh nghiệp cũng nên chủ động kiểm tra chính sách trước mỗi lô hàng.

Đối với những lô hàng phức tạp, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp. Điều này giúp quá trình khai báo và giao nhận được thuận lợi hơn.

Đọc thêm:

Kiểm nghiệm thực phẩm nhập khẩu gồm những gì? Doanh nghiệp cần biết

Các chứng nhận quốc tế phổ biến khi xuất khẩu doanh nghiệp cần biết